Удаленная работа в разных сферах бизнеса: как перенести процессы в онлайн

Удаленная работа в разных сферах бизнеса: как перенести процессы в онлайн

22 мая 2020
Обзоры рынка
icon
133

Как работать на удаленке без потери эффективности и безболезненно преодолеть все трудности

Украинский бизнес переживает карантин по-разному: кто-то встал на паузу и ждет лучших времен, кто-то с трудом справляется с возросшими объемами работы. Но всех объединяет одно — необходимость держаться друг от друга на расстоянии. Переход на удаленную работу заставляет компании решать задачи, характерные именно для их продукта и деятельности. Эксперты «Киевстар» вместе с редакцией Mind решили разобраться в специфике разных сфер бизнеса, а также помочь ответить на вопросы: как справиться с вызовами карантина и как инструменты мобильного оператора помогут бизнесу перенести процессы в онлайн. 

Дисклеймер: описанные ситуации смоделированы, названия компаний выдуманы, все совпадения случайны.

Колл-центр «Ваш звонок очень важен для нас»

Небольшой колл-центр работает на аутсорсинговой модели, обслуживая несколько онлайн-магазинов и исследовательских проектов. Компанию основали 3–4 года назад, и владелец не поскупился на собственную инфраструктуру, удобный офис и необходимое оборудование: кондиционирование помещений, электроэнергия, выделенный интернет-канал. Тем не менее, техника уже частично устарела и мощностей не хватает. По мере необходимости системный администратор, составляющий весь  IT-департамент, переводит проекты в облако.

С введением карантина сфера розничной торговли резко устремилась в онлайн, и нагрузка на колл-центра значительно выросла.

Задача

Обеспечить обслуживание текущих клиентов вне офиса, а также быстро расширить штат и нарастить мощности, чтобы справиться с возросшим спросом на услуги.

Рекомендации эксперта

Когда нагрузка на интернет-магазины увеличивается в разы, помогают виртуальные и облачные ресурсы. Советуем начать с виртуальной мобильной АТС. Это облачная телефонная станция, которая позволяет обойтись без установленного оборудования в офисе компании, его монтажа, обслуживания и использовать облачные мощности мобильного оператора. Также с помощью виртуальной АТС можно объединить стационарную и мобильную связь в единой виртуальной программной среде на облачных мощностях провайдера. Объединение дает возможность наладить рабочие процессы колл-центра таким образом, чтобы всем клиентам хватало внимания и все звонки были приняты.

Также, чтобы эффективно работать без привязки к месту, колл-центру пригодится:

  • интеграция номеров менеджеров в CRM-систему компании;
  • возможность записи разговоров;
  • сбор статистики вызовов;
  • сервис Smart Conference, чтобы дистанционно управлять совещаниями с участием до 128 человек.

Виртуальная АТС работает на оборудовании провайдера и не требует затрат на покупку или аренду дополнительной техники. На развертывание сервиса вместе с CRM-системой достаточно одного дня. Отзывы наших бизнес-клиентов подтверждают, что использование виртуальной мобильной АТС снижает нагрузку на колл-центры, сокращает финансовые затраты и позволяет сохранить рабочие места сотрудникам.

Международная корпорация «Добро Inc» 

Крупные международные компании подготовлены к дистанционной работе намного лучше. Например, у корпорации «Добро Inс» процессы уже переведены в облако. Есть мощный IT-департамент, который следит, чтобы у сотрудников было необходимое для работы программное обеспечение и доступ к сервисам. Безопасность подключения к корпоративным ресурсам обеспечивает VPN. Поэтому начать удаленную работу не составило для корпорации труда. Тем не менее небольшие сложности все же возникли.

Задача

Во время работы на дому у сотрудников резко возрастает потребность в удаленной коммуникации: проведении групповых звонков, онлайн-конференций с большим количеством участников.

Рекомендации эксперта

Это правда, что большие компании и международные корпорации намного лучше готовы к вызовам работы онлайн. Все потому, что необходимая техника и ПО для удаленной работы компании предоставляется по умолчанию. Остается организация операционных процессов, связи между сотрудниками, регулярных онлайн-совещаний и контроля за выполнением задач. Решить эти вопросы поможет пакет лицензионных программ Office 365. Он включает:

  • электронную почту бизнес-уровня Exchange c объемом почтовых ящиков до 50–100 ГБ;
  • платформу для создания корпоративного сайта SharePoint;
  • индивидуальное хранилище OneDrive на 1 ТБ с возможностью совместного доступа к файлам и работы с ними;
  • Microsoft Teams, где можно проводить онлайн-совещания, групповые видеозвонки, загружать и работать с документами и файлами в режиме реального времени;
  • дополнительные программы для совместного использования сотрудниками и работы над проектами онлайн.

