Как Microsoft Office 365 помогает организовать работу дистанционно

07 июня 2021
Решения

Пандемия и несколько локдаунов заставили разный бизнес перейти на дистанционную работу. Как оказалось, такой формат многим пришелся по вкусу — и сотрудникам, и работодателям, поэтому часть компаний не собирается возвращаться в офисы после карантина. Что же помогло бизнесу эффективно работать на удаленке?

Пандемия формирует новые бизнес-тренды

Яркий пример внедрения новых тенденций — компания Elephant Ventures, которая специализируется на разработке программного обеспечения. В марте 2020 года бизнес перевел всех работников на удаленную работу. Но на этом изменения не закончились: вместо пяти 8-часовых рабочих дней решили установить четыре 10-часовых.

Благодаря этому у сотрудников исчезла потребность стоять в пробках по дороге в офис и стало больше свободного времени. Это помогло улучшить эмоциональное состояние людей и эффективность их работы. Оценив положительные результаты, бизнес решил сделать такой формат постоянным.

И позитивный опыт Elephant Ventures — далеко не единичный случай. Такие трансформации пошли на пользу многим компаниям. Топ-менеджер WeWork Хамид Хашеми уверен, что люди не захотят возвращаться в офис после преодоления пандемии. Это подтверждают несколько социальных исследований:

  • Gartner провели опрос и выявили, что 80% компаний планируют разрешить сотрудникам работать из дома хотя бы часть времени, а 47% — готовы полностью перевести людей на удаленку.
  • PwC опросили руководителей бизнеса и выяснили, что 78% из них согласны с долгосрочной перспективой дистанционной работы.
  • Исследование McKinsey показало, что в развитых странах 20–25% сотрудников компаний могут работать 3–5 дней из дома без потери эффективности. Это в 4–5 раз больше, чем до карантина.

Итак, главная тенденция современного бизнеса — возможность работать в разных форматах. То есть выполнять свои задачи там, где удобно, и тогда, когда удобно. Организовать гибкую работу помогают бизнес-инструменты «Офис там, где вы» от компании «Киевстар».

Сервисы для удаленной работы

Эффективная работа команды невозможна без налаженной коммуникации. Бесконечные переключения между разными чатами и почтовыми ящиками не только отнимают время, но рассеивают внимание. В хаосе будут регулярно теряться письма и сообщения, в том числе срочные и важные.

Поэтому одна из первоочередных задач при переходе на удаленную работу — организация удобной и продуманной онлайн-среды для сотрудничества. Один из самых простых и популярных вариантов — пакет лицензионных облачных сервисов и программ Microsoft Office 365, который предлагает Киевстар.

В пакет входят:

  • электронная почта бизнес-уровня Exchange;
  • Microsoft Outlook;
  • офисные приложения Microsoft Word, Excel и PowerPoint;
  • платформа для создания корпоративного портала SharePoint;
  • 1 терабайт в облачном хранилище OneDrive;
  • служба для организации видеоконференций, групповых голосовых звонков и чатов Microsoft Teams.

Все инструменты Microsoft Office 365 взаимодополняют друг друга и помогают создать комфортную среду для выполнения рабочих задач и эффективной коммуникации команд разных масштабов.

В чем преимущества Microsoft Office 365

  1. Оптимизация расходов

    Пакетное решение помогает не только улучшить инфраструктуру, но и сокращает затраты на серверы, лицензирование, рабочие поездки и обслуживание IТ-ресурсов. Проверено на опыте пользователей.

  2. Защита данных компании

    Представители малого и среднего бизнеса чаще всего становятся жертвами киберпреступников. У инструментов есть встроенные функции безопасности. Они уменьшают риск утечки информации, помогают избежать заражения вирусами и потери данных вследствие фишинговых атак.

  3. Ускорение процессов

    Облачные сервисы Microsoft Office 365 позволяют организовать быстрый онлайн-доступ команд к чатам и файлам — с любого места, упростить совместную работу над проектами и автоматизировать процессы, что значительно экономит время работников.

  4. Разгрузка IТ-отдела

    Комплексные решения работают слаженно и не требуют дополнительных настроек в пределах IТ-инфраструктуры компании. Благодаря этому специалисты работают над важными для бизнеса проектами, а не решают мелкие вопросы корректной работы сервисов и техники.

Кому подойдет Microsoft Office 365

Сегодня, благодаря возможностям, которые нам дал интернет и облачные сервисы, перевести хотя бы часть сотрудников на удаленку может практически любой бизнес. Некоторые компании работают в гибридном формате или с легкостью вовсе отказываются от офиса.

И в случае гибридного сценария, и при полном переходе в онлайн Microsoft Office 365 помогает наладить процессы без снижения эффективности роботы. Пакет подходит бизнесу любого масштаба и для разных сфер деятельности:

  • e-commerce;
  • образование (школы, курсы и университеты);
  • ритейл;
  • телекоммуникации;
  • коммунальные услуги;
  • медицина;
  • логистика;
  • банки и финансовые организации;
  • страховые компании;
  • административные услуги;
  • перевозки и авиасообщение;
  • государственный сектор и многое другое.

Как это работает

Разберем специфику работы с Microsoft Office 365 и другими полезными инструментами Киевстар на примере крупной онлайн-школы. Такому бизнесу нужен ІТ-отдел для администрирования сайта, создания базы данных клиентов, мобильного приложения, электронного журнала и пр. Чтобы коммуницировать и оперативно решать поставленные руководством задачи, ІТ-команда может пользоваться почтой Exchange и Microsoft Teams, а также инструментами для аналитики и разработки ПО на глобальной платформе Microsoft Azure.

Учителя могут проводить групповые занятия в Microsoft Teams и готовить материалы в форме презентаций PowerPoint. Менеджеры, которые принимают заказы и обзванивают студентов, могут делать это вне офиса, используя мобильные и стационарные номера, объединенные Виртуальной мобильной АТС. Это облачная платформа, которую можно подключить за 15 минут и без специального оборудования.

Все документы, журналы и программы занятий, история коммуникации с клиентами и данные об оплате хранятся в одном месте — в облачном хранилище OneDrive. Это защищает данные от утечки и позволяет сотрудникам школы быстро получить доступ к необходимой информации.

Будущее за инновациями

В 2021 году облачные решения обеспечивают бизнес не только удобными инструментами для работы в офисе и вне его, но также дают сильное конкурентное преимущество. Ведь сегодня часто выигрывает не тот, кто работает больше, а тот, кто делает это эффективнее: рационально использует бюджет, бережет свои и клиентские данные, ценит время своих сотрудников и клиентов и не боится внедрять инновации. А возможность работать гибко, в различных форматах и привлекать к проектам ценных специалистов, которые находятся далеко от местонахождения вашей компании — большой плюс современных технологий, работающих в пользу вашего бизнеса.