Paperless для бизнеса: 5 мифов об электронном документообороте в Украине

Paperless для бизнеса: 5 мифов об электронном документообороте в Украине | Kyivstar Business Hub изображение №1
27 июля 2021
Тренды и аналитика

До пандемии коронавируса частный бизнес обменивался электронными документами в основном с налоговой. В 2020 году ситуация кардинально изменилась: оказавшись замкнутыми дома, руководители компаний вынуждено открыли для себя много цифровых решений. Но есть ли чего им бояться в е-документообороте? Как Украина отказывается от бумаги, читайте в материале Kyivstar Business Hub.

Эра е-документов в Украине

Электронный обмен данными, цифровая подпись, электронные сделки — эти понятия далеко не дети пандемии 2020 года. Эту сферу начали регулировать в правовом поле еще в конце прошлого века. Так, в 1999 году Европарламент и Совет Европы уже признавали юридическую силу электронных документов и активно способствовали распространению практики.

В Украине волна цифровизации накрывает все процессы прямо сейчас. Если раньше государственные институты тонули в бумаге, то к 2024 году в цифровое пространство отправятся все справки и услуги. Так, 30 марта 2021 украинские электронные паспорта Верховная Рада официально приравняла к обычным. 10 июня начал действовать закон о постепенном переходе к электронным трудовым книжкам, а уже с осени украинцы будут получать е-больничные. Представьте, сейчас только в медицинской сфере государство печатает в течение года около 4 миллионов официальных бланков листков нетрудоспособности. Все это скоро останется в истории.

Переход бизнеса в «цифру»

Электронный документооборот уже использует и украинский бизнес. Речь здесь не только о небольших компаниях, а и о предприятиях-гигантах, как, например, «Укртрансгаз», «Нафтогаз Украины», «Укртранснефть». Последнее начало отказываться от бумаги в 2018 году. Тогда в «Укртранснефти» посчитали, сколько денег, времени и ресурсов они тратят на документы и ужаснулись.

«Укртранснефть» заключала около 2 тысяч сделок в год. Каждая из них состояла в среднем из десятка страниц и печаталась в 10 экземплярах. Всего за год — более чем 200 000 страниц. Или — 400 пачек бумаги формата А4. Или — 24 дерева. К тому же, чтобы заключить договор с контрагентом из другого города, сотрудники тратили больше недели. Решение не заставило себя ждать: компания начала внедрять электронный документооборот.

Все отчеты, акты и другие внутренние документы «Укртранснефть» постепенно перевела в электронный формат. Для внешнего документооборота компания выбрала для себя платформу Star.Docs от Киевстар. Интересно, что больше всего времени и сил потратили не на технические сложности, а на психологическую адаптацию людей к новому формату работы. В компании работает более 4000 сотрудников. Те, кто всю жизнь подписывали документы ручкой и держали их в руках, не сразу восприняли изменения. Впрочем, вскоре и они убедились: электронные документы — это быстро, надежно и безопасно. А чтобы научить персонал работать в системе, понадобилось всего два дня.

Что тормозит бизнес на пути к е-документам

Электронный документооборот (или ЭДО) имеет очевидные преимущества и является обычной практикой в ​​мире. При этом многие компании в Украине до сих пор боятся попрощаться с бумагой. Разрушим основные мифы об е-документах.

МИФ 1. Е-документы имеют меньшую юридическую силу

Нет, электронные и бумажные документы ничем не отличаются. Еще в 2003 году в Украине произошло знаковое событие: Верховная Рада приняла закон «Об электронных документах и ​​электронном документообороте». Также дополнительно создали множество правовых актов, которые регулируют е-документооборот и отношения бизнеса с налоговой. В том числе, постановлением Кабинета Министров от 17 января 2018 правительство зафиксировало формат ЭДО для государственных учреждений.

О равнозначности обеих форм документов говорит и письмо от ГФС Украины 2017 года: «Электронный документ, составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства и содержащий все необходимые реквизиты, имеет такую ​​же юридическую силу, как и документ, составленный в бумажном виде».

МИФ 2. Налоговая и другие контролирующие органы требуют бумаги

Такого требования официально не существует. Инспекторам, которые пришли к вам в компанию, можно подать документы для проверки в электронной форме. Вас могут попросить напечатать необходимые копии и дополнительно завизировать их. Впрочем, подчеркнем, что ни один закон или нормативный акт не обязывает вас отдавать на проверку именно бумажные документы.

МИФ 3. Электронные документы плохо защищены

Как легко бумагу можно испортить кофе, помять или потерять? А насколько надежно перевозить важные бумаги по городу или отправлять по почте? Таких проблем с электронными документами не бывает. Они хранятся в облачных хранилищах и направляются защищенными каналами связи. Именно поэтому е-документ невозможно потерять, заменить «задним числом» или случайно уничтожить.

Также нет причин бояться подделки электронных документов: контракты визируются только действительными сертификатами квалифицированной электронной подписи (КЭП). Проверить, настоящий ли документ, можно в любое время на сайте Центрального удостоверяющего органа Министерства юстиции.

МИФ 4. Переходить на е-документы — долго и дорого

Да, в диджитализацию компании нужно инвестировать время и деньги. Но в результате бизнес выигрывает благодаря оптимизации процессов, большей эффективности сотрудников, быстрой коммуникации с клиентами. Крупное предприятие всегда сочетается с бюрократией. А масса документов — это организация хранилища, дополнительный персонал, расходы на бумагу и принтеры. Если двигаться в будущее, то без е-документов дорога будет еще дороже и длиннее.

МИФ 5. Е-документы не нужны малому или среднему бизнесу

Наоборот. Малые и средние предприниматели тратят меньше усилий на переход, а получают максимум результата. Лучше изначально строить современные процессы в компании, чем вынужденно переходить на новый формат со временем. Пусть все документы будут у вас под рукой уже сейчас, заключайте контракты всего за несколько минут. Преимущества электронного документооборота только способствуют развитию бизнеса.

Как перейти на электронный документооборот

Киевстар предлагает бизнесу облачную платформу для подписи и обмена электронными документами — Star.Docs. У этого сервиса есть следующие преимущества:

  1. Эффективный тайм-менеджмент. Вам больше не нужно ждать, чтобы заключить контракт с клиентом из другого города. Более того, даже руководитель может быть вне офиса, чтобы подписать документы или обменяться важными файлами.
  2. Экономьте. Не тратьте деньги на бумагу, печать или логистику документов.
  3. Доступ 24/7. Работайте в удобное для вас время с компьютера или через удобное мобильное приложение.
  4. Оптимизация работы. Создайте собственную систему внутреннего документооборота с базовыми функциями. Например, настройте маршрут согласования, контроль и подпись.
  5. Надежное хранение. Star.Docs исключает возможность случайной потери документа: удалить его можно только по согласованию обеих сторон. Также, клиент всегда может загрузить подписанный документ и сохранить копию у себя.
  6. Экологично. Сохраняйте природные ресурсы, которые тратят для производства бумаги: деревья, воду и нефть.