Почему стоит перейти на электронный документооборот

Почему стоит перейти на электронный документооборот, автор Почему стоит перейти на электронный документооборот | Kyivstar Business Hub, изображение №1
Почему стоит перейти на электронный документооборот
30 июня 2021
Тренды и аналитика

По материалам «24 канал»

Главный бизнес-тренд сегодня — это цифровая трансформация компаний и экономики в целом. Каких это требует знаний, инструментов и ресурсов — далее в материале.

Чтобы построить успешный прибыльный бизнес, который завоюет сердца потребителей, мало лишь придумать, изготовить и запустить продукт или услугу на рынок. Важно еще обращать внимание на то, как этот бизнес работает изнутри. И даже такой, на первый взгляд, незначительный процесс, как документооборот, тоже нужно организовать правильно. Чтобы он был современным, эффективным и при этом не раздувал расходы компании. Как этого добиться и что учесть?

«Бумажные боли» компаний

  1. Скорость

    Время — бесценно. И неразумно его растрачивать на «бумажную волокиту»: распечатать, подписать, отправиться на почту, а после еще несколько дней ждать ответа от получателя. А если непредвиденные обстоятельства? К примеру, человек, который должен поставить подпись, сейчас в отпуске или на больничном. Или же в связи с плохими погодными условиями почтовая доставка выбилась из графика.

    Пандемия COVID-19 только стала еще одним осложняющим фактором. С момента перехода компаний на удаленный режим работы бумажный документооборот стал еще медленнее и дороже.

  2. Стоимость

    Может показаться, что затраты на бумагу намного меньше расходов на оплату труда, логистику или техническое оснащение. Но результаты исследования Gartner (США) свидетельствуют об обратном: за бумажный документооборот компании платят в 13–31 раз больше, чем в принципе стоит сама офисная бумага. А в сотрудников, в обязанности которых входят «бумажные» задачи, почти половина времени уходит на поиски данных, а также людям свойственно допускать ошибки. По правде, в нашей стране аналогичная ситуация.

    «Лист бумаги стоит копейки, тогда как стоимость одного бумажного документа с учетом его отправки по почте составляет более 10 гривен», ― рассказал B2B-директор Киевстар, Константин Вечер.

    Мало того, каждый 5-й из распечатанных файлов не доходит до своего конечного адресата — за ними просто не приходят, а около половины всех документов, которые за день направлялись на печать, под конец рабочего дня перемещаются в мусорное ведро.

  3. Экология

    Одним из ключевых недостатков бумажного документооборота является нанесение непоправимого вреда окружающей среде. Для изготовления 10 кг бумаги потребуется приблизительно 20–30 кг древесины. Согласно информации Statista, в мире каждый год используется 420 млн тонн бумаги!

    Целлюлозно-бумажная промышленность находится на 3 месте по уровню загрязнения воды, воздуха и почвы, особенно метаном и хлором.

    К сожалению, переработка не решит всей проблемы, этот процесс тоже нуждается в первичной древесине. И переработать макулатуру получится максимум 7–10 раз. А чтобы переработать загрязненную бумагу, понадобится еще больше труда и ресурсов, из-за этого многие переработчики отказываются принимать такое сырье.

    Экоответственность должна стать одним из пунктов стратегии создания и развития бизнеса. По данным исследования Forbes 2017 года, 88% американцев остаются лояльны к бренду на протяжении долгого времени, если он активно занимается решением проблем экологии. За последние годы для все большего числа украинцев при выборе бренда важен тот факт, что компания заботится об окружающей среде, в частности отказывается от бумажной документации.

Цифровизация как ключ к решению «бумажной» проблемы

Если документооборот перевести в цифровой формат и сделать электронным, попрощаться с бумагой будет очень даже легко. С того времени, как законодательно стало разрешено обходиться без мокрой печати, работать с электронными документами вместо бумажных стало проще — на них достаточно только лишь цифровой подписи.

«Каждый бизнес, который заботится о своем развитии, должен вводить технологии, освобождающие его от лишних расходов. Электронный документооборот — именно такой инструмент», ― считает Константин Вечер.

Разберемся детальнее с плюсами электронного документооборота на примере сервиса Star.Docs от Киевстар, который был разработан совместно с консорциумом Intecracy Group.Благодаря современному сервису Star.Docs от Киевстар вы сможете создавать, обсуждать, подписывать документы и делиться ими в один клик. Это экономия времени и средств, возможность хранить файлы в облаке и иметь доступ к ним 24/7, а также работать с любой точки мира когда захотите.

  1. Экономия времени

    Для того чтобы поставить подпись или передать важные материалы, больше не придется в спешке добираться на другой конец города. Чтобы подготовить и подписать документы в электронном виде потребуется в 4–6 раз меньше времени.

  2. Экономия финансов

    Поскольку для ведения электронной документации не нужно покупать офисную бумагу, оборудование и платить за почтовые или курьерские услуги, то в целом затраты на документооборот уменьшатся в 10 или даже больше раз.

  3. Эффективность

    Чтобы поставить подпись и согласовать электронный документ, понадобится меньше минуты. Также для каждого файла можно настроить доступ, что позволит работать с документами, комментировать и править их онлайн нескольким сотрудникам параллельно.

  4. Доступ 24/7

    Все документы, которые хранятся в облаке, доступны в любое время суток. Дополнительное преимущество: сервис позволяет выгружать файлы, чтобы создать резервные копии.

  5. Практичность

    Работайте в удобное для вас время с любого устройства — сервис имеет мобильное приложение для iOS и Android.

    «Star.Docs — прекрасный пример сервиса, который помогает бизнесу в его ежедневной работе. Руководитель может подписывать документы, которые поступают к нему в электронном виде, где бы он ни был: в командировке, в отпуске, из дома, на встрече», ― отмечает Константин Вечер.

  6. Кибербезопасность

    Все давно убедились, что банковская карточка — более безопасное место для денежных сбережений, чем кошелек с наличными. Аналогично и с документами: их надежнее держать в облаке, а не в столе.

    Платформа Star.Docs выдержала жесткую киберпроверку. Целый месяц ее пробовали взломать «белые хакеры». У них ничего не получилось, но вместе с тем это помогло увидеть места, которые требуют улучшения. Поэтому Киевстар с уверенностью может пообещать своим клиентам полную персонализированную кибербезопасность их файлов.

Что с электронным документооборотом в Украине

В Украине сейчас есть несколько сервисов ЭДО, но все они работают исключительно самостоятельно и между собой никак не связаны. Невозможность взаимодействия между системами доставляет неудобства компаниям. Ведь, чтобы пересылать документы клиентам и партнерам, приходится регистрироваться в нескольких сервисах.

«В Украине необходимо создать единую платформу, которая сделает возможным роуминг между всеми системами электронного документооборота», — считает председатель IT-комитета Союза предпринимателей Украины, руководитель компании Intecracy Deals, Александр Вернигора.

Как решить проблему

Диджитализация документооборота покажет лучший результат, когда создадут единый стандарт электронного документа, уделив внимание техническим и юридическим аспектам. Тогда компании смогут выбирать удобные им системы электронного документооборота, но при этом без проблем взаимодействовать с другими системами. Независимо от дизайна и логики интерфейсов. Потому что основная задача по созданию, отправке и подписанию документов будет соответствовать единому стандарту. Такой документооборот будет по-настоящему полным.