Гибридный офис — новая реальность бизнеса

Гибридный офис — новая реальность бизнеса, автор Киевстар | Kyivstar Business Hub, изображение №1
Киевстар
14 сентября 2021
Тренды и аналитика

Основной капитал любой компании — команда из опытных сотрудников и авантюрных сердец. Чтобы стать владельцем такого коллектива, нужно постоянно думать о мотивации работников, идти в ногу со временем и задействовать по максимуму прогрессивные технологии.

 

Covid-19 навсегда перевернул мир. И дал бизнесу новое понятие — «гибридный офис». Работодатели поняли, что удаленный формат сотрудничества, опробованный в локдаун, для некоторых отделов можно сделать постоянным, тем самым экономя на аренде офисных помещений и предоставляя возможность сотруднику создавать для себя наиболее комфортные условия. В результате появилось больше специалистов, которые выполняли свои задачи прямо у себя на даче или за любимым письменным столом.

Как же организован рабочий процесс в гибридном формате и вернутся ли компании к привычному офису? Будем разбираться с этим дальше.

Гибридный офис — новая реальность бизнеса, автор Киевстар | Kyivstar Business Hub, изображение №2

Почему офис стал гибридным?

Весь мир активно экспериментирует с подходами к работе. При этом сотрудники компаний по всему миру разделились на два лагеря:

  • одни запаслись дезинфекторами и с удовольствием после локдауна вернулись к офисной жизни;
  • другие не готовы уйти от дистанционного режима и активно показывают, что и на удаленке могут оставаться эффективными.

Современное поколение не готово жертвовать большей частью своей жизни на просиживание в офисе, поэтому гибкий формат и возможность работать там, где удобно без ущерба для KPI и личной свободы — осознанный выбор большинства работников.

Дэн Шаубел занимает должность директора по исследованиям в Future Workplace. Он указывает, что гибридный формат стал точкой пересечения структурированности и коммуникативности, присущими офисной работе, с независимостью и гибкостью удаленки. При этом Николас Блум, профессор экономики в Стэнфордском университете, утверждает, что нужно давать возможность специалистам работать из дома минимум 2 раза в неделю.

Slack провели исследования, по результатам которого можно сделать такой вывод: 11,6% сотрудников компаний хотят вернуться к прежней офисной работе, 72,2% выбирают возможность работать гибридно, т. е. совмещая офисный и удаленный режимы. Эти данные обнародовали World Economic Forum.

Гибкость в работе — преимущество современного бизнеса. Работайте там, где вам удобно, тогда, когда удобно, и так, как удобно именно вам, благодаря комплексу сервисов для гибкой работы команд Офис там, где вы — рекомендует Киевстар Бизнес.

Microsoft Teams и Outlook поделились статистическими данными. Они показали, что сотрудникам, которые долго работали только удаленно, не хватает общения. И справиться с дефицитом коммуникаций может помочь как раз работа в гибридном формате.

Есть ли положительный опыт у мировых компаний?

Гибридный офис — новая реальность бизнеса, автор Киевстар | Kyivstar Business Hub, изображение №3

Безусловно, тренд гибридного офиса затронул компании по всему миру:

  • Google заявляет, что более половины работников не хотят возвращаться к исключительно офисному режиму, предпочитая иногда работать из дома.
  • В Microsoft решили, что после получения разрешения от руководства, смогут работать менее 50% сотрудников.
  • Sodexo разделила работников на две группы, каждая из которых по очереди работает в офисе. Так компания смогла объединить преимущества обоих форматов, позаботившись в то же время о безопасности работы, адаптации персонала и контроле за выполнением задач.

Гибридная модель работы становится нормой и сегодня ее выбирает большинство компаний.

Опыт украинского рынка

Украина не стала исключением и тоже адаптирует работу бизнеса под новую реальность. Например, по результатам внутреннего исследования, в Киевстар 78% сотрудников отдают предпочтение возможности работать то в офисе, то из дома и лишь 5% совсем не хотят работать удаленно. Поэтому компания разработала гибридную модель, которая сможет быть внедрена после окончания карантина. Новый формат работы предполагает 4 режима посещения офиса:

  • работа только в офисе;
  • работа на удаленных объектах (базовых станциях, точках продаж) с возможностью 1-2 дня в неделю выполнять офисную работу из дома;
  • работа большей частью в офисе и реже — дома;
  • преимущественно удаленный режим работы.

«Режим работы определяется в зависимости от функциональных обязанностей и предусматривает гибкие условия офисной и удаленной работы», — говорит руководитель департамента по привлечению и развитию талантов Киевстар Светлана Кончанина.

Безусловно, для гибридной модели важно правильно организовать все процессы, чтобы все могли работать удобно и эффективно. Чтобы это обеспечить, Киевстар использует для совместной работы команд над общими задачами Microsoft 365, встречи проходят в Teams. Обмен документами с клиентами и контрагентами происходит в электронном виде. Эти инструменты позволяют команде Киевстар уже много месяцев подряд работать, не снижая эффективности и поддерживая хороший уровень коммуникации. Поэтому компания, опираясь на свой опыт, уверенно рекомендует их, а также гибридный подход к работе и своим бизнес-клиентам.

Что поможет правильно организовать гибридный формат работы?

Гибридный офис — новая реальность бизнеса, автор Киевстар | Kyivstar Business Hub, изображение №4

Главное преимущество этой бизнес-модели состоит в том, что у сотрудников больше нет ограничений, откуда им работать. Возможно, у кого-то повышается продуктивность, если решать задачи в полной тишине или работать на свежем воздухе.

Гибридная работа становится все более популярной, тем более что специфика многих профессий позволяет ее реализовать без потери эффективности для бизнеса. Главное — правильно организовать доступ к рабочим процессам и коммуникацию. И тогда можно даже продлить поездку на море на несколько дней, закончив отпуск режимом workation — совместить приятное с полезным.

