Ми працюємо над тим, щоб зробити сайт україномовним. Слідкуйте за оновленнями!

После дебюта с абстрактной темой — корпоративная культура — хочу затронуть очень конкретную тему – должностных инструкций (ДИ). На мой взгляд, на рынке сформировалось несправедливое и неправильное отношение к этому полезному инструменту. Произошло это по понятным причинам, однако пришло время исправить историческую несправедливость.
Начнем с терминологии. Самым широким понятием, которое существует в этой области является профиль должности (ПД) – это базовый инструмент, на основании которого строят свою работу HR-менеджеры. В соответствии с ПД происходит поиск и отбор; в соответствии с ПД строятся программы ориентации, адаптации и дальнейшего обучения и развития. В соответствии с ПД проводится оценка исполнения и определение вознаграждения, и, наконец, решаются вопросы продвижения и увольнения. Для линейного менеджмента ПД является инструментом ориентации сотрудника в компании. Когда я говорю «ориентация» — я имею в виду постоянный процесс, а не только ориентационный период для новичков, потому что ПД может меняться в соответствии со стратегией и структурой компании.
С точки зрения топ-менеджмента, ПД является внутренней базой для построения организационной структуры управления. Если топ-менеджмент проводит организационные изменения, а ПД не изменяются, то фактически организационный процесс застрял на полпути. Любая схема организационной структуры управления реализуется в ПД на уровне конкретных должностей (позиций).
В зарубежной практике существуют еще два термина, которые имеют непосредственное отношение к ПД – это описание работы (job description), содержащее цели, ответственность, функции, обязанности, условия работы; и спецификация работы (job specification), содержащая знания, навыки и способности, необходимые для ее выполнения. По сути своей эти два документа и составляют суть наших должностных инструкций.
Применение слова «инструкция» к должности не совсем корректно. Как правило – должность – это управленческая позиция или высококвалифицированная работа. Низкоквалифицированную или исполнительскую работу обычно описывают операционные карты, технологические карты, другие процедурные, инструктивные документы или их заменители. Должность предполагает наличие специальных знаний и навыков, личностных, поведенческих, управленческих компетенций, взаимодействие с другими позициями в компании; выполнение широкого круга обязанностей.
Если молодая растущая украинская компания подошла к вопросу разрабатывать или нет ДИ, что бы я посоветовала учитывать:
Разработка ДИ – это длительный, сложный и затратный процесс, требующий специальных знаний. Без хорошего специалиста или консалтинговой компании внедрять проект описания всех должностей проблематично. Если благодаря сложившейся корпоративной культуре, грамотному и мотивированному менеджменту или другим заменителям ДИ сотрудники пока соответствуют ожиданиям компании, то лучше не затевать процесс разработки ДИ своими силами или вообще отложить его.
В качестве первого шага лучше начать с уровня топ-менеджмента: определиться с ответственностью каждого руководителя. Может помочь в этой ситуации совместное заполнение следующей матрицы (упрощенный вариант см. ниже — табл.1.). Заполненная матрица является результатом круглого стола тoп-менеджмента, прояснения их ответственности и ожиданий друг друга. Например, для того, чтобы финансовому директору оправдать ожидания лидера, ему необходимо, чтобы все остальные тoп-менеджеры несли ответственность перед ним в части бюджетов. Взаимная ответственность и прояснение ожиданий – основа для ДИ.
При разработке прообраза ДИ для тoп-менеджмента начать с ответов на главные вопросы и углубляться в ДИ по мере необходимости. Самое главное при этом: последовательность вопросов, а также связанность и системность ответов. Например, начинать всегда надо с главной цели должности (другими словами её предназначением в компании – миссии или ключевой роли). Только затем формулировать 3-5 ключевых сфер ответственности этой должности. Например, главная цель должности менеджера по персоналу: «Эффективное использование персонала (достижение целевых показателей производительности)», при этом ключевыми сферами ответственности являются: привлечение персонала; удержание персонала; удовлетворенность, лояльность и вовлеченность персонала; качество персонала; результативность и эффективность персонала.
После определения сфер ответственности — определить показатели или стандарты, по которым эта ответственность будет оцениваться (KPI’s – Key Performance Indicators – ключевые индикаторы исполнения). Например, для менеджера по персоналу это могут быть: укомплектованность штата в %; пофакторная текучесть персонала в разрезе ключевых категорий в %; производительность труда в грн. дохода на одну гривну затрат на персонал (или другой показатель производительности). И т.п.
И только после этого, а не наоборот, стоит описывать функции, которые необходимо выполнять в этой должности. Функции всегда зависят от главной цели и сфер ответственности. Особо настаиваю на том, что плясать надо не от процесса, а от цели и ответственности. Количество проделанной работы и пролитого пота не всегда являются показателем того, что цель достигнута. Например, для менеджера по персоналу можно найти массу функций (откройте содержание любого учебника по управлению персонала, чего только не должен делать HR-:)). В каждой конкретной компании в зависимости от роли (миссии, цели) он может выполнять разные функции. Например, разработка компенсационных пакетов; проведение исследований рынка; разработка должностных инструкций (суть и наполнение ДИ остается за линейными руководителями, а HR-менеджер руководит проектом и обеспечивает его методологическую составляющую).
Функции задают характер должности и требуемые компетенции (знания, умения, способности и личные характеристики). Следуя той же логике, не все менеджеры должны быть «стратегическими и системными лидерами». Пример компетенций: знание рынка труда; понимание влияния отдельных инструментов на персонал; умение находить баланс интересов; способность проводить изменения.
Очень часто на практике в ДИ забывают об обязанностях! Кроме прямой ответственности за выполнение своей непосредственной работы у любого специалиста масса обязанностей, как члена команды департамента и организации в целом. А у любого менеджера, не говоря уже о топ-менеджменте, есть еще масса дополнительных организационных обязанностей, связанных с взаимодействием с другими функциями, проектами, стратегическим планированием и т.п.
Виктор Конецкий писал: «Инструкция на корабле написана кровью моряков». Наверное, это подходит и для должностных инструкций диспетчеров атомных станций и других ответственных специальностей. Конечно, большинство работ в «нормальных» компаниях не столь драматичны и, тем не менее, успешность бизнеса, в том числе зависит и от должностных инструкций. Самая большая проблема в реализации стратегии – это её коммуникация на самые низшие уровни. Известно высказывание о том, что стратегии рождаются в штабах, а умирают на поле битвы. Должностные инструкции – это один из инструментов реализации стратегии в полях.
Таблица 1.
Ожидания бизнеса (цели)
Маркетинг
Производство
Сбыт
Логистика (закупки, склад, транспорт)
Финансы
IT
Управление персоналом
Маркетинг
Удержание доли рынка
Узнаваемость бренда
Стандарты качества
Обратную связь от потребителей
Актуальная информация с данного продуктового рынка об изменениях в технологиях, продуктах, сырье  и т.п.
Прогноз продаж для формирования плана продаж
Политика продаж, цен и скидок, стандарты работы с клиентами
Быстрое и качественное выполнение запросов на аналитику
Актуальная информация об изменениях тенденций на данном потребительском рынке
Актуальная информация с данного сырьевого рынка
Быстрое и качественное выполнение запросов на аналитику
Выполнение бюджета
Соблюдение правил работы с КТ и ПО
Адекватно сформулированные заявки пользователей
Качественно оформленные заявки на закрытие вакансий
Адекватный линейный менеджмент
Производство
Произведенная вовремя продукция согласно стандартам качества
Выполнение плана производства
Отсутствие брака

