Время выставляться

Готовимся к участию в зарубежных выставках
В Германии самыми известными выставками являются Hannover Messe (в этом году состоится 25-29 апреля) и Messe Munchen International, которую устраивают в разных странах

В Европейском Союзе выставки – одна из главных деловых активностей, возможность заявить о себе, продемонстрировать свою продукцию и наладить связь с потенциальными партнерами. Нередко украинские компании, впервые решившись принять участие в зарубежной выставке, разочаровываются: нет ожидаемого результата. Эксперты объясняют, что готовиться к таким мероприятиям нужно заранее, внимательно выбирая площадку и предусмотрев все мелочи.

Планируем заранее
Геннадий Болдырь, директор департамента международных экономических связей Торгово-промышленной палаты Украины, рекомендует зарубежную выставочную деятельность планировать за полгода. «Обычно после пленарной части выставки, где демонстрируют товары, организаторы устраивают для компаний, заинтересованных в поиске партнеров, индивидуальные B2B-переговоры. И чем раньше заявить о своем участии в выставке, тем больше шансов попасть в этот список для встречи с людьми, которые принимают решения в компании», – объясняет он.

Виктория Кравченко, директор по маркетингу, партнер компании UA2EU (занимается организацией экспорта из Украины в Европу), уточняет, что на подготовку стенда и доставку экспонатов компании-участницы зарубежной выставки понадобится около шести месяцев, хотя чтобы подготовить посещение выставки с целью изучения рынка и поиска партнеров, хватит и нескольких недель, если действовать быстро.

4

«Самые медленные компании из Германии и Австрии, поэтому с ними надо договариваться о встрече минимум за три месяца», – отмечает Геннадий Болдырь, директор департамента международных экономических связей Торгово-промышленной палаты Украины. 

Выбираем площадку
Выбирая выставку, прежде всего следует учитывать вашу целевую аудиторию и посещение мероприятия потенциальными покупателями. «Если вы хотите продать десяток подушек, маленькой профильной ярмарки будет достаточно. Если ищете многотысячный заказ для масштабного производства – нужно ориентироваться на крупные выставки», – говорит Александра Коренная, менеджер по стратегическому развитию компании «Ваймс Консалтинг», которая предоставляет услуги бизнес-консалтинга по выходу на рынок Великобритании. По ее опыту, на выставках в Европе можно встретить очень много байеров, менеджеров по закупкам и пр. Только вряд ли байер крупной компании будет искать производителя для большого сорсинга на маленькой ярмарке.

О крупнейших международных выставках можно узнать на портале Expodatabase. Здесь можно найти мероприятия в той стране, в которую хотите экспортировать продукцию, или за отраслью. А украинский специализированный ресурс World Expo предлагает даже поиск выставок по КВЭД.

6 месяцев понадобится на подготовку стенда и доставку экспонатов компании-участницы зарубежной выставки

Зоны внимания
Главное, на что следует обратить внимание во время подготовки к выставке, это регистрация, бронирование стенда, подготовка экспонатов, логистика, маркетинговые материалы, решение кадровых вопросов, оформление виз, проживание персонала. По словам Александры Коренной, маленькая проблема с брошюрой не испортит качества товара, а первое впечатление может испортить все.

«Образцы на стенде – это очень важно, поскольку их можно сразу показать заинтересованным. Поэтому особенно тщательно следует продумать организацию логистики: способы перевозки экспонатов, их документальное сопровождение для пересечения границы, передвижениея на/с выставки, аренду склада, если в этом есть потребность», – говорит она. Если компания решила принять участие в нескольких зарубежных выставках, то экспонаты дешевле хранить на складе за пределами страны, а не возить несколько раз через границу.

1

Отправлять свои выставочные экспонаты можно с помощью любой транспортно-экспедиционной компании. При оформлении виз для участия персонала в выставке трудностей обычно не возникает, если прилагаются документы, подтверждающие цель поездки и связь людей с компанией.

Также следует проработать список компаний-участниц: выбрать, с кем встретиться, а также направить потенциальным партнерам в стране проведения мероприятия приглашение посетить ваш стенд.

Ксения Нагорная, руководитель Управления организационной работы и международных отношений Запорожской ТПП: Компаниям, у которых мало опыта в ВЭД, рекомендую представлять свою продукцию и услуги в рамках коллективных экспозиций своего региона, которые организуют торгово-промышленные палаты

На многих зарубежных выставках организаторы после получения всех заявок сами распределяют площади в зависимости от направления деятельности компании, выбора метража и типа стенда.

Рассчитываем ресурсы
Виктория Кравченко из опыта компании UA2EU приводит ориентировочный расчет ресурсов, необходимых для участия в выставке среднего размера в небольшом городе Европы со своим стендом.

Стенд, участие в выставке:
регистрационный взнос – EUR500;
готовый стенд 16 кв. м – EUR3600.
Вместе – EUR4100.

