На сайті здiйснюються технічні роботи, у зв'язку з чим можливе некоректне відображення статей. Просимо вибачити за тимчасові незручності.

Майбутнє за системами електронного документообігу

Впровадження EDI вирішує відразу кілька завдань: на 70% скорочує час обробки документів; зменшує помилки за рахунок вбудованої функції перевірок; на 80% скорочує витрати на матеріали; мінімізує витрати, пов'язані з документообігом (до 7-10% від загальної вартості угоди), та багато іншого
Виталий Мороз

Сьогодні Україна стоїть на порозі нового витка розвитку. Незважаючи на постійні дискусії щодо технічного чи економічного дефолту, ми повільно, але упевнено рухаємося вперед. Відкриваються міжнародні кордони, йде перебудова країни, поступово налагоджуються міжнародні відносини. Представники бізнес-структур, державні установи і населення — усі готові до якісних змін.

На моє глибоке переконання, сьогодні одним з провідних трендів розвитку в нашій країні є впровадження електронного документообігу. Це не нове віяння, а скоріше закономірний етап, через який пройшли усі розвинені країни світу.

Об’єднання активних учасників українського IT-ринку, участь асоціацій, урядові ініціативи у рамках стратегії «Сталого розвитку України 2020» — це передумови, які свідчать про те, що «світло в кінці тунелю» все-таки настає.

Якщо говорити про фундамент даного тренду, то я б навів як приклад сегмент ритейлу, в якому працюю з 2000-х.

Мої особисті спостереження і результати експертних даних показують, що найбільше у 2014 році просів споживчий преміум-сегмент. Пов’язано це з тим, що дана категорія покупців мігрувала у середній сегмент. А той, у свою чергу, змістився в економ. Падіння склало понад 15-20% за рахунок зменшення середнього чека покупців і обороту самої торговельної мережі. Якщо врахувати ще й зростання курсу валют, то картина вимальовується не найбарвистіша.

Безумовно, в даних умовах представники ритейлу, як і будь-якого іншого бізнесу, починають замислюватися над оптимізацією витрат, автоматизацією бізнес-процесів, зменшенням помилок у роботі і, часом, над скороченням штату. Для України — це не нове, щось подібне ми вже спостерігали у 2008-му. Об’єднуючим фактором минулого і сьогодення є інструменти, за допомогою яких можна ефективно вирішити завдання бізнесу.

Тут і приходять на допомогу ритейлу так звані EDI-рішення (Electronic Data Interchange — електронний обмін даними).

Що ж це таке і чому EDI упевнено вирішує завдання бізнес-структур?

Не відкрию секрет, що у будь-якому офісі документи створюються в електронному вигляді, але понад 80% з них роздруковуються (для візування, повідомлення, узгодження, запуску в роботу тощо). Це традиційний підхід, який збільшує витрати компанії і забирає час співробітників. Наприклад, якщо проаналізувати середній сумарний робочий час, який співробітники витрачають на обробку паперової версії документів на місяць, ми побачимо, що на це йде від 30% до 60% робочого дня. До того ж завжди є ризик втратити документи і знову витрачати гроші і час на друк, послуги кур’єра тощо.

Досвід E-COM показує, що сьогодні електронний документообіг у тій чи іншій мірі впроваджено практично у всіх великих торгових мережах України і низці їхніх постачальників, дистриб’юторів та виробників продукції. Хоч і сталося це впровадження не відразу. На зорі становлення ритейлу в країні лише деякі компанії були готові приймати новий формат обміну даними. Це були в основному міжнародні структури, які знали, як це працює в Європі, і поставили собі за мету стандартизувати свої бізнес-процеси по всій мережі покриття в Україні.

Якщо подивитися на EDI у комплексі з електронним юридично значущим документообігом (ЮЗД — електронний документ, який містить електронний цифровий підпис та печатку), відкривається величезний потенціал впровадження не тільки в межах нашої країни, але й у світовому масштабі.

За результатами досліджень Global market report 2015, з 500 млрд рахунків, які виставляються і якими обмінюються контрагенти по всьому світу, понад 42 млрд проводяться в електронному форматі.

EDI-технології є рішенням, за допомогою якого вся інформація знаходиться в єдиній системі і захищена від втрат хмарними технологіями. Впровадження EDI вирішує відразу кілька завдань: на 70% скорочує час обробки документів; зменшує помилки за рахунок вбудованої функції перевірок; на 80% скорочує витрати на матеріали; мінімізує витрати, пов’язані з документообігом (до 7-10% від загальної вартості угоди), та багато іншого.

Тому, якщо оцінювати перспективи подальшого розвитку і впровадження EDI серед роздрібних мереж, постачальників, виробників та дистриб’юторів, можна з упевненістю сказати, що наступні 5-10 років пройдуть під гаслом EDI. Саме EDI проникне в усі бізнес-процеси з моменту замовлення продукції до реєстрації податкових накладних в ЄРПН, а в майбутньому — і до електронного уряду.

13.08.2015
Що нового
Популярне