Автоматизация документооборота со Star.Docs: преимущества для бизнеса

Автоматизация документооборота со Star.Docs: преимущества для бизнеса | Kyivstar Business Hub изображение №1
09 июля 2021
Решения для бизнеса

Переход от бумажного делопроизводства к электронному — это не только один из главных трендов современности, но и жизненная необходимость для многих компаний в связи с событиями последнего года. У Киевстар есть готовое решение для автоматизации документооборота — сервис Star.Docs. Давайте рассмотрим, в чем особенности инструмента и какую пользу он может принести бизнесу. 

Содержание

Что такое автоматизация документооборота?

Обзор системы автоматизации документооборота Star.Docs

  1. Функции Star.Docs
  2. Безопасность сервиса
  3. Кому подойдет Star.Docs?
  4. Как подключить систему автоматизации документооборота?

Система Star.Docs: ТОП-5 преимуществ для бизнеса

Что такое автоматизация документооборота?

Автоматизация документооборота подразумевает замену бумажного делопроизводства электронной многопользовательской системой, которая позволяет:

  • перейти от бумажных носителей к электронным;
  • работать с документами круглосуточно в режиме онлайн (создавать, вносить правки, рассылать, согласовывать и подписывать), а также хранить их на электронных носителях и в облачном хранилище;
  • пользоваться единым электронным реестром документов с четким разграничением прав доступа;
  • отслеживать жизненный цикл документа на всех этапах (от создания до согласования и выполнения);
  • оптимизировать и упростить рабочие процессы в компании, повысить их эффективность и прозрачность.

Одна из популярных и доступных в Украине автоматизированных систем документооборота — это сервис Star.Docs, созданный компанией «Киевстар» совместно с консорциумом Intecracy Group.

Обзор системы автоматизации документооборота Star.Docs

Итак, Star.Docs от Киевстар — это современный сервис электронного документооборота, который позволяет заменить бумажную документацию на электронную и усовершенствовать систему делопроизводства компании в целом. Это решение помогает эффективно работать с внутренними документами, а также упрощает взаимодействие с партнерами, поставщиками и подрядчиками.

  1. Функции Star.Docs

Star.Docs дает возможность пользователям:

  • создавать, редактировать, дополнять, визировать и подписывать электронные документы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) или квалифицированной электронной подписи (КЭП);
  • в считанные секунды передавать и получать файлы, что значительно сокращает время их обработки и принятия решений;
  • совместно работать над документами, предлагать правки, комментировать и обсуждать их содержание онлайн в корпоративном чате;
  • распределять права доступа к корпоративной документации;
  • отслеживать статус документа, контролировать дедлайны, а также его исполнение;
  • хранить файлы в защищенном облачном хранилище, а в случае надобности электронные документы можно выгрузить из системы и создать резервные копии;
  • быстро находить нужные документы благодаря единому электронному реестру и удобной системе поиска;
  • интегрировать систему ЭДО с 1С, SAP и другими системами учета через API;
  • работать с документами на разных устройствах (ПК, ноутбук, планшет или даже смартфон) в любое удобное время и в любом месте, где есть доступ к интернету — Star.Docs имеет удобное мобильное приложение для IOS и Android.

Star.Docs поддерживает все виды электронной подписи, выданные квалифицированным поставщиком электронных доверительных услуг в соответствии с Законом Украины «Об электронных доверительных услугах», и разные носители личных ключей: облачные, токены и файловые.

Используя сервис, компании могут подписывать договоры, выставлять счета или вести документацию в электронном виде согласно действующему законодательству Украины. При наличии необходимых реквизитов и подписи электронные документы юридически значимые, как и бумажный эквивалент.

  1. Безопасность сервиса

Сервис Star.Docs разработали на основе системы внешнего юридически значимого электронного документооборота Deals. Эта система реализована на платформе UnityBase, безопасность которой соответствует требованиям нормативных документов по технической защите информации (НД ТЗИ 2.5-004-99 «Критерии оценки защищенности информации в компьютерных системах от несанкционированного доступа») и подтверждена соответствующим заключением экспертов. Также о надежности платформы говорит то, что UnityBase используется в государственных реестрах Украины и системах внутреннего электронного документооборота органов власти.

Защищенная основа делает Star.Docs безопасным и дает возможность компаниям спокойно пользоваться сервисом, работать с электронными документами онлайн и хранить их в специальном облачном хранилище.