Произведенная вовремя продукция согласно стандартам качества
Информация о планируемых объемах производства для формирования плана закупок
Выполнение бюджета
Соблюдение правил работы с КТ и ПО
Адекватно сформулированные заявки пользователей
Качественно оформленные заявки на закрытие вакансий
Адекватный линейный менеджмент
Сбыт
Работа с клиентами в рамках утвержденных политик и стандартов работы с клиентами
Актуальная информация о клиентах и от клиентов
Информация о планируемых объемах продаж для формирования плана производства
Обратную связь от потребителей
Отсутствие потерянных клиентов
Количество новых клиентов
Соблюдение политики продаж

Информация об оплаченных счетах для формирования графиков доставки клиентам
Отсутствие просроченных клиентами платежей
Выполнение бюджета
Соблюдение правил работы с КТ и ПО
Адекватно сформулированные заявки пользователей
Качественно оформленные заявки на закрытие вакансий
Адекватный линейный менеджмент
Логистика (закупки, склад, транспорт)
Актуальная информация о поставщиках и от поставщиков
Сырье необходимого качества и количества вовремя
Доставка клиентам груза вовремя и в полном объеме
Обеспечение необходимого уровня оборачиваемости
Снижение складских и транспортных издержек

Минимизация закупочных цен
Выполнение бюджета
Минимальное количество складских запасов
Соблюдение правил работы с КТ и ПО
Адекватно сформулированные заявки пользователей
Качественно оформленные заявки на закрытие вакансий
Адекватный линейный менеджмент
Финансы
Обеспечение необходимыми средствами в рамках бюджета
Обеспечение необходимыми средствами вовремя и в рамках бюджета
Политика цен и скидок
Обеспечение необходимыми средствами вовремя и в рамках бюджета
Обеспечение необходимыми средствами вовремя и в рамках бюджета
Обеспечение положительного денежного потока
Наращивание стоимости бизнеса
Соблюдение правил работы с КТ и ПО
Адекватно сформулированные заявки пользователей
Качественно оформленные заявки на закрытие вакансий
Адекватный линейный менеджмент
IT
моментальное реагирование на запросы внутренних клиентов
моментальное реагирование на запросы внутренних клиентов
моментальное реагирование на запросы внутренних клиентов
моментальное реагирование на запросы внутренних клиентов
моментальное реагирование на запросы внутренних клиентов
выполнение бюджета
интегрированные информационные потоки
отсутствие сбоев в работе информационной системы компании
сохранность информации и ее конфиденциальности
качественно оформленные заявки на закрытие вакансий
адекватный линейный менеджмент
моментальное реагирование на запросы внутренних клиентов
Управление персоналом
закрытие вакансий в срок
удовлетворенность персонала
закрытие вакансий в срок
удовлетворенность персонала
закрытие вакансий в срок
удовлетворенность персонала
закрытие вакансий в срок
удовлетворенность персонала
закрытие вакансий в срок
удовлетворенность персонала
выполнение бюджета
закрытие вакансий в срок
удовлетворенность персонала
соблюдение правил работы с КТ и ПО
адекватно сформулированные заявки пользователей
обеспечение вовремя качественного персонала в необходимом количестве
текучесть персонала

18.12.2013
Что нового
Популярно
комментарии
Блоги
ЭКСПЕРТЫ РЫНКА
ТОП-МНЕНИЕ
АВТОРЫ БИЗНЕС-КНИГ
Обзоры бизнес книг
Лекции
WATCH&SHARE
Рынок
ОБЗОР РЫНКОВ
ОТРАСЛЕВЫЕ ТРЕНДЫ
ЭКСПЕРТЫ
ИДЕИ
ИННОВАЦИИ
ВДНГ TECh
ПРАКТИКА
БИЗНЕС-ПЛАНЫ
ЗНАНИЯ
ИСТОРИИ УСПЕШНЫХ
ТЕЛЕКОМ ДЛЯ БИЗНЕСА