Как организовать работу офиса за 3 недели: кейс Fast Lane Group

Как организовать работу офиса за 3 недели: кейс Fast Lane Group

29 сентября 2020
Решения
icon
87

Возможно ли менее чем за месяц организовать работу офиса в только что созданной компании? СЕО Fast Lane Group Антон Сидоренко, а ранее операционный директор издательства «Клуб семейного досуга» («КСД»), поделился опытом налаживания рабочих процессов с нуля. 

Логистическую компанию Fast Lane Group, предоставляющую услуги складской и транспортной логистики, основали в январе 2020 года. А чтобы эффективно и быстро организовать рабочий процесс и наладить IT-инфраструктуру, решили обратиться к Киевстар и подключить мобильную корпоративную сеть для сотрудников, MC Office 365 и Mobile ID. Подключить и настроить все необходимые сервисы удалось всего за несколько недель, что очень пригодилось при переходе на дистанционный режим во время карантина.

Как все происходило — читайте в нашем материале.

Цели и приоритеты компании 

 Задача Fast Lane Group — обеспечивать полную логистическую цепочку для производителей, интернет-магазинов и торговых сетей, то есть с момента производства товара и до получения покупателем. Компания может взять на себя все необходимые этапы: получать и хранить товары, формировать заказы, отгружать и передавать перевозчику посылки или же доставлять оптовые партии самостоятельно непосредственно в точку реализации.

Компания появилась на рынке в январе 2020 года и организовала свой первый склад в Харьковской области. Сейчас основная часть заказов Fast Lane Group связана с товарами повседневного спроса, книгами, косметикой и малогабаритной бытовой техникой.

«У меня был опыт сотрудничества с Киевстар на предыдущем моем месте работы, в «КСД». Я уже знал об их сервисах, поэтому долго не думал, чьи IT-решения использовать в Fast Lane Group, — поделился своими размышлениями СЕО Антон Сидоренко. — Мы понимали, что получим, и осознанно выбирали этого провайдера услуг с самого начала».

А сначала нужно было наладить коммуникацию между сотрудниками, позаботиться об удобных системах для работы с документами и их хранения. При этом важными критериями выбора стала возможность масштабировать сервисы, так как бизнес планируют активно расширять, а также организовать рабочее место не только в офисе, но и удаленно.

«Удивительно, что об «офисе без офиса» мы думали еще в декабре прошлого года, не представляя, что в марте начнется карантин, — вспоминает Антон Сидоренко — Понятно, что наш бизнес связан с физическими товарами, поэтому мы зависим от склада. Но нам было важно, чтобы офисные сотрудники могли быть не привязаны к определенной локации. Потому что в будущем мы хотели бы масштабироваться на другие города».

 Как организовать работу офиса: опыт выбора сервисов

  1. Корпоративная мобильная сеть для сотрудников

Чтобы эффективно организовать рабочий процесс, в первую очередь Fast Lane Group подключили для сотрудников корпоративную мобильную сеть от Киевстар. Эту услугу используют и в «КСД». «Более того, сотрудники, которые с нами работали в компании «КСД», по договоренности с ней, просто перевели свои номера на новое юрлицо», — рассказывает СЕО Fast Lane Group.

Об услуге

Корпоративная мобильная сеть Киевстар дает возможность бизнесу организовать телефонию в офисе и вне его. С помощью услуги можно объединить номера всех сотрудников под одним лицевым счетом, чтобы компания могла оплачивать мобильную связь всем сразу. Больше о преимуществах и возможностях мобильной связи для бизнеса читайте по ссылке.

Корпоративное подключение мобильной сети не только упростило механизм перехода сотрудников из «КСД» в Fast Lane Group. Услуга помогла решить проблемы со связью на складе логистической компании, который находится в 15 км от Харькова. Вот что Антон Сидоренко рассказал о решении: «Провайдеры не стремятся устанавливать тут вышки. А стеллажная система склада и металлическое покрытие экранирует сигналы. Киевстар в рамках нашего сотрудничества установил дополнительное оборудование. В итоге у нас отличная связь».

  1. Как организовать рабочий процесс онлайн?

Еще один сервис, который помог организовать Fast Lane Group рабочие места в офисе и вне его — пакет лицензионных программ Microsoft Office 365 от Киевстар. Сотрудники компании ежедневно пользуются программами из офисного пакета Microsoft, ведь это удобно и все необходимое для работы есть под рукой.

Антон Сидоренко поделился с редакцией: «Используем все, начиная с корпоративной электронной почты и заканчивая OneDrive и SharePoint. А во время карантина нас очень выручил Microsoft Teams. Мы проводили в нем все совещания. У меня лично каждый день было по 5-10 созвонов в Teams».

Об услуге

Пакет Microsoft Office 365 включает набор программ для бизнеса: корпоративная почта Outlook, приложения для работы с файлами Word, Excel и PowerPoint, 1 ТБ облачного хранилища OneDrive, продукты для работы в команде SharePoint и Microsoft Exchange Server, а также удобный сервис для проведения видеоконференций и групповых звонков Microsoft Teams. О том, как подключить Office 365 от Киевстар и быстро организовать рабочее место в офисе или дома, читайте тут.

