Как перевести бумажный документооборот компании в электронную форму?
Большой международный бизнес — это тысячи документов, которые нужно создавать, подписывать и определенное время хранить в архиве. Можно ли оптимизировать этот процесс так, чтобы улучшить эффективность бизнеса и сэкономить время сотрудников?
Украинская компания Nemiroff известна далеко за пределами нашей страны и ведет бизнес в десятках других государств. Все это связано большими затратами ресурсов на документооборот. Упростить и ускорить работу с документами компании помог сервис Mobile ID от «Киевстар». Эта технология дает возможность подписывать документы онлайн, а также подтверждать личность и получать услуги удаленно благодаря электронному ключу на SIM-карте смартфона или кнопочного телефона.
В конце 2018 года «Киевстар» первыми развернули в Украине свою платформу для внедрения Mobile ID. Сервис включает персональную квалифицированную цифровую подпись (КЭП) и средство для электронной идентификации, которое устанавливают на специальные SIM-карты.
Запрос: работать проще, быстрее и эффективнее
Много сотрудников Nemiroff регулярно ездят в заграничные командировки, что усложняет оформление и подписание документов согласно принятым стандартам. Сервис Mobile ID помог людям получать доступ к нужным файлам в любой точке мира. Теперь поставить подпись — дело нескольких минут, независимо от того, где находится сотрудник. Это значительно ускоряет рабочие процессы и повышает эффективность бизнеса.
Главная цель внедрения Mobile ID — сократить время обработки документов и улучшить мобильность работников компании. Подписать электронный документ можно онлайн без привязки к офису и временным ограничениям. Кроме того, электронные документы, подписанные с помощью Mobile ID, имеют такую же юридическую силу, как и бумажный эквивалент.
Как быстро внедрили Mobile ID?
В Nemiroff увидели в сервисе Mobile ID прогрессивное решение, которое дает возможность упростить ведение бизнеса. Дополнительным бонусом стало то, что услуга уже была включена в корпоративный тарифный план мобильной связи компании, поэтому доплачивать за Mobile ID не пришлось.
В апреле 2019 года компания приняла решение внедрить сервис и начала подготавливать свою инфраструктуру к переходу. Уже в начале лета инструмент тестировали по выбранным направлениям. Чтобы запустить сервис, платформу Mobile ID интегрировали с системой внутреннего документооборота Nemiroff, обеспечивая безопасное и защищенное соединение двух систем.
В оговоренные сроки сотрудники «Киевстар» со специальным оборудованием провели в офисе Nemiroff необходимые работы:
- подключили услуги Mobile ID;
- сделали идентификацию и аутентификацию заявителей;
- установили сертификаты открытых ключей (КЭП) на специальные SIM-карты сотрудников.
Техническая интеграция внутренней системы электронного документооборота Nemiroff и платформы Mobile ID прошла согласно графику и без осложнений. Вначале работоспособность системы испытали в тестовой среде, а после успешного завершения, подключили к продуктивной среде. Чтобы обеспечить плодотворное сотрудничество, технические специалисты со стороны «Киевстар» работали в тесном взаимодействии с командой Nemiroff.
Слаженная работа в единой связке
«Киевстар» выделили для Nemiroff отдельную группу работников, которые обеспечивают корректную работу сервиса Mobile ID. Это специалисты в сферах развития и поддержки корпоративного бизнеса, а также технического обслуживания и поддержки. Для коммуникации используется электронная почта, телефонная связь или мессенджеры — то, что удобно клиенту.
Кроме того, сотрудничество укрепляет открытость «Киевстар» к новым идеям. На регулярных встречах и созвонах эксперты провайдера обсуждают с руководством Nemiroff новые решения, инструменты и другие конвергентные услуги, которые могут быть полезными для бизнеса Nemiroff.
Какие результаты?
Внедрение Mobile ID проходит в два этапа:
- Перевод в электронный формат внутреннего документооборота Nemiroff.
- Цифровизация внешнего документооборота компании.
Летом 2019 года в рамках первого этапа электронную подпись получили руководители департаментов, которым чаще всего приходится подписывать разные документы. После них Mobile ID начали подключать остальным сотрудникам Nemiroff. Одновременно с массовым внедрением начали переводить в электронную форму внешний документооборот бизнеса.
Nemiroff работает с Mobile ID немногим больше года, но уже заметен позитивный эффект от использования сервиса. К примеру, уже 90% внутренних приказов о командировках или отпусках работников подписывают и хранят в электронном виде. Также в компании успешно протестировали применение Mobile ID, чтобы подписывать табели учета рабочего времени. И совсем скоро все внутренние документы, формирующиеся вне учетной системы Nemiroff, доработают и переведут в электронный формат.
Планы и перспективы
В ближайшем будущем компания Nemiroff планирует перевести в электронную форму до 90% внутренних и внешних документов, которые согласно правилам должны храниться до 10 лет. Параллельно с этим собираются повсеместно применять Mobile ID для авторизации пользователей в системах электронного документооборота, а также для визирования и подписи документов с помощью КЭП. Кроме того, инструмент планируют использовать для работы сотрудников в личном онлайн-кабинете, который интегрируют в корпоративную учетную систему.
В дальнейших перспективах бизнеса — перевод внешнего документооборота с партнерами и контрагентами в электронный формат.
Руководство и сотрудники Nemiroff по достоинству оценили преимущества Mobile ID от «Киевстар». Внедрение сервиса дало возможность улучшить мобильность штата компании, сократить время работы с документами и количество потребляемой бумаги, уменьшить расходы на печать и содержание архива документов. Последнее не только помогает сэкономить материальные ресурсы, но также способствует ответственному потреблению и вдумчивому отношению к экологии.