А чтобы гибридный формат позволил выполнять рабочие задачи в полном объеме, Киевстар предлагает несколько эффективных решений.

Электронный документооборот

Зачастую офисы используют много бумажных документов, однако современные реалии доказывают, что куда эффективней и выгоднее использовать электронный документооборот и обмениваться документами онлайн.

Для такого эффективного электронного документооборота Киевстар предлагает специальный сервис — Star.Docs:

  • доступ к документам в любое удобное время и из любой точки, где есть подключение к интернету;
  • работа с любого устройства — сервис позволяет работать даже с мобильного телефона, используя приложение;
  • сохранение природных ресурсов за счет меньшего использования бумаги и материалов для печати документов в работе компании.

Это существенно ускоряет согласование и подписание документов, а также сокращает расходы на их оформление, пересылку и хранение.

Качественная связь с подразделениями и клиентами

Для эффективной работы из дома важно обеспечить сотрудникам хорошую связь с коллегами, партнерами и клиентами. Для этого лучшего всего подходит Виртуальная мобильная АТС:

  • организация удаленного колл-центра или полноценного отдела продаж за 15 минут;
  • без затрат на аренду или покупку специального оборудования;
  • объединение мобильных и фиксированных номеров компании в одну корпоративную сеть;
  • настройка автоматического распределения звонков по прописанным сценариям: по специфике вопросов, на свободных менеджеров и т. д.;
  • возможность подключить функцию записи разговоров для контроля качества обслуживания клиентов и решения спорных вопросов.

Техническое обслуживание — на стороне «Киевстар». Управлять всеми настройками можно тоже удаленно — через веб-интерфейс платформы.

Командная работа над проектами

Не утратить слаженность и эффективность работы команды помогают облачные сервисы Microsoft 365. Они позволяют совместно работать над проектами и документами, обмениваться файлами, иметь доступ к рабочим задачам и проводить совещания даже на большом расстоянии друг от друга. Одно из ключевых преимуществ Microsoft 365 — вы можете онлайн пользоваться всеми приложениями и решениями обычного Office 365 и быть уверенными, что все ваши данные защищены. С Microsoft 365 возможно обеспечить защиту ваших корпоративных данных, защиту рабочих устройств, управлять доступом к корпоративным данным, защититься от киберугроз и многое другое.

Бесперебойное функционирование IT-систем

Любой бизнес может перейти в онлайн, если перенести IT-инфраструктуру в облако. Например, разместить сервера в Дата-центре и предоставить сотрудникам доступ к различным инструментам облачной платформы Microsoft Azure, которые позволяют анализировать большие объемы данных, разрабатывать программные продукты, мобильные приложения и пр.

Безопасность данных

Информационная безопасность остается с высоким приоритетом для внимания и при удаленном формате работы. Необходимо защитить информацию, которая передается через интернет-каналы между сотрудниками, работающими из дома, обеспечить защиту от киберугроз. Для этого Киевстар предлагает подключить корпоративную сеть VPN.

Общение с клиентами

Гибридный или даже полностью удаленный формат компании — не повод терять клиентов. Сберечь контакт с ними, информировать об изменениях в режиме работы точек обслуживания и магазинов, делать интересные и даже персонализированные предложения помогают таргетированные SMS-рассылки. Они становятся удобным инструментом для тех, кто хочет улучшить эффективность промо-кампаний и даже снизить расходы на них, что особенно актуально, когда компании вынуждены искать решения для оптимизации затрат.

Законы эффективной дистанционки

Работа из офиса сегодня перестала быть залогом эффективной работы. Диджитализация всего, что находится вокруг нас, открывает новые возможности — позволяет жить и работать более удобно, быстрее и в большем разнообразии получать информацию, выбирать то, что больше подходит именно вам, а не ориентироваться на общепринятые правила, которые со временем устаревают.

И поскольку тренд на гибридный формат работы сотрудников набирает обороты, важно обращать внимание на некоторые детали:

  • есть доля работников, которая эффективней справляется с задачами в условиях офиса, так как даже удаленка на несколько дней подходит не всем;
  • также есть и те, кому удаленный формат позволяет раскрыться больше офисного — определенные «рамки» офиса и постоянное отвлечение от задач из-за работы в гудящем, как улей опен-спейсе, снижают эффективность таких людей;
  • не забывайте про корпоративную культуру, фокусируйтесь на том, чтобы доносить до удаленной команды ценностные ориентиры компании, ее стратегические цели и планы;
  • важно поддерживать общение внутри коллектива, приглашать коллег на офлайн-встречи или организовывать собрания в онлайне;
  • большое значение имеет контроль процессов и тайм-менеджмент — удаленка не должна снижать включенность сотрудников в решение задач;
  • уделяйте внимание отдыху команды не меньше, чем выполняемой ею работе — сотрудники могут брать на себя слишком много и быстро оказаться в точке выгорания.

Качественная организация всех этапов удаленного/гибридного формата позволяет улучшить KPI каждого сотрудника и в целом добиться сверхрезультатов в компании.

Как видите, Covid-19 оставил свой след в организации бизнес-процессов. Также он стал стимулом для многих компаний измениться — заменить устаревшие процессы более современными, перейти на инновационные инструменты для работы сотрудников. Уже очевидно то, что гибридная модель останется с нами и после снятия всех карантинных ограничений. Поэтому не стоит бояться изменений, ведь они способны изменить жизнь вашей компании к лучшему.

Ловите свою волну вместе с подборкой сервисов от Киевстар Бизнес «Офис там, где вы» — с ними ваша команда всегда сможет работать так, как для компании удобнее всего: в офисе, дома или на берегу океана.