Главная / Новости / Бизнес решения / Подписать договор за 5 мин со Star.Docs. История ОптимусАгро Трейд

Подписать договор за 5 мин со Star.Docs. История ОптимусАгро Трейд

Подписать договор за 5 мин со Star.Docs. История ОптимусАгро Трейд, автор Киевстар | Kyivstar Business Hub, изображение №1
Киевстар
Киевстар Бизнес – надежный партнер для бизнеса и государства, который помогает в выполнении ежедневных задач и оптимизации внутренних процессов. Мы имеем глубокую экспертизу в сфере больших данных, облачных решений, интернета вещей и М2М. Среди инструментов, которые предлагаем: решения для сотрудников, аналитики, коммуникации с клиентами, построения надежной ІТ-инфраструктуры, безопасности, ІоТ-решений для бизнеса и государства. Своими знаниями […]
15 декабря 2021
Бизнес решения

Агропромышленная компания «ОптимусАгро Трейд» работает с контрагентами со всех уголков Украины. Раньше бумажные документы могли потеряться где-то между элеваторами, почтами и кабинетами, а сам процесс заключения сделок занимал не менее трех дней. Но в 2021 году предприятие совершило цифровую революцию: с сентября все документы с контрагентами подписывают в электронном виде.

Как компания внедрила Star.Docs и восприняли ли контрагенты в регионах инновацию — читайте в материале Kyivstar Business Hub.

 

Star.Docs для агросектора: зачем он нужен бизнесу

Решение перейти на электронный документооборот не было неожиданностью для украинской агропромышленной компании «ОптимусАгро Трейд». Предприятие производит подсолнечное масло, шрот и шелуху, а свою продукцию поставляет более чем в 20 стран мира. Маслоэкстракционный завод компании находится в Запорожье, но она закупает подсолнечник по территории всей Украины, в частности, в Днепропетровской, Харьковской, Николаевской, Херсонской и других областях.

Подписать договор за 5 мин со Star.Docs. История ОптимусАгро Трейд, автор Киевстар | Kyivstar Business Hub, изображение №2

Ежемесячно только такие договоры на закупку сырья — это тысячи бумаг, которые путешествуют по почте между городами и селами, а иногда могут даже потеряться в пути. Следить за таким количеством документов стало довольно тяжело, особенно, когда пандемия коронавируса заставила людей дистанцироваться друг от друга. Именно поэтому ОптимусАгро Трейд с начала 2021 года начал активное внедрение безбумажного обмена документами. Свой выбор компания остановила на сервисе Star.Docs от крупнейшего в Украине оператора мобильной связи Киевстар. В свое время Киевстар запустил Star.Docs в партнерстве с консорциумом Intecracy Deals — разработчиком платформы.

«Главным критерием для нас стала мобильность в подписи электронных документов, ведь все менеджеры, ведущие закупку сырья, находятся в постоянном движении в полях и селах. Они не могут сидеть постоянно за компьютером, поэтому нам было важно, что у Star.Docs реализована возможность работать в мобильном приложении», — рассказывает Виктор Ратушный, руководитель проекта внедрения электронного документооборота (ЭДО) компании «ОптимусАгро Трейд».

В частности, ОптимусАгро Трейд выделил для себя следующие преимущества сервиса Star.Docs:

  • Платформа бесплатная для контрагентов компании. ОптимусАгро Трейд самостоятельно оплачивает подпись документов с обеих сторон, что облегчает взаимодействие с сервисом для партнеров компании в селах.
  • Бесплатное облачное хранилище на три года. Не у каждого предпринимателя в селах есть возможность корректно работать с э-документами и хранить их. Дополнительное облачное хранилище позволяет не переживать за то, что документ потеряется у одной из сторон.
  • Подпись э-документов в формате PDF, а не HTML. Это упрощает работу с договорами и экономит время.
  • Возможность отслеживать статус э-документов. Каждый месяц ОптимусАгро Трейд работает с сотнями договоров. Из-за такого количества бумаг трудно было понять, где «застрял» документ — на почте, у контрагента или он лежит где-то на элеваторе. В случае со Star.Docs сразу видно, чью подпись ждет система.
  • Профессиональная поддержка от Киевстар. Специалисты оператора на каждом шагу готовы помогать во внедрении сервиса в бизнес-процессы компании, в частности проводить обучение персонала и быстро реагировать на технические неисправности.

Результаты работы за 2021 год: как компания перешла на Star.Docs

Компании «ОптимусАгро Трейд» понадобилось около полугода, чтобы полноценно начать работать с электронным документооборотом. Среди почти двух тысяч сотрудников на первом этапе только сотня получила квалифицированные электронные подписи и право подписывать документы, а именно — часть аппарата управления, менеджеры закупок, директора складов и другие.

В электронный вид с осени 2021 года компания перевела следующие договора с контрагентами:

  • закупка (поставка) зерновых и масличных культур;
  • хранение сельскохозяйственных культур на производственных подразделениях компании и другая деятельность;
  • сбыт подсолнечного масла и продуктов переработки семян подсолнечника на территории Украины.

