11 вопросов о электронных документах: что нужно знать бизнесу для перехода в цифру

11 вопросов о электронных документах: что нужно знать бизнесу для перехода в цифру | Kyivstar Business Hub изображение №1
25 августа 2021
Бизнес решения

Подпись за считанные минуты и значительная экономия средств — это главные причины, почему украинский бизнес забывает бумаги и переходит на электронный документооборот (ЭДО). Работа в режиме «paperless», безусловно, стала сейчас одним из главных трендов в Украине как для государственных органов, так и для частных компаний. А все потому, что э-документы — это быстро, удобно и доступно.

С чего бизнесу начинать переход на электронный документооборот? Трудно ли научить сотрудников работать в новой системе? Как безопасно подписывать электронные договоры с контрагентами? На все вопросы компаний, которые только начинают свой путь к электронному документообороту, отвечает голова IT комитета Союза украинских предпринимателей и CEO Intecracy Deals Александр Вернигора.

Содержание

  1. Стоит ли переходить на электронный документооборот?
  2. Какие документы переводить в цифровой формат?
  3. Кто может подписывать электронные документы?
  4. Трудно ли научить персонал работать с ЭДО?
  5. Что делать с бумажными документами, если компания переходит в ЭДО?
  6. Как обеспечить надежность электронных документов?
  7. Как работать с контрагентами с помощью ЭДО?
  8. Сколько времени нужно, чтобы полностью перейти на э-документооборот?
  9. Бумажные и электронные документы имеют одинаковую юридическую силу?
  10. Много ли компаний уже перешло на э-документооборот?
  11. Могу ли я обмениваться документами с компаниями, которые пользуются другими системами для ЭДО?

 

1. Стоит ли переходить на электронный документооборот?

Да, выгода от электронного документооборота превышает затраченные усилия на переход. Кипы бумаг, которые ежедневно путешествуют кабинетами и этажами вашей компании в ожидании подписи, уже давно неактуальны. Прямо сейчас Украина на уровне государства переводит все услуги для граждан в онлайн, а частные компании не просто внедряют ЭДО, а комплексно автоматизируют свои процессы с помощью технологий. Те, кто уже перешел на цифровые документы, отмечают их следующие преимущества:

  1. Экономия времени. Владельцам бизнеса и руководителям направлений больше не нужно спешить в другой конец города, чтобы срочно подписать документ или обменяться файлами.
  2. Уменьшение затрат. С электронными документами компании не тратят деньги на бумагу, печать и логистику.
  3. Высокая производительность. Электронные сделки с контрагентами заключаются в течение 1-2 дней вместо 2-х недель в бумажном формате.
    Э-документы можно согласовать и подписать мгновенно, обмениваясь файлами за несколько секунд.
  4. Удаленная работа. Благодаря ЭДО компании легко организовали работу своего офиса во время карантина.

«Переход на ЭДО требует инвестиций времени и денег, но оно того стоит. Один из наших клиентов перед внедрением э-документов посчитал, что только на бумагу компания тратила около 15 миллионов гривен в год. А какая стоимость отправки соглашения на подпись контрагенту? За один бумажный документ с пересылкой вы заплатите не менее 12 гривен по почте или 50-60 гривен курьером. В то же время в электронном виде подписанный документ стоит одну гривну и меньше. Это в 10 раз дешевле!» — отмечает CEO Intecracy Deals Александр Вернигора.

Всеми преимуществами электронного документооборота бизнес может воспользоваться благодаря сервису Star.Docs от крупнейшего в Украине оператора мобильной связи Киевстар. Платформу Star.Docs создали в партнерстве с консорциумом Intecracy Group. Благодаря этому решению частные предприниматели, представители крупного, малого и среднего бизнеса, значительно упрощают свою работу с внутренними документами и легко общаются с контрагентами и партнерами.

Важно, что специалисты компании сопровождают клиента от первого знакомства с сервисом до его полного внедрения.

2. Какие документы переводить в цифровой формат?

Переход на цифровые документы стоит начинать с четкого понимания, что именно вы хотите изменить в компании. Экономить на бумаге? Оптимизировать и автоматизировать работу своих сотрудников? Или быстро заключать сделки с контрагентами? От ваших потребностей зависит, как вы построите дальнейшие шаги.

Например, вы определились, что главная цель — сэкономить средства. Оцените, какие задачи требуют больше бумаги и замените их. Для работы бухгалтерии переведите в онлайн акты, отчеты и другие финансовые документы. Для эффективности менеджеров направлений — перейдите на электронные счета и распоряжения.

Если ваша компания работает со множеством контрагентов и партнеров, сосредоточьтесь для начала на внешнем документообороте. Предложите им перейти на электронные договоры.

3. Кто может подписывать электронные документы?

Перед запуском электронного документооборота предприятие принимает инструкцию по введению электронного документооборота и определяет порядок использования электронной подписи. Чаще всего, право подписи в ЭДО дают бухгалтерии, директору, финансовому директору, а также юристу. В крупных компаниях право принимать типовые соглашения с клиентами и контрагентами получают и рядовые сотрудники.

«Сотруднику нужно дать четкий перечень с типами электронных документов, которые он может подписывать. Подписание сделок проходит мгновенно, а потому в этом вопросе должен быть порядок», — отмечает Александр Вернигора.

4. Трудно ли научить персонал работать с ЭДО?

Нет, достаточно нескольких дней и немного практики. Специалисты Киевстар сопровождают заказчика от начала работы в Star.Docs и обучают персонал: показывают функционал сервиса, учат делегировать полномочия на подпись документа, объясняют юридические вопросы.