Не только во время работы удаленно, но и после возвращения в офис, Microsoft Teams стал основным каналом коммуникации для сотрудников Fast Lane Group. Сервис выигрывает в сравнении с мессенджерами и другими программами для видеосвязи, так как гармонично встроен в экосистему Microsoft Office 365 и дает возможность работать в единой отлаженной системе.

«Удобно, что когда работаешь в Office 365, нет никакой привязки не только к локации, а и к ноутбуку. Я могу залогиниться в системе откуда угодно на любом устройстве, и окажусь в том же рабочем пространстве, в котором обычно работаю, с теми же файлами, рабочей информацией и перепиской. Это нас очень спасло во время карантина. Мы за 2 дня перевели всю команду на удаленку и в техническом плане вообще этого не почувствовали», — поделился впечатлениями о сервисе Антон Сидоренко.

  1. Как организовать работу удаленно?

Также, чтобы эффективно организовать рабочий процесс вне офиса, нужна возможность электронной подписи документов. В компании Fast Lane Group львиная доля внутренней документации ведется в электронном виде, поэтому все активно пользуются электронной цифровой подписью (ЭЦП). Но ЭЦП требует подключения к компьютеру флешки или прикрепления к документу специального файла. А это не всегда удобно. В Fast Lane Group решили, что проще, когда подпись находится прямо в телефоне, а этот функционал реализован в Mobile ID от Киевстар.

«На бумаге остались только кадровые документы и часть бухгалтерских, — рассказывает СЕО компании. — Что касается внешней документации, там мы подписываем более 50% документов онлайн. Еще не все контрагенты к этому готовы, а некоторые типы документов пока невозможно перевести в электронный вид. Но мы идем к тому, чтобы минимизировать количество бумажных документов. Сейчас их стало существенно меньше, чем еще 3-4 месяца назад».

Mobile ID дает возможность сотрудникам логистической компании при наличии соответствующих полномочий подписывать любые электронные документы прямо со смартфона — в любое время и в любом месте.

Об услуге

Поставить подпись с Mobile ID очень просто: выбираете в системе способ подписи Mobile ID, на ваш номер приходит SMS-сообщение с PIN-кодом, который нужно ввести, чтобы подтвердить действие через смартфон. Больше о подключении и использовании услуги можно узнать на сайте Киевстар по ссылке.

  1. Как организовать телефонию в офисе?

В планах Fast Lane Group — расширение и создание большого отдела продаж, который сможет обеспечить нужды компании. Уже присмотрели сервис: правильно и быстро организовать телефонию в офисе поможет Виртуальная мобильная АТС от Киевстар. Это облачное решение:

  • легко масштабируется;
  • может объединить все номера в единую корпоративную сеть — и фиксированные, и мобильные;
  • помогает оптимизировать коммуникацию внутри компании и лучше организовать работу офиса;
  • позволяет записывать звонки и управлять их переадресацией;
  • собирает статистику звонков;
  • дает возможность проанализировать работу менеджеров по продажам.

Об услуге

Виртуальная Мобильная АТС — облачная платформа, которая заменяет дорогостоящую офисную АТС. Сервис не требует вложений в покупку, аренду или обслуживание техники, поскольку для его работы используются мощности мобильного оператора. Узнать больше можно по ссылке.

«В целом же сервисы Киевстар, которые мы уже подключали, позволяют нашим сотрудникам быть на связи везде и всегда и более гибко управлять процессами, — объясняет Антон Сидоренко. — Любой офисный сотрудник может при необходимости остаться дома и поработать удаленно и это не скажется на его продуктивности. Кроме того, нам будет легко масштабироваться — подключать новых сотрудников, выдавать им права доступа к системе. Мы быстро и легко можем перенастроить почту и телефон на другого сотрудника, если кто-то ушел в отпуск. Клиентам даже не нужно будет сообщать новые контакты».

Fast Lane Group удалось оперативно организовать работу нового офиса и продолжить командную работу в условиях карантина. Но это лишь первый шаг. В компании считают своей стратегической целью развитие перспективного направления складских и логистических услуг на аутсорсинге. Сначала Fast Lane Group планирует работать в рамках локального рынка в Харьковской области, потом постепенно масштабировать бизнес и выйти на всеукраинский рынок. Это непростая задача, ведь работа со складами — трудозатратный и сложный процесс. Тем не менее по прогнозам компании запрос на такие услуги будет расти, так как карантин дал большой толчок для развития e-commerce.

СЕО Fast Lane Group Антон Сидоренко резюмирует: «Наша задача — предоставить клиентам возможность заниматься ключевыми задачами в своем бизнесе: выбором товара, маркетингом, поиском клиентов, а всю рутину в виде логистики мы берем на себя и сделаем это качественно».

icon
87