Большинство тарифов для бизнеса от «Киевстар» предусматривают доступ к пакету Office 365. Также мобильный оператор предоставит специалиста, который подключит услугу. VPN, которым уже пользуется компания, обеспечит бесперебойный доступ сотрудников к различным защищенным корпоративным IT-системам: СRM, базам данных, интернету, облачным службам.

Курсы «IT для всех»

Последние 4–5 лет спрос на IT-курсы в Украине стабильно высокий, несмотря на огромное количество предложений и высокую конкуренцию в сегменте. Желающие переквалифицироваться в востребованного и хорошо оплачиваемого специалиста могли найти онлайн-курсы, но чаще выбирали офлайн-образование. Так проще взаимодействовать с преподавателями и группой, решать реальные задачи из жизни и лучше концентрироваться на материале. Поэтому курсы «IT для всех» регулярно формировали потоки студентов и пользовались спросом.

Но карантин внес свои коррективы в работу офлайн-образования. Учеба в аудиториях стала невозможна, а конкуренция еще больше возросла, так как сотни мировых вузов открыли бесплатный доступ к собственным онлайн-программам.

Задача

Во-первых, необходимо быстро организовать создание качественного контента. Возможно, для оплативших курсы приемлемо будет видео, снятое на телефон и смонтированное «на коленке», но новых студентов такой вариант точно не привлечет. Нужна качественная картинка, хороший звук, монтаж, работа дизайнера. То есть дорогой сотрудник, мощная техника и недешевые лицензии на софт.

Во-вторых, нужно наладить работу на онлайн-площадках. С этим проще, ведь уже есть ряд платных и бесплатных платформ для образовательных курсов. Они позволяют размещать видеоролики и текстовый контент, оставлять вопросы преподавателю, общаться с одногруппниками, принимать платежи.

И в-третьих, для заливки видео на онлайн-ресурсы или его трансляции крайне важна высокая скорость интернета и стабильность подключения. А также — единая платформа для совместной работы преподавателей и студентов.

Рекомендации эксперта

Успех перевода преподавателей на удаленную работу зависит от того, насколько они обеспечены всем необходимым в домашних условиях: есть ли хороший ПК или ноутбук, веб-камера и микрофон для проведения вебинара, достаточно ли скорости домашнего интернета для трансляции в режиме реального времени. Возможно, для администрации курсов будет лучше организовать все необходимое в офисе и составить график визитов преподавателей в офис, чтобы вести лекции и семинары оттуда. Студенты при этом переводятся в онлайн-режим: для них создают вебинары, чаты для обмена заданиями, папки для хранения учебных материалов, реестры и прочие отчетные документы.

Чтобы перевести учебный процесс в онлайн, абонентам «Киевстар» достаточно подключить пакет услуг «Office 365 для бизнес-клиентов».  Его преимущества:

  • Содержит лицензионные программы, которые позволяют наладить видеосвязь через приложение Teams для 250 участников одновременно с возможностью записи.
  • Открывает доступ к индивидуальному хранилищу SharePoint на 1 ТБ, где администраторы курсов и преподаватели смогут создать внутренний сайт курсов, публиковать актуальную информацию, а также хранить и обмениваться данными для лекций.

IT-разработчик «Everything Dev»

Компания с одним из офисов в Украине успешно работает на аутсорсе и выполняет заказы по всему миру. Несколько команд работают над разными проектами. Разработку давно перенесли в Azure. Некоторые сотрудники не привязаны к офису. Но есть специалисты, которые работают над проектами, затрагивающими чувствительные персональные данные пользователей. К ним клиент выставляет повышенные требования по безопасности. Каждые две недели у проектов компании проходят релизы новых версий. Для этого QA должны проводить разные виды тестирования, в том числе нагрузочное, для которого нужны повышенные ресурсы. Но благодаря использованию облака Azure это не составляет труда.

Задача

Обеспечить сотрудникам стабильный и быстрый доступ в интернет, гарантировать заказчикам соблюдение всех требований по безопасности и конфиденциальности.