  1. Кому подойдет Star.Docs?

Автоматизация электронного документооборота затрагивает все сферы, связанные с финансами, ведением бизнеса и управлением. Star.Docs подойдет тем компаниям, которые хотят модернизировать и автоматизировать рабочие процессы, сэкономить на административных расходах и получить неограниченный доступ к документам 24/7 из любой точки мира. Сервис помогает упростить работу бухгалтерам, директорам, руководителям отделов, менеджерам и другим специалистам, которые занимаются делопроизводством.

При этом Star.Docs от Киевстар могут использовать представители малого, среднего и крупного бизнеса. Большой выбор тарифов дает возможность подключить подходящий, отталкиваясь от бюджета и потребностей компании.

  1. Как подключить систему автоматизации документооборота?

Чтобы подключить Star.Docs и начать пользоваться сервисом, нужно:

  • Получить ЭЦП (электронную цифровую подпись) или КЭП (квалифицированную электронную подпись). Это можно сделать у любого квалифицированного поставщика электронных доверительных услуг.
  • Создать аккаунт в веб-версии системы. Первый зарегистрированный пользователь организации получает роль «Администратор». При необходимости он может давать такие же полномочия другим пользователям.
  • Настроить профиль. Нужно указать свои контактные данные и должность в компании.
  • Пригласить других сотрудников. При этом нужно назначить роль каждого, указать e-mail и составить текст приглашения.
  • Создать или загрузить документ для подписи.
  • Отправить документ контрагенту. Обратите внимание, что для обмена электронными документами к системе должны быть подключены оба участника. Если контрагент в ней еще не зарегистрирован, отправьте ему приглашение на электронную почту.

Со Star.Docs можно работать в «облаке» или установить сервис на сервер компании, физический или виртуальный.

После регистрации аккаунта в веб-интерфейсе Star.Docs можно использовать мобильную версию сервиса. Для этого скачайте мобильное приложение в App Store или Google Play (в зависимости от ОС устройства) и установите его на свой смартфон или планшет. После авторизации вы сможете просматривать, визировать и подписывать документы с помощью КЭП.

Чтобы узнать больше о Star.Docs, перейдите по ссылке или напишите на почту Star.Docs@kyivstar.net.

Система Star.Docs: ТОП-5 преимуществ для бизнеса

Основные плюсы электронного документооборота со Star.Docs — это:

  1. Скорость. Подготовка и согласование документов проходит в 4-6 раз быстрее. А чтобы найти нужный файл в едином электронном реестре, нужно в 8-10 раз меньше времени, чем в бумажном архиве.
  2. Эффективность. Благодаря автоматизации документооборота втрое больше документов согласовывается в оговоренные сроки.
  3. Оптимизация затрат. В 3-4 раза уменьшаются расходы на логистику и доставку. В целом на один электронный документ нужно в 10 раз меньше затрат, чем на бумажный.*
  4. Возможность удаленной работы. Star.Docs позволяет создавать, согласовывать и подписывать документы онлайн, а также получать доступ к архиву удаленно. В современных реалиях это преимущество стало очень актуальным: за два месяца первого локдауна в Украине объем подключений Star.Docs вырос на 489%.
  5. Экологичность и разумное потребление — еще одно важное преимущество электронного документооборота над бумажным.  Использование Star.Docs поможет сохранить природные ресурсы, из которых производят бумагу и расходники (например, картриджи, чернила, ручки), сэкономить топливо за счет отказа от курьерской доставки и значительно уменьшить количество отходов, связанных с делопроизводством.

*Согласно аналитическим данным компании ООО «Интекреси Дилз».

Итак, автоматизация документооборота с помощью сервиса Star.Docs — это отличный способ модернизировать и упростить делопроизводство, чтобы использовать время и ресурсы компании намного рациональнее.

Популярные вопросы

  1. Для чего нужна автоматизация документооборота?

Чтобы ускорить и упростить процесс создания, согласования и подписания документов, а также уменьшить затраты на логистику, печать и хранение бумажных экземпляров.

  1. Чем регламентируется электронный документооборот?

Главные организационно-правовые аспекты электронного документооборота и использования электронных документов в Украине установлены Законом Украины «Об электронных документах и ​​электронном документообороте».

  1. Где применяется электронный документооборот?

Электронный документооборот применяют во всех сферах, связанных с делопроизводством.