Работа удаленно и в офисе — гибридный формат рабочего режима

Работа удаленно и в офисе — гибридный формат рабочего режима | Kyivstar Business Hub изображение №1
17 августа 2021
Тренды и аналитика

Новая жизнь офиса: компании переходит на гибридный формат работы

Сохранит ли бизнес «удаленку» после окончания пандемии? Будет ли доступен удаленный режим работы? Исследования показывают, что большинство сотрудников привыкли к дистанционной работе и уже не хотят возвращаться в привычный офисный режим. Люди готовы даже увольняться и искать другое место для работы, чтобы сохранить свободу передвижения. К этой новой реальности компании адаптировались и предложили «гибридную модель», которая объединяет удаленную работу и в офисе.

Как работает дистанционный и офисный режимы в мире и Украине? Какие компании уже внедрили у себя новый гибридный формат офиса? Какие технологии использует бизнес, чтобы быть гибким? Обо всем этом читайте в материале Kyivstar Business Hub.

Гибридный формат работы — новая нормальность для бизнеса

С начала 2021 года страны активно вакцинируют своих граждан против коронавируса. На этом фоне шаг за шагом начала оживать и офисная жизнь бизнеса. Накануне очередного ослабления карантина, международная компания Ernst & Young опросила 16 тысяч сотрудников различных индустрий в 16 странах, хотят ли они отказаться от работы удаленно и вернуться в офис.

Результаты были такие:

  • 9 из 10 опрошенных хотят гибкого графика работы;
  • 54% респондентов могут уволиться после пандемии, если они не смогут сами выбирать, где и когда работать;
  • 2-3 дня в неделю люди в среднем хотят работать удаленно;
  • 33% опрошенных хотят сократить свою рабочую неделю;
  • 67% считают, что их продуктивность можно измерить независимо от места для работы.

В ответ на такие настроения в мире в 2021 году появился новый бизнес-тренд — «гибридный офис». Опрос Gartner показал, что 82% компаний планируют разрешить сотрудникам работать удаленно и после окончания пандемии.

Гибридный формат труда — это модель организации работы, при которой сотрудники часть своего времени проводят в офисе компании, а часть — дистанционно. Такой формат позволяет совместить плюсы от обеих моделей: общайтесь с коллегами 2-3 дня в неделю на работе, а остальное время работайте из дома. Для людей это удобно: не нужно терять время в дороге, тратить деньги на еду в ресторанах и кафе, а также пропускать доставку домой из интернет-магазина. В то же время человек не будет чувствовать изолированности и регулярно будет видеться с командой офлайн.

Как совместить удаленный и офисный режим работы:

  1. Компания устанавливает определенные дни, когда сотрудники должны работать в офисе. Так, руководитель составляет график, когда те или иные команды будут посещать офис и совместно работать.
  2. Сотрудник сам согласовывает со своим руководителем взаимоприемлемый график работы в офисе.

Как компании внедряют гибридный офис

Во время пандемии компании вынужденно сокращали свои бюджеты: работа велась дистанционно, поэтому пустой офис был для бизнеса дорогим и ненужным. Так, по подсчетам международного агентства по управлению недвижимостью CBRE, только американский рынок аренды упал в 2020 году на 36%. Новые реалии показывают, что ситуация не изменится: бизнесу уже не нужно арендовать громоздкие помещения для своих сотрудников благодаря гибридной модели работы.

Подход к организации пространства уже изменило британское маркетинговое агентство Adtrak. В начале 2020 года в компании было 120 рабочих мест, а сейчас их — 70, хотя в штате работает 100 человек. Как и многие другие, Adtrak внедрила у себя гибридную модель работы: сотрудники должны приходить в офис только раз в неделю в один день со всей своей командой. Если совещания нет, они могут работать дома.

«Мы пытаемся переосмыслить само явление «офиса», потому что раньше люди шли туда, чтобы работать. Теперь мы это изменили и запустили принцип: «Я сегодня иду в офис, чтобы общаться с командой». Этот день в офисе мы стараемся использовать для работы над общими проектами, личных бесед с коллегами и для настоящего восстановления корпоративной культуры, которой нам так не хватало на удаленной работе», — говорит Джеймс О’Флаэрти, директор по бизнес-операцям Adtrak.

Еще дальше пошел большой бизнес. Консалтинговая компания Deloitte в Амстердаме предлагает только тысячу рабочих мест для почти 2,5 тысяч сотрудников. В Deloitte сказали «до свидания» личным кабинетам, и «привет» — рабочим местам по расписанию. Это стало возможно благодаря гибкому формату работы в офисе и системе бронирования под названием «hot desk» или «горячий стол». Работает это так: в помещении компании есть ограниченное количество столов. Сотрудник, который хочет прийти в офис, заранее бронирует себе место через приложение или веб-сайт. Для желающих фирма предоставляет персональные шкафы, чтобы они могли оставить там свои вещи.

