Уроки эффективного перехода из офиса в дистанционный режим

Уроки эффективного перехода из офиса в дистанционный режим

10 июля 2020
Решения
icon
145

Опыт компании «ВЕЛЬЮ-ИНЖИНИРИНГ»

Несколько месяцев назад стало понятно, что пандемия может повредить не только здоровью людей, но и бизнесу. Поэтому компании в экстренном режиме начали переводить работников на удаленную работу, используя для этого все, что было под рукой — ZOOM, Skype, Facebook, доступные мессенджеры и тому подобное.

Но несогласованность инструментов между собой приводит к тому, что сотрудникам трудно вовремя реагировать на сообщения, результаты обсуждений нужно собирать из разных диалогов и нет общего календаря событий, задач и встреч.

«Представьте себе, что у вас десяток рабочих чатов в Viber, несколько чатов в Whatsapp и еще парочка в Telegram. При этом есть сотрудники, которые пишут SMS (да, и такие еще существуют) или звонят. Очень непросто при таком разнообразии уследить за всем и оперативно отреагировать», — отмечает директор компании «ВЕЛЬЮ-ИНЖИНИРИНГ» Ростислав Павловский.

Компания уже 1,5 года предоставляет инжиниринговые услуги. Основные направления деятельности «ВЕЛЬЮ-ИНЖИНИРИНГ» — управление проектами, строительство промышленных солнечных электростанций и энергоэффективность промышленных предприятий.

В декабре 2019 года компания начала пользоваться облачными сервисами от Microsoft Office 365 по предложению компании «Киевстар». А уже в январе 2020 года «ВЕЛЬЮ-ИНЖИНИРИНГ» полностью заменила офисный режим работы на удаленный. За 2,5 месяца (!) до карантина.

Удалось ли настроить процессы без потери эффективности работников? Ростислав Павловский поделился опытом и рассказал, зачем переходить на удаленную работу и как это лучше сделать, а также на какие вызовы пришлось отвечать в течение добровольной и вынужденной дистанционной работы.

Компания «Киевстар» и LIGA.net предлагают проект, в котором владельцы разного бизнеса рассказывают, как им удалось перевести рабочие процессы в онлайн. Подробнее об инструментах и ​​сервисах, которые помогают наладить удаленную работу, читайте здесь: ОФИС ТАМ, ГДЕ ВЫ.

Первый опыт удаленной работы

Впервые с продукцией Microsoft Office в «ВЕЛЬЮ-ИНЖИНИРИНГ» познакомились весной прошлого года. Тогда руководство компании приобрело дорогой продукт, который включал оффлайн и онлайн-версии инструментов. На компьютере каждого работника установили Microsoft Office и предоставили доступ к облачной платформы SharePoint.

«Мы не проводили обучение, как пользоваться сервисами. Все в основном использовали оффлайн-версию, которая стояла на их компьютерах. Было очень непросто мотивировать сотрудников использовать онлайн-продукты», — вспоминает Ростислав Павловский.

Поэтому в компании назначили ответственного сотрудника, который ознакомился с новыми инструментами для работы и провел внутренний тренинг для коллег. В ноябре 2019 года компания отказалась от оффлайн-версии и перешла на онлайн-сервисы. Опыт оказался настолько успешным, что в феврале 2020 года в «ВЕЛЬЮ-ИНЖИНИРИНГ» полностью отказались от офиса в центре Киева в пользу удаленной работы.

«Главные наши сотрудники — это инженеры. До карантина было нормой, что 70% сотрудников отсутствовали в офисе. Здесь мы иногда собирались все вместе, но потом они все равно ехали на объекты. Поэтому я принял решение отказаться от офиса», — рассказывает Павловский.

Вызовы дистанционного режима

Прежде чем полностью перейти на удаленную работу, «ВЕЛЬЮ-ИНЖИНИРИНГ» столкнулась с определенными вызовами, вспоминает директор. Каким же образом максимально безболезненно для компании и сотрудников перестроиться на работу онлайн?

  1. Налаживанием удаленной работы должен заниматься отдельный администратор, который будет контролировать доступ к необходимым сервисам. Этот сотрудник выполняет функции офис-менеджера в офисе. Он должен получить право добавлять работников в систему и удалять их из нее, предоставлять доступ различного уровня к рабочим документам компании: одним нужно только ознакомиться с определенным файлом, другим — не просто читать, но и редактировать его при необходимости.
  2. Людей нужно учить работать в дистанционном режиме. Сотрудники привыкли к работе в физическом офисе, где нужные документы находятся в шкафу рядом. При удаленном режиме вместо него — файловые кабинеты, которые имеют свою иерархию, разделы, подразделы и папки. А вся рабочая документация должна храниться не на жестком диске компьютера определенного работника, а в соответствующей папке в облаке.
  3. Чтобы приучить сотрудников к использованию облачных сервисов, в «ВЕЛЬЮ-ИНЖИНИРИНГ» организовали несколько встреч, на которых согласовали совместные правила игры. Специального обучения компания не проводила — каждый сотрудник разбирался с Microsoft Office 365 самостоятельно.

Сервисы для организации удаленной работы

Пакет Microsoft Office 365 от Киевстар включает:

  • электронную почту бизнес-уровня Exchange;
  • облачные сервисы Office 365;
  • платформу для создания корпоративного портала SharePoint;
  • 1 ТБ в хранилище OneDrive;
  • Teams и StarTeams — сервисы для организации групповых голосовых и видеочатов.

«Как только мы начали пользоваться сервисами от Microsoft и Киевстар, меня удивило насколько органично они все связаны, что составляют единый комплекс. Я понял, что больше не нужно смотреть куда-то в сторону».

В компании активно используют все приложения и возможности пакета: обмен файлами, хранение документации в облачных сервисах и онлайн-конференции, чтобы обсуждать рабочие вопросы. Для переписки пользуются почтовым сервисом Exchange.

Договоры, техническая, проектная документация и другие важные файлы хранятся на платформе SharePoint. Большой объем памяти позволяет не беспокоиться о том, что места на диске не хватит.

Каждый работник имеет индивидуальное хранилище One Drive объемом 1 терабайт. На нем хранятся более личные файлы и информация, черновики расчетов и тому подобное.

Для общения в чатах, рабочих группах и для проведения онлайн-конференций в «ВЕЛЬЮ-ИНЖИНИРИНГ» используют Teams. Это приложение заменило в компании ZOOM и различные мессенджеры для решения рабочих вопросов.

Какие перспективы?

В «ВЕЛЬЮ-ИНЖИНИРИНГ» решили не ограничиваться только пакетом Microsoft Office 365. Следующий шаг — переход на электронный документооборот. «Для этого мы планируем начать тестирование системы Star.Docs от Киевстар», — говорит Ростислав Павловский. А долгосрочные планы компании включают перевод на электронный документооборот и клиентов.

Источник

icon
145