10 вопросов, которые возникают при переводе компании на удаленную работу

10 вопросов, которые возникают при переводе компании на удаленную работу

02 декабря 2020
Решения
icon
139

Сегодня работа онлайн — это гарантия гибкости компании и повод провести диджитализацию бизнеса. Ведь для продуктивной удаленной работы нужен быстрый и стабильный интернет, облачные технологии, онлайн-сервисы для коммуникации и работы с документами. В конечном итоге внедрение современных технологий помогает повысить эффективность бизнеса и дает возможность выйти за рамки устаревших стандартов. Тем не менее изменение рабочих процессов связано с определенными трудностями, которые требуют быстрых решений. Компания «Киевстар» вместе с редакцией AIN.UA выяснили, с какими вызовами сталкиваются предприниматели чаще всего и как на них отвечают.

№1 Бумажные документы: как быстро модернизировать документооборот?

Быстро перевести работу с документами из бумажного в электронный формат поможет сервис электронного документооборота Star.Docs, разработанный Киевстар вместе с партнером Intecracy Group. Используя Star.Docs, можно просматривать и подписывать документы даже со смартфона. Чтобы начать работу:

  1. зарегистрируйтесь в системе;
  2. сообщите своим партнерам и подрядчикам о переводе совместного документооборота в Star.Docs;
  3. храните, редактируйте, обменивайтесь и подписывайте документы в любом месте с доступом к интернету в режиме 24/7.

№2 Как подписывать документы из дома? 

Чтобы полноценно пользоваться преимуществами электронного документооборота, нужна электронная подпись — КЭП (квалифицированная электронная подпись). Удобнее всего подписывать документы с помощью Mobile ID: ваша подпись хранится на SIM-карте смартфона и доступна в любое время. Благодаря этому для утверждения любого документа вам понадобится всего несколько минут, телефон и интернет.

№3 Нужно срочно подписать документ: как я узнаю об этом?

Все данные о поступающих документах вы получаете на почту. Чтобы быть в курсе всех событий, настройте доставку оповещений.

Кейс для «АЙ СИ»

«АЙ СИ» производит автомобильные сигнализации и системы безопасности. В компании начали пользоваться Star.Docs еще в 2019 году, поэтому во время карантина избежали проблем с документооборотом и успели оценить все преимущества онлайн-сервиса.

«Сервис нам посоветовал наш менеджер, который ведет компанию со стороны Киевстар. На тот период у нас был очень активный обмен документами и именно это звено вызывало самые неприятные эмоции: необходимость распечатать десятки бумажек, подписать, отправить, убедиться, что документы пришли, перепечатать и еще раз передать, потому что первые потерялись… А сервис Star. Docs простой — сложностей в работе не возникает. Главные преимущества: скорость подписи и отсутствие бумаги. Такой инструмент нас вполне устраивает», — поделился с нами опытом использования Star.Docs директор «АЙ СИ» Андрей Севрук.

№4 Что делать, если у подрядчика или партнера нет сервиса электронного документооборота?

Вы можете подписать документ в сервисе электронного документооборота с помощью КЭП или Mobile ID и отправить его партнеру на почту. В случае, если вам нужны подписи вашего партнера, клиента или подрядчика, помогите им диджитализировать процессы и перейти на онлайн-сервисы для работы с документацией. Например, подключить Star.Docs.

Опыт «M4U»

«В связи с карантином одним из наиболее уязвимых оказался процесс бумажного документооборота. Поскольку главные ценности нашей компании — это инновационность и технологичность, мы восприняли ситуацию как вызов и решили доказать свои позиции в области инноваций и автоматизации процессов. Зарегистрировавшись в сервисе Star.Docs, мы смогли активно редактировать документы совместно с нашими клиентами и сразу получать их подписанными контрагентами. И при этом получили облачное хранилище документов. Приятным бонусом оказалась возможность «подписывать» услуги Киевстар сразу же в кабинете Star.Docs, ведь в процессе настройки IP-телефонии и ее интеграции с CRM-системой, мы часто отправляем заявки на оформление новых телефонных номеров и линий. Этот опыт мы будем использовать и после карантина», — говорит Александр Крайнов, IT-директор «M4U» — компании, которая занимается автоматизацией работы предприятий.

№5 Что делать, если не хватает ресурсов для организации офисного контакт-центра?

Если сотрудники не успевают принимать звонки, а расширить штат и купить дорогую офисную АТС вы пока не можете, воспользуйтесь Виртуальной мобильной АТС от Киевстар. Этот облачный сервис развертывается на оборудовании мобильного оператора, т.е. компании дополнительно ничего покупать или арендовать не нужно. Он объединяет все мобильные и фиксированные номера вашей компании в единую корпоративную сеть. Контролируйте процессы с помощью удобной веб-платформы, распределяйте звонки между сотрудниками по своему усмотрению и используйте свои ресурсы с максимальной пользой.

