Головна / Новини / Бізнес рішення / 10 фактів про можливості електронного документообігу

10 фактів про можливості електронного документообігу

10 фактів про можливості електронного документообігу, автор Київстар | Kyivstar Business Hub, зображення №1
Київстар
Київстар Бізнес – надійний партнер бізнесу та держави, який допомагає у виконанні щоденних задач та оптимізації внутрішніх процесів. Ми маємо велику експертизу в сфері великих даних, хмарних рішень, інтернету речей та М2М. Cеред інструментів, які пропонуємо: рішення для працівників, аналітики, комунікації з клієнтами, побудови надійної ІТ-інфраструктури, безпеки, ІоТ рішення для бізнесу та держави. Своїми знаннями […]
17 Червня 2022
Бізнес рішення

Системи електронного документообігу (ЕДО) стали незамінним інструментом для компаній під час війни. Саме е-документи допомагають працювати віддалено, швидко й безпечно укладати контракти з партнерами та відновлювати активну бізнес-діяльність. Ми підготували десять фактів про ЕДО, які допоможуть дізнатися більше про його переваги та взяти максимум від можливостей.

Зміст

  1. Е-документ = паперовий документ
  2. Відправка документів поштовою службою чи кур’єром — відлуння минулого
  3. Надавайте податкові звіти в електронному вигляді
  4. Довіряйте, але перевіряйте
  5. Щоб обрати систему ЕДО, важливо знати критерії якісного відбору
  6. Система ЕДО або сервіс для онлайн-підписання документів — кожному своє
  7. До реалізації ЕДО лише 3 кроки
  8. Функціонал електронного документообігу зрозумілий навіть новачку
  9. Редагувати чи підписувати електронний договір у смартфоні, перебуваючи за кордоном
  10. ЕДО допомагає економити бюджет компанії

 

Факт 1. Е-документ = паперовий документ

Сумніватися з приводу юридичної сили онлайн-документа у порівнянні з паперовим аналогом не варто. Відповідно до Закону України оригіналом е-документа вважають його електронний примірник з обов’язковими реквізитами та з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису. Більш того, якщо електронний документ надсилається кільком адресатам або зберігається на кількох електронних носіях, то кожний з примірників вважається оригіналом. Ніхто не заперечить юридичну силу е-документа виключно через те, що він має електронну форму.

Факт 2. Відправка документів поштовою службою чи кур’єром — відлуння минулого

На відміну від паперових документів, електронні документи не треба відправляти кур’єрською службою або звичайною поштою, а потім чекати кілька днів або навіть тижнів на повернення підписаного екземпляра. Щоб надіслати необхідний електронний договір партнеру чи клієнту, достатньо пару кліків. У такий спосіб заощаджується час на інші бізнес-процеси. Завдяки ЕДО ви можете швидко та безпечно обмінюватись важливими документами онлайн, не хвилюючись, що вони загубляться в дорозі, як, наприклад, паперові.

Факт 3. Надавайте податкові звіти в електронному вигляді

Платники податків мають право подавати звітність онлайн, відповідно до Податкового кодексу України. Це означає, що зовсім не обов’язково відправляти до податкової саме паперові документи.Електронний примірник можуть не прийняти лише у разі недійсності кваліфікованого електронного підпису (КЕП) чи печатки платника податків.

Факт 4. Довіряйте, але перевіряйте

Паперові документи можуть фізично зіпсуватися, а іноді навмисно знищуються. Натомість електронний документ зберігається у хмарі. Система ЕДО фіксує всі дії у файлі: хто створював, хто редагував, хто підписував тощо. Сфальсифікувати е-документ майже неможливо, бо він затверджується кваліфікованим електронним підписом. Щоб перевірити КЕП, достатньо завантажити підписаний файл на сайт Центрального засвідчувального органу Мін’юсту.

Згенерувати КЕП можна з сервісом DepositSign, який розроблено однойменною компанією й надається за підтримки Київстар. Керувати електронним підписом легко через програму на смартфоні, а для безпеки зберігати підпис в хмарному сховищі.

 

Факт 5. Щоб обрати систему ЕДО, важливо знати критерії якісного відбору

Проаналізуйте корисні функції, загальні можливості та особливості організації системи ЕДО. Наприклад, зверніть увагу, чи підтримує вона КЕП України, чи має інтеграцію з іншими системами, яку технічну допомогу надає клієнтам тощо. Далі переконайтеся, чи відповідає обрана система вимогам законодавства в області ЕДО та інформаційної безпеки. Після такого аналізу функціонала стане зрозуміло, чи збігається він з потребами компанії.

Факт 6. Система ЕДО або сервіс для онлайн-підписання документів — кожному своє

Щоб визначитись, чим користуватися, треба проаналізувати, наскільки часто необхідно погоджувати документи. Наприклад, якщо ви раз на пів року укладаєте договір з підрядниками, то вам буде зручно завантажити файл до сервісу для онлайн-підписання документів. Для постійної роботи з е-документами вигідно використовувати ЕДО, наприклад, Star.Docs від Київстар.

Факт 7. До реалізації ЕДО лише 3 кроки

  1. Отримати КЕП.
  2. Ознайомити співробітників з новою системою за допомогою інструкцій
    (з використання КЕП, з ведення ЕДО) та призначити відповідального працівника – адміністратора вашої системи документообігу.
  3. Повідомити партнерів компанії про перехід на систему електронного документообігу.

Факт. 8. Функціонал електронного документообігу зрозумілий навіть новачку

Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс системи Star.Docs від Київстар дозволяє швидко розібратися у налаштуваннях навіть без спеціальних навичок. Щоб почати роботу у системі, треба лише зареєструватися за допомогою реквізитів або КЕП. До того ж наразі у період воєнного стану працювати зі Star.Docs можна без додаткових оплат.

Факт 9. Редагувати чи підписувати електронний договір у смартфоні, перебуваючи за кордоном? Легко!

Завдяки Star.Docs можна працювати з документами на хмарній платформі 24/7, використовуючи ПК, планшет або смартфон, на який встановлений відповідний додаток для ОС Android та iOS. Система також допомагає економити робочий час, адже заздалегідь підготовлені шаблони дозволяють швидко створювати нові е-документи. Більше не потрібно кожного разу вводити дані вручну. Водночас ЕДО дозволяє виконувати завдання в єдиному електронному інформаційному просторі спільно з колегами, партнерами та контрагентами. А уникнути втрати файлів можна завдяки адміністратору системи, який може контролювати процеси редагування документа, його підпису та пересилання.

Факт 10. ЕДО допомагає економити бюджет компанії

Це дійсно так, адже більше не потрібно витрачатися на друк паперової документації, логістику та утримання архіву. Компанія може економити на закупівлі паперу, фарби для принтера або копіювального апарату, а також на регулярному технічному обслуговуванні цього обладнання. Електронний документообіг дозволить вивільнити частину коштів для розвитку, а не для закупівлі конвертів чи сплати послуг поштової служби або кур’єра.

Реєструйтесь у системі Star.Docs та використовуйте усі можливості ЕДО для свого бізнесу.

Теги
Підписатись на розсилку