«Важно, чтобы сотрудники бережно относились к электронной цифровой подписи. Её нужно надежно хранить и не передавать пароль третьим лицам, поскольку по важности это — эквивалент печати предприятия. Её тоже нельзя оставлять где угодно и идти пить кофе», — говорит председатель CEO Intecracy Deals Александр Вернигора.

Сложности могут возникнуть скорее с психологическим аспектом. Люди, которые всю жизнь имели дело лишь с бумагами, а не сразу доверяют
э-документам. Но прогресс не остановить: компании во всем мире работают с ЭДО именно потому, что это быстро, эффективно и качественно.

5. Что делать с бумажными документами, если компания переходит в ЭДО?

Имеющийся бумажный архив остается в компании, пока у него не закончится срок хранения. Его устанавливает Министерство юстиции Украины для различных видов документов. Например, на предприятии годовую финансовую отчетность и карточки учета ценных бумаг должны хранить до ликвидации организации. А справки о соблюдении санитарного законодательства и протоколы аттестации по технике безопасности — 5 лет.

Для удобства свой бумажный архив вы можете оцифровать. Работайте с электронной версией документа, но сохраняйте оригинал на бумаге до его ликвидации.

6. Как обеспечить надежность электронных документов?

Причин бояться за подделку э-документов нет. Соглашения визируются только действительными сертификатами квалифицированной электронной подписи, проверить который можно на сайте Министерства Цифровой Трансформации. В то же время электронные документы хранятся в облачных хранилищах и пересылаются исключительно защищенными каналами.

Важно не хранить э-документы только в одном экземпляре. Сделайте копии и настройте функцию бэкапа данных на собственных серверах или с помощью облачной платформы Microsoft Azure с Киевстар. Этот сервис позволит создать резервные копии данных в разных частях мира и при необходимости быстро восстановить ваши документы.

7. Как работать с контрагентами с помощью ЭДО?

Ваши партнеры и контрагенты должны зарегистрироваться на платформе электронного документооборота Star.Docs. Сначала обе компании подтверждают в системе, готовы ли они обмениваться документами друг с другом. Далее нужно создать соглашение, подписать и отправить. Партнер мгновенно получит уведомления о новом документе. Для процедуры нужно не более нескольких минут.

«Сейчас мы начинаем работу с клиентом, который сотрудничает с десятками тысяч контрагентов. В том числе это частные предприниматели. ФОПы просто проходят авторизацию в системе внешнего документооборота и разово подписывают нужную сделку. Star.Docs надежно сохраняет документ: его найдут даже через год. Достаточно зайти в систему с помощью пароля или квалифицированной э-подписи и продолжить работу с документом», — объясняет CEO Intecracy Deals Александр Вернигора.

8. Сколько времени нужно, чтобы полностью перейти на
э-документооборот?

В среднем компании нужен на это год. Но продолжительность перехода зависит от объема задач и размера бизнеса. Малым предпринимателям не нужно долго внедрять систему: им достаточно зарегистрироваться в онлайн-системе и разово подписать нужные документы.

Большой и средний бизнес может начать с перевода базовых процессов в электронный формат. Но предела совершенству нет: ваш документооборот развивается вместе с компанией. С помощью ЭДО вы значительно оптимизируете бизнес-процессы и создадите новые возможности для своих клиентов.

«Один из наших заказчиков — банк. Благодаря системе электронных документов, которую мы внедрили, некоторые его клиенты могут больше не посещать отделения, а решать вопрос дистанционно с помощью электронной подписи. Сейчас в компании работают над тем, чтобы перевести в онлайн и другие услуги», — рассказывает Александр Вернигора.

9. Бумажные и электронные документы имеют одинаковую юридическую силу?

Да, электронные и бумажные документы ничем не отличаются. Еще в 2003 году Верховная Рада приняла закон «Об электронных документах и электронном документообороте». Там сказано: «Оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, который приравнен к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины «Об электронных доверительных услугах»».

В частности, в законе указано, что юридическая сила электронного документа не может отрицаться исключительно из-за того, что он имеет электронную форму.

10. Много ли компаний уже перешло на э-документооборот?

В государственном секторе внутренний электронный документооборот существует около 20 лет. Сейчас он является обязательным, так как для госпредприятий важно экономить и не тратить лишний раз деньги налогоплательщиков на бумагу. В частном секторе на электронный документооборот переходят преимущественно крупные компании, так как для предприятий такого размера легко посчитать выгоду от цифровизации процессов. На втором месте — средний бизнес.

«По моим оценкам, лишь 10% компаний в Украине полностью внедрили у себя электронный документооборот. Другие используют его ситуативно или только присматриваются к сервисам. Впрочем, рынок активно развивается. Через три года ЭДО станет обычным делом для бизнеса», — говорит CEO Intecracy Deals.

11. Могу ли я обмениваться документами с компаниями, которые пользуются другими системами для ЭДО?

К сожалению, пока нет. Сейчас в Украине нет платформы, которая позволила б разным системам обмениваться документами между собой. Впрочем, Союз украинских предпринимателей совместно с Министерством цифровой трансформации плодотворно работают, чтобы решить проблему. Правительство разрабатывает единый стандарт для электронных документов, который введут в будущем все сервисы.

«Единый формат электронных документов ASIC, который собирается внедрить правительство, будет отвечать европейским стандартам обмена данными. Этот стандарт вначале заработает для государственных органов, а затем — и для бизнеса. Это станет шагом к гармонизации украинского э-документооборота, а впоследствии и к свободной работе с зарубежными партнерами», — рассказывает Александр Вернигора.

В частности, бизнес и правительство в 2022 году запускает пилотные обмены э-документами между разными сервисами. Александр Вернигора прогнозирует, что роуминг э-документов может появиться в Украине уже через год.