ЭДО: в чем преимущества и какие возможности для бизнеса

ЭДО: в чем преимущества и какие возможности для бизнеса, автор ЭДО: в чем преимущества и какие возможности для бизнеса | Kyivstar Business Hub, изображение №1
ЭДО: в чем преимущества и какие возможности для бизнеса
25 июня 2021
Бизнес решения

Электронный документооборот (ЭДО) — это эффективный инструмент для организации бизнес-процессов. Он упрощает взаимодействие с клиентами, поставщиками и механизмы работы внутри компании, ускоряет поиск, создание и обработку документов. Это далеко не все плюсы, которые ЭДО обеспечивает бизнесу. Итак, какую пользу приносит современным компаниям цифровой документооборот в целом и сервис Star.Docs от Киевстар в частности? 

Содержание

  1. Что такое электронный документооборот: краткий очерк
  2. Виды электронного документооборота
  3. Star.Docs от Киевстар — современный и функциональный сервис ЭДО
  4. Преимущества и возможности Star.Docs от Киевстар

Что такое электронный документооборот: краткий очерк

Диджитализация бизнес-процессов — мировой тренд, который продолжает набирать обороты. Все больше компаний внедряют современные технологии, ведь для развития бизнесу необходимо оперативно подстраиваться под новые условия и соответствовать требованиям клиентов.

Электронный документооборот, или ЭДО — это механизм работы с цифровыми документами, который реализует концепцию безбумажного делопроизводства. ЭДО — отличная альтернатива использованию бумажных носителей: электронный архив не будет занимать место в офисе, а работа с документами сократится до нескольких минут.

Документооборот в электронном виде не только удобный, но и выгодный: не нужно тратить деньги компании и время сотрудников на встречи и подписание договоров, ехать на такси в другой конец города, отправлять бумаги почтой или курьером.

ЭДО можно использовать как в небольших, так и в крупных компаниях, независимо от численности сотрудников и формы собственности. Обмениваться можно любыми документами:

  • договорами;
  • отчетными ведомостями;
  • приказами;
  • распоряжениями;
  • таблицами;
  • прейскурантами;
  • важными письмами;
  • заявлениями.

Для того чтобы документы получили юридическую значимость, необходимо наличие обязательных реквизитов и электронная подпись, выданная квалифицированным поставщиком электронных доверительных услуг в соответствии с Законом Украины «Об электронных доверительных услугах».

Как организовать электронный документооборот

Принято различать два вида электронного документооборота:

  • внутренний обмен, который происходит между отделами, командами или сотрудниками одной компании;
  • внешний — документооборот между партнерами, подрядчиками, контрагентами.

Чтобы организовать внутренний обмен, например, автоматизацию документооборота на предприятии, необходимо выбрать провайдера и сервис ЭДО. Далее нужно установить программное обеспечение на корпоративный сервер, рабочие компьютеры сотрудников или использовать облачную версию сервиса — все зависит от особенностей инфраструктуры компании. Также необходимо позаботиться о том, чтобы сотрудники, которые будут работать с документами, получили электронную подпись, необходимые уровни доступа и прошли обучение.

Для перехода на электронный документооборот с контрагентами, нужно договориться с компанией-партнером об использовании единого инструмента для создания и подписания документации.

Star.Docs от Киевстар — современный и функциональный сервис ЭДО

В 2018 году Киевстар запустил сервис электронного документооборота Star.Docs. Это современный сервис ЭДО, который позволяет заменить бумажные документы на электронные. Он создан в партнерстве с консорциумом Intecracy Group.

Ключевые особенности Star.Docs от Киевстар:

  • Быстрая подготовка, согласование, отправка и получение документов.
  • Возможность работать над документами удаленно, совместно с коллегами, комментировать и обсуждать их онлайн.
  • Файлы сохраняются в безопасном месте — в облачном хранилище или на цифровом носителе. Доступ к ним открыт 24/7.
  • Можно просматривать документы в режиме онлайн и подписывать с помощью КЭП в любое удобное время на разных устройствах, в том числе со смартфона или планшета на базе iOS и Android.

Работать со Star.Docs можно в облаке или установить сервис на физический или виртуальный сервер организации. Для мобильных устройств нужно загрузить специальное приложение в App Store или Google Play (в зависимости от ОС), установить его и авторизоваться.

Преимущества и возможности Star.Docs

Основные задачи, которые помогает решить цифровой документооборот:

  • Быстрый поиск и доступ к документам. Сотрудники будут тратить меньше времени на эти рутинные задачи.
  • Снижение финансовых затрат на документооборот. Исследование Gartner (США) показало, что использование бумаги в офисе обходится компаниям в 13–31 раз дороже, чем стоит сам материал. При переходе на ЭДО также исчезает необходимость делать распечатки, покупать почтовые марки, конверты, папки и регулярно оплачивать услуги доставки.
  • Хранение файлов в удобном месте — в облачном хранилище или на цифровом носителе.
  • Обмен документами длится несколько секунд: больше не нужно тратить время на дорогу и встречи для подписания договоров.
  • Сокращение временных затраты на обработку документации. Автоматизированное делопроизводство помогает оптимизировать ежедневные задачи, что в свою очередь повышает продуктивность сотрудников.
  • Организация единой платформы электронного документооборота для работы с документами. Это позволяет ускорить согласование документов и принятие решений.
  • Рациональное использование пространства в офисе. Цифровизация бумажных архивов позволяет освободить квадратные метры, занятые мебелью для хранения бумаг.
  • Безопасность и сохранность документов. Управление доступом, шифрование и создание резервных копий минимизирует риск утечки данных и утраты важных файлов.

Кроме всего перечисленного выше, переход на онлайн-работу с документами — это отличная экоинициатива, которая способствует улучшению имиджа компании. Бумажный документооборот наносит значительный ущерб окружающей среде: согласно данным Statista, ежегодно в мире потребляют около 420 тонн бумаги. Для производства 1 кг бумаги нужно 2–3 кг древесины, не говоря уже об использовании больших объемов воды, электроэнергии и других ресурсов. Также массово потребляются сопутствующие расходники: краски для принтеров, картриджи, ручки и другие канцелярские принадлежности.

Итак, внедрение сервиса электронного документооборота дает возможность повысить эффективность сотрудников, уменьшить время работы с документацией, сократить расходы на печать, логистику и содержание архива, минимизировать количество потребляемой бумаги и позаботится об экологии.

Хотите узнать больше о подключении Star.Docs или актуальных тарифах? Оставьте заявку на сайте или напишите на почту Star.Docs@kyivstar.net.