Гибридный формат работы и «hot desk» ввела в своем лондонском офисе и компания по изготовлению игрушек LEGO. Они создали гибкие рабочие зоны, в частности, кабинки для работы и комнаты для сна. Похожая политика действует и в банке Citigroup. Здесь работникам каждый день дают выбрать, где сидеть, а личного кабинета нет даже у генерального директора. Такой подход позволяет более демократично распределять места в офисе, невзирая на должности сотрудников.

Пример организации гибридного офиса в Украине: опыт Киевстар

От классических рабочих мест в Украине уже отказался крупнейший мобильный оператор страны Киевстар. На период пандемии компания максимально перевела своих работников на дистанционный формат работы. Весной 2021 году Киевстар опросил своих сотрудников, хотят ли они вернуться к обычной работе в офисе, и обнаружил, что:

  • 63% опрошенных проголосовали за гибкий формат;
  • 24% — за полностью удаленный режим работы;
  • 13% — хотят работать исключительно в офисе.

Это внутреннее исследование показало, что люди не готовы вернуться к прежнему формату работу и в Украине. Поэтому отвечая вызовам времени, Киевстар позволил сотрудникам выбрать самостоятельно наиболее удобный для них формат работы: удаленный, гибридный или офисный. И более 70% опрошенных выбрали вариант, в котором сами решают, когда и где будут работать.

Такая трансформация в компании, где работает более 4 тысяч человек, стала возможной только благодаря технологиям. Киевстар с помощью облачных сервисов, защищенных каналов связи, решений по киберзащите и пакету офисных программ смог организовать комфортную и безопасную удаленную работу своих команд.

Какие технологии нужны бизнесу для гибкой работы

Только благодаря инновациям компании в разных частях мира смогли пережить тяжелые времена пандемии, а сейчас — благодаря им внедряют гибридный формат работы. Большинство современных технологий, которые необходимы для гибкости и стабильности бизнеса, Киевстар испытал на себе и объединил в комплекс сервисов под названием «Офис там, где вы». Здесь объединены облачные сервисы, которые помогут команде работать где угодно и с любых гаджетов: смартфонов, планшетов и ноутбуков. Решение подойдет компаниям всех индустрий и любых масштабов.

«Офис там, где вы» включает в себя сервисы, которые помогают бизнесу:

  • организовать удаленную работу команды;
  • поддерживать контакт с клиентами с помощью Виртуальной мобильной АТС;
  • организовать электронный документооборот;
  • настроить эффективную рекламу;
  • искать новых клиентов благодаря Big Data-технологиям;
  • безопасно разворачивать рабочее место в облаке.

Работайте удаленно вместе с Microsoft Office 365

Гибридный формат работы невозможен без качественной организации дистанционной работы ваших сотрудников. Удобно и эффективно работать онлайн можно благодаря пакету лицензионных облачных сервисов и офисных программ Microsoft 365. Его легко настроить под индивидуальные задачи каждого бизнеса.

В Office 365 входят:

  • сервис электронной почты бизнес-уровня Exchange;
  • Microsoft Outlook;
  • офисные приложения Microsoft Word, Excel и PowerPoint;
  • платформа для создания корпоративного портала SharePoint;
  • 1 ТБ облачного хранилища OneDrive;
  • сервис для организации видеоконференций, групповых голосовых звонков и чатов Microsoft Teams.

Преимущество онлайн-сервисов Office 365 в том, что они всегда под рукой — в офисе, дома, в кафе или путешествии. Рабочие файлы автоматически синхронизируются на устройстве, которое подключено к сети, а потому вы можете свободно переключаться с ноутбука на смартфон и продолжать редактировать документ.

Благодаря программам Office 365 легко делегируйте задачи, работайте совместно над проектам и проводите совещания через Teams. В частности, чтобы управлять бизнес-процессами, используйте StarTeams, объединяя фиксированную телефонию, сервисы MS Office 365 и Виртуальную мобильную АТС.

В один клик подписывайте документы благодаря Star.Docs

За считанные минуты обменивайтесь договорами с контрагентами и подписывайте внешние и внутренние документы вместе со Star.Docs. Это современный сервис электронного документооборота, который позволяет заменить бумажные документы на более удобные электронные. Киевстар создал его совместно с Intecracy Deals на основе концепции безбумажного делопроизводства и уже много лет сам успешно пользуется системой.