№6 Возможно ли перенести центр обслуживания клиентов из офиса «на дом»?

Диджитал-решения дают возможность организовать работу онлайн разным сферам бизнеса. Упомянутой выше Виртуальной мобильной АТС можно пользоваться и дома, и в офисе, и в парке, только бы был стабильный интернет. Платформа позволяет автоматически распределять входящие вызовы между сотрудниками, делать несколько звонков параллельно, получать статистику по звонкам и даже записывать разговоры ваших менеджеров. Кроме того, Виртуальную мобильную АТС можно объединить с вашей текущей корпоративной телефонной сетью и интегрировать с CRM-системой. Это поможет еще лучше отслеживать историю обращения клиентов и контролировать качество обслуживания.

Кейс для «!FEST»

«!FEST» — львовский холдинг, владелец ресторанов, пивоварни, издательства, магазинов, бренда одежды, отеля, школы искусств и других компаний, которые предоставляют услуги жителям и гостям Львова. Жесткие условия карантина заставили действовать бизнес максимально оперативно, чтобы избежать большого кризиса и закрытия заведений. Главной целью стала организация удаленной работы и доставки, налаживание коммуникации с клиентами. В этом очень помогла Виртуальная мобильная АТС от Киевстар.

«Мы начали использовать сервис во время карантина, чтобы обеспечить распределение звонков колл-центра, в котором работает только два оператора. Оказалось, что даже при таком количестве сотрудников, можно не терять звонки и удовлетворять запросы клиентов», — рассказала Юлия Стефанюк, управляющий партнер «Just Lviv it / !FEST» кейтеринг.

№7 Как контролировать действия и звонки сотрудников на удаленке? 

Если вы любите держать все под контролем, регулируйте процессы с помощью веб-платформы для управления Виртуальной мобильной АТС:

  • Поставьте запрет на типы вызовов, которые не нужны вашим сотрудникам для работы. Например, на звонки в другие страны или на номера развлекательных телефонных сервисов.
  • Получайте полный отчет по звонкам со всех номеров компании.
  • Записывайте разговоры менеджеров с клиентами, чтобы улучшить качество обслуживания и решать спорные ситуации.

№8 Не хватает сотрудников для приема звонков. Как решить проблему?

Уменьшить нагрузку на сотрудников поможет автоматизация рабочих процессов: автораспределение вызовов, передача информации о звонках и статистических данных сразу в систему CRM.

Как это работает в компании «Город для людей»

«Город для людей» — это компания, которая занимается обслуживанием домов, придомовых территорий и предоставляет услуги круглосуточной аварийной службы в восьми городах Украины. Из-за карантина компании пришлось на время закрыть Центры обслуживания клиентов (ЦОК), и сотрудники этих центров остались без работы.

«Дело в том, что нас обслуживает аутсорсинговый колл-центр, который принимает входящие звонки круглосуточно и регистрирует заявки жителей. Затраты на этот колл-центр внесены в бюджет и составляют немалую сумму ежемесячных платежей. Мы подумали: «Почему бы нам не сделать колл-центр из наших ЦОК?!» Они также общаются с жителями, но теперь будут общаться онлайн, а не офлайн. Мы решили подключить в четырех городах Украины Виртуальную мобильную АТС от Киевстар на базе наших четырех ЦОК. В течение суток мы выяснили архитектуру проекта, определили тайминги и дедлайны по этапам. С момента идеи и до воплощения системы прошла неделя. И за это короткое время мы получили современный собственный колл-центр. Мы смогли проводить более глубокий анализ обращения и заявок, поступающих нам, и изменить в позитивном направлении взаимодействие с клиентами и нашими структурными подразделениями. В итоге пришли к выводу, что нам нужен такой собственный колл-центр на постоянной основе», — поделился впечатлениями и планами Сергей Тритенко, управляющий Front office компании «Город для людей» в Запорожье.

№9 Можно ли подключить IP-телефонию от Киевстар удаленно?

Чтобы не ехать в офис Киевстар для подключения IP-телефонии, используйте сервис Star.Docs и подпишите договор онлайн с помощью КЭП или Mobile ID. В течение одного дня ваши номера присоединят и интегрируют в СRМ-системы.

№10 Что делать, если я и мои сотрудники плохо разбираемся в новых технологиях?

Сервисы Киевстар максимально просты в использовании и интуитивно понятны, а наши консультанты всегда придут вам на помощь и объяснят, как пользоваться теми или теми инструментами. Не бойтесь технологического прогресса, подберите удобные и полезные сервисы для своего бизнеса, которые помогут сэкономить время, оптимизировать работу и повысить эффективность сотрудников. Диджитализация расширяет возможности для построения комфортного удаленного рабочего пространства — благодаря пакету Office 365, поиска новых подходов к маркетингу — благодаря инструментам Big Data, коммуникации с клиентами — с видеочатами и ​​чат-ботами. Смотрите в будущее, и пусть ваш бизнес процветает!

icon
139