За четыре месяца работы предприятие уже подписало более шести тысяч электронных документов с партнерами. Чтобы не потеряться в таком количестве договоров, ОптимусАгро Трейд интегрировал сервис Star.Docs в свою систему учета. В результате важную сделку теперь можно заключить за считанные минуты.

«Раньше ответственный должен был сформировать нужный документ, заполнить, подписать с одной стороны и отправить скан-копию по почте контрагенту. Затем мы ждали, пока партнер со своей стороны подпишет соглашение и отправит нам. Это, в зависимости от почтовой службы, занимало 3-4 дня. Сейчас благодаря сервису Star.Docs документ сразу появляется в электронной системе, как только его туда загрузили. Достаточно позвонить контрагенту и попросить, чтобы он сразу вошел в систему и подписал документ. Если это срочная сделка по закупкам, то можно уложиться в 5 минут», — комментирует Виктор Ратушный, руководитель проекта внедрения ЭДО компании «ОптимусАгро Трейд».

Важно, что теперь потерять документ стало технически невозможно для агрокомпании. Система Star.Docs позволяет удалить электронній договор только с согласия обеих сторон. Только в таком случае э-документ исчезает из сервиса. В частности, ЭДО минимизировал и юридические риски предприятия.

«Мы работаем с контрагентами из разных уголков Украины, а потому подписываем скан-копии документов с партнерами. Это рискованно, потому что скан-копию нельзя считать юридически значимым документом. У нас были ситуации, когда мы с контрагентом подписали скан-копию, а затем ситуация на рынке изменилась, и он говорит: «Извините, мы ничего делать не будем». Таких рисков с электронными документами нет, потому что они обладают юридической силой. Мы заключаем такое соглашение, и никто уже не может отойти от его выполнения», — отмечает Виктор Ратушный.

Подписать договор за 5 мин со Star.Docs. История ОптимусАгро Трейд, автор Киевстар | Kyivstar Business Hub, изображение №2

Э-работа с контрагентами: как аграрии в селах восприняли инновации

Объяснить своим сотрудникам, как работать с электронными документами, не стало проблемой для агропромышленной компании. Для работников провели обучение с подробными инструкциями и примерами. Однако сложности возникли с контрагентами, с которыми как раз и должен был взаимодействовать электронный документооборот.

«Проблемы были с бухгалтерами сельхозпроизводителей в регионах. Большинство из них работают на старых компьютерах с медленным интернетом и пользуются антивирусными программами, которые еще больше замедляют загрузку файлов. Для них работа с э-документами была новой, дикой и непонятной. Также, они не понимали интерфейса программы, а справку с объяснениями, даже с картинками, они читать не хотели. Каждый раз звонили и спрашивали нас», — вспоминает Сергей Машенкин, начальник отдела компьютерных систем компании «ОптимусАгро Трейд».

Чтобы наладить работу контрагентов с сервисом ЭДО, команда из ОптимусАгро Трейд наработала список наиболее частых проблем у партнеров. Например, их бухгалтеры могли поставить в документ свою фамилию, а подпись — директора предприятия. Они могли не подписать лицензионное соглашение или не понимали, как создать новый документ. Небольшой сборник вопросов с готовыми пояснениями помог бухгалтерам компании «ОптимусАгро Трейд»: теперь они самостоятельно консультируют коллег с регионов по телефону, не привлекая технический отдел. Таким образом, постепенно количество ошибок в работе с э-документами уменьшилось, а к сервису начали привыкать и контрагенты в селах.

«Диджитализация сейчас касается даже самых маленьких сельхозпроизводителей. Любой бухгалтер или директор предприятия имеет квалифицированную электронную подпись, так как отправляет отчеты в налоговую. Конечно, у контрагентов есть опасения и личные барьеры по поводу всего нового, но если они преодолевают эти барьеры, то все становится проще. Людям нравится, потому что э-документы ускоряют процессы и убирают много проблем, которые были с бумагами», — рассказывает Виктор Ратушный.

Не стоит опасаться компаниям и налоговой, утверждает он. Э-документы имеют одинаковую юридическую силу с бумажными аналогами, а потому никаких вопросов со стороны органов контроля быть не должно.

«С небольшими предприятиями даже было проще договориться по э-документам, чем с крупными компаниями. Это связано с тем, что часть корпораций уже выбрали для себя альтернативную систему электронного документооборота и не хотят присоединяться к нашей. В самых крупных компаниях, таких как Кернел, вообще есть своя собственная система ЭДО, и они не пойдут в чужие. Поэтому мы очень ждем роуминг э-документов в Украине, чтобы можно было обмениваться договорами между разными сервисами документооборота», — отмечает Сергей Машенкин, начальник отдела компьютерных систем компании «ОптимусАгро Трейд».

В течение 2021 года Оптимус Агро Трейд совершил у себя в компании настоящую цифровую революцию. С сентября у Star.Docs они уже активно обмениваются внешними э-документами, а на очереди — внутренние. Уже сейчас предприятие тестирует подписи документов от бухгалтерии и отдела кадров в электронном формате.

Теги