Сервис Star.Docs от Киевстар имеет следующие преимущества:

  • Экономия времени. Владельцам бизнеса и руководителям направлений больше не нужно спешить в другой конец города, чтобы срочно подписать документ или обменяться файлами. Любой документ доступен 24/7 в ноутбуке, планшете или телефоне. Ознакомьтесь с ним и подпишите в один клик.
  • Уменьшение затрат. С электронными документами бизнес не тратит средства на бумагу, печать и логистику. Это особенно ощутимо для крупных компаний, где только на бумагу ежегодно тратят несколько миллионов гривен.
  • Большая продуктивность. Электронные сделки с контрагентами заключаются в течение 1-2 дней вместо 2-х недель в бумажном формате. Е-документы можно согласовать и подписать мгновенно, обмениваясь файлами за несколько секунд.
  • Дистанционная работа. Благодаря ЭДО компании по всему миру легко организовали работу своего офиса во время карантина. В частности, вы можете удаленно отслеживать статус документов и устанавливать дедлайны.

Оставайтесь на связи с партнерами и клиентами

Быстро реагировать на запросы клиентов и поддерживать качественную коммуникацию с партнерами и сотрудниками поможет Виртуальная мобильная АТС. Это умная телефония без привязки к офису, которая позволяет бизнесу продавать больше, обслуживать лучше и контролировать расходы на связь.

Подключите все мобильные и стационарные номера в единую корпоративную сеть и интегрируйте Виртуальную мобильную АТС с вашей CRM-системой. Так ваши работники будут принимать и обрабатывать звонки как в офисе, так и за его пределами, имея под рукой всю история общения с клиентом.

Благодаря Виртуальной мобильной АТС вы также сможете:

  • автоматически распределять входящие вызовы;
  • осуществлять множество одновременных звонков;
  • вести статистику и запись разговоров;
  • переадресовывать входящие вызовы без разъединения связи.

Также позаботьтесь, чтобы ваши клиенты всегда могли к вам дозвониться. Для этого подключите единый многоканальный номер 0-800, который можно заказать в Киевстар. Абонент любого оператора мобильной связи или стационарного телефона сможет с вами связаться бесплатно: вызов оплачивает не он, а получатель звонка.

Экономить на внутренней коммуникации с командой и обеспечить бесперебойную связь позволят выгодные корпоративные тарифы от Киевстар.

Находите новых клиентов с Business Data Solution

Интеллектуальная платформа Business Data Solution поможет вам самостоятельно провести промокампанию. Вы можете создать SMS-рассылку на свою базу контактов: определите аудиторию, исключите нежелательные номера и установите время отправки. Или же запустите рассылку на базу абонентов Киевстар, которые заранее согласились на получение рекламных сообщений. Для этого воспользуйтесь инструментами на основе Big Data-фильтров для поиска новых клиентов, которые отвечают нужным характеристикам. Среди таковых может быть пол, возраст, место жительства, модель телефона потенциального клиента и тому подобное. Это позволяет увеличить конверсию от рассылки, сделать ее более точной и эффективно использовать рекламный бюджет.

Организуйте рабочее место в облаке

Полноценный персональный рабочий стол в облаке можно развернуть благодаря комплексу программного обеспечения DaaS или Desktop as a Service — «рабочий стол как услуга». В отличие от обычного рабочего стола, в DaaS все мощности и необходимые сервисы находятся не на физическом оборудовании, а предоставляются клиенту в виртуальном виде на базе удаленных серверов.

Для каждой компании или конкретного сотрудника разворачивается свой виртуальный рабочий стол с набором тех программ и инструментов, которые необходимы для решения задач и налаживания бизнес-процессов. Пользователь получает доступ к своему облачному рабочему месту через интернет с любого устройства: со стационарного компьютера, ноутбука, планшета и даже смартфона.

Действительно быстро развернуть и при необходимости масштабировать бизнес поможет облачная платформа Microsoft Azure. Она позволяет размещать и обрабатывать данные в 100 надежно защищенных дата-центрах в более чем 60 регионах мира. С помощью Azure вы можете легко администрировать все облачные службы: веб-приложения, базы данных, образы продуктов, виртуальные сети, хранилища и отдельные проекты. В Украине предприниматели могут воспользоваться всем функционалом Azure благодаря глобальному партнеру Microsoft — компании Киевстар.

Гибкая работа для любого бизнеса

Новейшие технологии позволяют легко организовать гибридный офис для сотрудников компаний из разных индустрий и любого масштаба. Это может быть бизнес в сфере IT, финансов, образования, розничной торговли, банков, государственных учреждений.

Важно, что такие изменения не только помогут адаптироваться к будущим кризисам и тенденциям, но и позволят улучшить бизнес-процессы компании и увеличить прибыль. Все это возможно благодаря проверенному комплексу технологических решений «Офис там, где вы» от Киевстар.