Рекомендации эксперта

Если у компании есть острая необходимость размещать свои данные в пределах Украины, то речь идет о соответствии регуляторным требованиям и требованиям корпоративной информационной безопасности. Решение Azure Stack with Kyivstar позволяет пользоваться привычными службами глобальной Azure, но при этом данные клиента хранятся на территории Украины. То есть, IT-разработчик получает:

  • доступ к инструментам глобальной платформы Microsoft Azure и все ее преимущества;
  • мощности дата-центра;
  • телеком-возможности мобильного оператора «Киевстар».

Сотрудничество «Microsoft» и «Киевстар» обеспечивает высокий уровень надежности и конфиденциальности, который отвечает международным требованиям и нормам корпоративной информационной безопасности.

Креативное агентство «Я так вижу»

В агентстве работают около 30 человек. Команда очень активная, сплоченная и мотивированная, привыкшая к напряженному, часто ненормированному, графику работы. Бывает, сотрудники могут закончить презентацию дома, поработать на выходных, обсудить с коллегами идеи за ужином, в пробке по дороге домой или же целиком сменить формат работы на удаленный.

Команда в курсе современных технологий, для решения рабочих задач использует бесплатные сервисы типа Trello, для общения внутри коллектива, коммуникации с клиентом по срочным вопросам и координации — Telegram или Messenger. Для работы с документами агентство купило подписку на пакет Office 365, поскольку он легко масштабируется в случае роста потребностей сотрудников. Для создания креатива используют программы и сервисы, доступные онлайн. К офису привязаны в основном те, кому нужны дорогие профессиональные мониторы и мощная техника, то есть дизайнеры и работники видеопродакшена.

Задача

Перенести брейн-шторминг и всю коммуникацию в онлайн. Для этого нужен стабильный и быстрый мобильный интернет, так как фиксированный доступ к сети у многих сотрудников страдает. При этом в городе есть 4G-покрытие, мобильную связь обеспечивает сотрудникам компания.

Предоставить облачный доступ к рабочим ресурсам тем, кто занимается производством мультимедийного контента.

Найти для организации удаленной работы выгодное пакетное предложение с широким набором  возможностей и хорошей скидкой, ведь ресурсы у компании довольно ограниченные. К тому же кризис заставляет сокращаться расходы, ведь неясно, будут ли заказы завтра.

Рекомендации эксперта

Пакетные решения, закрывающие несколько операционных вопросов одним махом и в обычное время пользовались популярностью у малого и среднего бизнеса. «Киевстар» как раз концентрируется на том, чтобы клиенты получали необходимый спектр услуг сразу: начиная с голосовой связи и интернета, заканчивая облачными продуктами. При этом ряд услуг и сервисов уже входят в тарифные планы для бизнеса, что существенно экономит средства и время клиента.

Для решения задач креативного агентства «Я так вижу» мы рекомендуем пакет лицензионных программ Office 365. Доступ к нему уже включен в большинство тарифных планов для бизнеса Smart от «Киевстар».

Пакет Office 365 наполнен всем необходимым для бесперебойной удаленной работы.

  • Почтовый сервис Exchange с объемом почтового ящика от 50 ГБ доступен как с персонального компьютера, так и с мобильного устройства.
  • Коммуникационная площадка Teams — это полноценный конференц-сервис, где к видео-звонку можно одновременно подключить до 250 участников. У Teams богатый набор служб и опций для работы над проектами и решения командных задач. Также у площадки есть маркетплейс, где можно скачать Trello и много приложений других провайдеров.
  • Чтобы пользователи могли совместно работать над проектом или обрабатывать один и тот же файл одновременно, в пакете предусмотрены все необходимые программы и приложения: для редактуры текста, для работы с таблицами и создания презентаций.
  • Индивидуальное хранилище OneDrive с 1 ТБ на одного пользователя обеспечивает доступ к файлам и папкам, которыми можно делиться с коллегами, чтобы вносить правки и изменения в документы онлайн.

В заключение

Разным видам бизнеса удаленная работа бросает разные вызовы. При этом большинство решений не требуют заоблачных вложений и реализуемы на ограниченной технической базе компании и ее сотрудников. Кроме того, пакетные предложения и техническая поддержка специалистов «Киевстар» или других провайдеров позволяют сократить расходы и ускорить организацию удаленной работы.

icon
133