На сайті здiйснюються технічні роботи, у зв'язку з чим можливе некоректне відображення статей. Просимо вибачити за тимчасові незручності.

Пильне око

Методи спостереження за роботою офісних працівників

Раціональне використання робочого часу співробітників — один з головних факторів ефективності і рентабельності підприємства, а витрачені даремно оплачувані години — прямий збиток для бізнесу. У цій статті — добірка незаперечних аргументів у вигляді системних звітів, які дозволять вирішити будь-які суперечки стосовно того, хто чим насправді займається і в якому обсязі.

СКУДний контроль

Контролювати дотримання трудової дисципліни серед співробітників можна, використовуючи систему електронних перепусток (пластикові картки з чіпом). Програмно-апаратні комплекси, що реалізують цю можливість, називаються СКУД (система контролю і управління доступом). Їхня основна функція полягає в обмеженні доступу всередину приміщення. Ця система сприяє підтриманню трудової дисципліни, у будь-який момент надаючи керівникові вичерпну інформацію про те, як часто працівник запізнювався, йшов додому раніше кінця робочого дня, виходив на вулицю покурити або взагалі не з’являвся в офісі.

Всі СКУД можна розділити на дві великі групи. Автономні, не пов’язані з комп’ютером, дешевші і простіші в обслуговуванні, коли мова йде про кілька точок контролю. Однак вони не можуть реалізовувати додаткові функції. Мережеві ж СКУД дозволяють дистанційно контролювати і настроювати безліч точок, а також вести базу персоналу, облік робочого часу, інтегруватися з системами відеоспостереження, охоронною та протипожежною сигналізацією. Відповідно, щоб контролювати за допомогою СКУД, коли співробітники приходять і уходять, слід вибрати мережеву систему. Оскільки вона складається з безлічі компонентів і потребує налаштування, її установку доведеться доручити фахівцеві або скористатися послугами компанії, яка підбере і налаштує всі складові частини системи, які сумісні одна з одною і задовольняють вимоги конкретного підприємства.

CRM з вами!

Контроль роботи персоналу відділу оптових продажів і магазинів грунтується на роботі з CRM-системою, функціонал якої підтримує ведення статистики щодо щоденної роботи кожного менеджера. Завдяки такій систематизації даних можна у будь-який момент ознайомитися з інформацією про роботу менеджерів: скільки провів зустрічей з клієнтами, кому телефонував, з ким погодив зустріч. Проте кожен день (і щотижня) проводити аналіз всіх відповідних даних не потрібно. Постійно контролювати варто лише тих співробітників, які регулярно не виконують встановлений план або у разі зниження їххніх робочих показників протягом кількох останніх місяців.

Комп’ютери донесуть

Проконтролювати, на що витрачає час офісний співробітник, здатні спеціальні програми, що стежать за діями користувача. Це такі програмні продукти, як StaffCop Standard, Mipko Employee Monitor, Ammyy Admin та інші.

Реаліті-шоу

Якщо керівник хоче контролювати, що відбувається в сусідньому кабінеті офісу або чим займаються співробітники за його відсутності, йому може допомогти система IP-відеоспостереження, яку нерідко встановлюють з міркувань безпеки. Отримати доступ до зображення (і залежно від моделі — до звуку) з камери можна через веб-браузер або смартфон. IP-камери коштують недорого, але стеження можна влаштувати і за допомогою звичайної веб-камери в комплекті зі спеціальним софтом.

Щоб у працівників не було спокуси серфити по інтернету в робочий час, можна просто заблокувати певні програми і веб-сайти (найчастіше блокують блоги, соцмережі та месенджери). Однак слід враховувати, що деяким співробітникам подібні сервіси необхідні для роботи. Більш м’яким і ефективним є відстеження статистики відвідувань веб-сторінок.
Ще один спосіб дізнатися, чим займаються працівники протягом робочого дня, це функція автоматичного зняття скриншотів через задані інтервали. Правда, подібні дані програма не зможе обробити у вигляді звіту, а аналізувати їх вручну — неадекватна трата часу. Це актуально тільки у разі конкретних серйозних підозр на адресу співробітника.
Коли мова йде про облік робочого часу фрилансерів, особливо у випадку, якщо узгоджена погодинна оплата праці, можна наполягти на встановленні одного з додатків для обліку продуктивно витраченого часу: Yaware, Tahometer, Motivate Clock. Таким чином, ви точно будете знати, скільки годин витратив працівник на відвідування сайтів і використання додатків, необхідних для виконання поставлених завдань.
Також подібні додатки можуть підвищити безпеку інформації, запобігаючи витоку з допомогою моніторингу зашифрованого трафіку, електронної пошти блокування роз’ємів
USB на комп’ютері.

Телефон все пам’ятає

Здійснювати моніторинг ефективності роботи співробітників, які спілкуються з клієнтами по телефону (менеджери з продажу, співробітники інтернет-магазинів, підтримки тощо), можна за допомогою IP-телефонії. Це альтернатива стаціонарного телефонного зв’язку з наданням міського номера. Послуга працює з використанням мережі інтернет. У ній у першу чергу важлива можливість ведення статистики. За допомогою звітів, що показують кількість вихідних і вхідних дзвінків, пропущених дзвінків, можна оцінити ефективність роботи цілих відділів та окремих працівників. Наприклад, якщо продажі одного з менеджерів відчутно нижчі, ніж у інших, слід звернути увагу: можливо, він часто був відсутній на робочому місці і не брав слухавку або сам не телефонував клієнтам.

Якщо кількість «відпрацьованих» клієнтів у межах норми, слід прослухати записи розмов. З їх допомогою можна проконтролювати коректність проведення переговорів, вирішити можливі конфліктні ситуації. Також якщо в компанії прийнято проводити навчальні заходи, наприклад, для нових співробітників, можна використовувати вдалі і невдалі розмови з архіву в якості прикладів.

Без фанатизму

Слід пам’ятати про те, що надмірний контроль завжди створює дискомфорт, провокує обурення, що може знизити продуктивність праці і зробити компанію менш привабливим роботодавцем. Навіть сумлінному працівникові неприємно, коли його історія відвідування сайтів, пошукові запити, листування стають предметом моніторингу. Так само пригнічує система, що запам’ятовує кожну хвилину запізнення на роботу. Тому просунуті технічні засоби — це лише частина рішення. Іншою частиною має бути політика керівництва компанії, включаючи формальні правила і допустимі відхилення. Важливо розуміти, чи виправданий контроль, наскільки коректно він ведеться і наскільки адекватно керівник інтерпретує отриману інформацію і вживає заходів.
Зрештою, навіть якщо на підприємстві необхідна така система безпеки і обліку робочого часу, необхідно вводити не тільки штрафи, але й заохочення, тоді засоби контролю будуть сприйматися сумлінними працівниками як спосіб довести своє право на премію за ідеальне дотримання трудової дисципліни або понаднормову роботу.

М2М

Технологія, заснована на передачі даних від однієї SIM-карти до іншої може бути використана для «розумного» відеоспостереження, бездротових систем моніторингу датчиків, контролю рухомих об’єктів. Наприклад, дає можливість отримувати інформацію про поточний стан виробничого процесу, організацію безпеки офісів, складських приміщень — і все це на відстані.

20.10.2014
Що нового
Популярне