3

Персонал:
• минимум два человека на стенде – для общения с входным потоком, а также для взаимодействия с посетителями, которые проходят мимо стенда;
• по меньшей мере один человек – чтобы ходить по выставке, изучать конкурентов, возможных партнеров, работать с потенциальными клиентами, встречаясь с теми, кому назначены встречи;
• «Собственнику нужна свобода маневра. Лучше иметь собственный расклад: сейчас я посещаю форум (обычно есть какие-то выступления), потом я иду на заранее назначенные встречи, теперь я пойду к стендам конкурентов, потом проверяю своих сотрудников на стенде и т.п.», – подсказывает Кравченко. Она замечает, что эти самые три сотрудника должны говорить хотя бы на английском, чтобы не нанимать переводчиков. Они также будут заниматься стендом: будут раскладывать материалы, вести предварительные переговоры и тому подобное.

Виктория Кравченко, директор по маркетингу, партнер компании UA2EU: Если ваш отдел продаж общался с клиентом несколько раз, то и ваше приглашение посетить стенд он воспримет с удовольствием. Вы точно будете отличаться от всех тех холодных контактов, которые прислали e-mail или начали знакомство только на выставке

Проезд (перелеты, авто, автобусы) – от EUR100 на человека = EUR400.

Проживание – гостиница/квартира EUR120 на человека = EUR480.

Поскольку транспорт в Европе дорогой, лучше жить ближе к месту проведения и ходить пешком, сэкономив почти EUR200 на такси.

Визы – есть.

Питание – от 40 евро в день = 40*4*4 = EUR640 + EUR100 (финальная ужин) = EUR740.

Представительские расходы (обед или ужин с потенциальными партнерами) = EUR500. Получаем стоимость бюджетного пребывания на выставке – почти EUR6500.

Добавляем средства на производство и доставку выставочных образцов и производство рекламных материалов. Получается, что для участия в выставке необходимо иметь около EUR10 тыс.

6 рос

Готовим стенд

Заранее определяемся с оформлением стенда. «В центре внимания должен быть новый или эксклюзивный продукт, чтобы выделяться среди конкурентов. Успех стенда напрямую зависит от грамотного представления продукта», – подчеркивает Татьяна Наумович, ведущий тренер по продажам и переговорам Training For Business.

Кроме руководителя, который принимает решение о сотрудничестве, организации работы и заключении договоров, нужно привлечь технических специалистов, которые смогут ответить на профильные вопросы посетителей.

Для эффективного обмена контактами нужно заранее подготовить:

• проспекты, буклеты, листовки, каталоги
• листы технических характеристик для узкопрофильных специалистов
• образцы продукции или мультимедиа-ролики об услугах и обслуживании
• пресс-пакеты, сувениры

Александра Коренная, менеджер по стратегическому развитию компании «Ваймс Консалтинг»: Если компания решила принять участие в нескольких зарубежных выставках, то экспонаты дешевле хранить на складе за пределами страны, а не возить несколько раз через границу

Кто поможет?

Компании могут обратиться за поддержкой в Минэкономразвития, доказав свою мотивацию, качество продукта и готовность к экспорту.

Новичкам можно обратиться за помощью в Торгово-промышленную палату Украины или региональные палаты.

Торгово-промышленные палаты благодаря партнерским отношениям с зарубежными палатами и выставочными центрами могут предложить компаниям льготное участие в выставках. К тому же на коллективном стенде можно взять лишь 2 кв. м, тогда как для индивидуального – обычно 6-9 кв. м. Как снизится стоимость участия в выставке в таком случае?

Специалисты порекомендуют наиболее эффективные площадки в зависимости от профиля деятельности компании, помогут подготовить план участия, оформить стенд, документы, выставочные образцы для таможни – сопровождение на всех этапах подготовки и участия в выставке.

2

Так, например, Запорожская ТПП всегда принимает участие в международных выставках по промышленному оборудованию MSV (Чехия, Брно, 03.10.2016 – 07.10.2016), выставке по субконтрактингу Z (Германия, Лейпциг, 07.03.2017 – 10.03.2017).

Организацией деловых поездок на выставки занимаются много компаний, которые готовы взять на себя все: от регистрации до участия, получения виз, бронирования жилья, транспортного обслуживания, услуг консультантов по ВЭД и переводчиков.

17.02.2016
Что нового
Популярно
комментарии
Блоги
ЭКСПЕРТЫ РЫНКА
ТОП-МНЕНИЕ
АВТОРЫ БИЗНЕС-КНИГ
Обзоры бизнес книг
Лекции
WATCH&SHARE
Рынок
ОБЗОР РЫНКОВ
ОТРАСЛЕВЫЕ ТРЕНДЫ
ЭКСПЕРТЫ
ИДЕИ
ИННОВАЦИИ
ВДНГ TECh
ПРАКТИКА
БИЗНЕС-ПЛАНЫ
ЗНАНИЯ
ИСТОРИИ УСПЕШНЫХ
ТЕЛЕКОМ ДЛЯ БИЗНЕСА