Електронні чеки в Україні: як працюють і що потрібно знати бізнесу

Фіскальним чеком називають розрахунковий документ, який підтверджує проведення розрахункової операції та містить передбачені законодавством реквізити: дані продавця, перелік товарів або послуг, їхню вартість, дату й час операції, фіскальний номер та іншу обов’язкову інформацію.

Залежно від способу надання покупцеві чек може бути паперовим або електронним. В обох випадках він формується через реєстратор розрахункових операцій (РРО) або програмний РРО (ПРРО) відповідно до вимог законодавства.

Електронний чек — це розрахунковий документ в електронній формі, який покупець може отримати, наприклад, електронною поштою, у повідомленні або через інший передбачений спосіб. Також покупець може отримати доступ до чека за допомогою QR-коду, розміщеного на екрані продавця.

Окремий спосіб отримання електронних чеків пропонує державний сервіс «єЧек»: за відповідних умов покупець може переглядати їх у банківському застосунку. Це не змінює вимог до формування та фіскалізації розрахункового документа. 

Тож, паперовий чи електронний чек можуть бути повноцінними фіскальними документами, якщо сформовані відповідно до вимог законодавства. Вибір залежить від формату роботи компанії, потреб клієнтів і того, як організовані розрахунки.

Паперовий чек залишається зручним рішенням для офлайн-магазинів, закладів із великим потоком покупців і бізнесів, які працюють із доставкою. Його можна одразу видати клієнту або вкласти в посилку. Крім того, паперовий формат підходить покупцям, які не користуються смартфонами або віддають перевагу фізичному підтвердженню покупки.

Електронний чек зручний для інтернет-магазинів, виїзних послуг, мобільних торгових точок і бізнесів, які використовують програмні РРО. Цей формат полегшує автоматизацію процесів, інтеграцію з CRM та облік історії покупок.

В Україні продовжує зростати кількість розрахунків, які бізнес проводить через реєстратори розрахункових операцій (РРО) та програмні РРО (ПРРО). За даними Державної податкової служби, за січень–серпень 2026 року через них провели розрахункові операції на суму 4,32 трлн грн. — на 15,4% більше, ніж за аналогічний період торік. За цей час сформували 7,34 млрд фіскальних чеків.

Ці цифри показують масштаб щоденного використання фіскальних чеків у торгівлі та сфері послуг. За таких обсягів важливим стає належне оформлення розрахункових документів та зручність їхнього отримання та зберігання. Один зі способів спростити цей процес — електронний чек, який дає змогу відмовитися від паперового примірника там, де це передбачено відповідним сценарієм роботи.

Поява програмних РРО дала бізнесу змогу формувати фіскальні чеки за допомогою програмного забезпечення, без використання традиційного касового апарата. Наступний крок — зробити отримання таких чеків зручнішим для покупців.

Саме це пропонує державний сервіс «єЧек». Після оплати карткою в магазині або онлайн покупець може переглянути чек у мобільному застосунку свого банку. При цьому сам документ, як і раніше, формує та фіскалізує продавець через РРО або ПРРО, а його дані зберігаються в державній системі обліку.

«єЧек» — це ще один спосіб отримати доступ до вже сформованого фіскального чека. Сервіс не змінює чинних правил роботи з РРО/ПРРО. Він допомагає скоротити використання паперу та спрощує зберігання чеків для покупців.

Ініціатива впроваджується поетапно, а можливість отримати чек у банківському застосунку залежить від участі відповідних банків і торговців та умов роботи сервісу. Повноцінне масштабування заплановане до кінця 2026 року.

Перехід на електронні чеки може спростити роботу з розрахунковими документами та зробити взаємодію з покупцями зручнішою. Основні переваги такого формату:

1. Економія на папері та друці

Електронний формат дає змогу зменшити витрати на чековий папір і друк, особливо в бізнесах із великою кількістю щоденних розрахунків. Розмір економії залежить від обсягів продажів, організації роботи та способу надсилання чеків.

2. Зручне отримання чека

Покупець може отримати електронний чек через доступний цифровий канал. Наприклад, електронною поштою, повідомленням або в банківському застосунку, якщо це передбачено відповідним сервісом.

3. Доступ до документа після покупки

Електронний чек простіше знайти за потреби. Скажімо, для повернення товару, обміну або підтвердження витрат. Водночас доступність документа залежить від способу його надсилання та зберігання, тому покупцеві варто мати можливість повернутися до чека пізніше.

4. Кращий клієнтський досвід

Зручне отримання чека доповнює цифрову взаємодію з брендом і може позитивно впливати на враження від покупки. Бізнес може інтегрувати чек у звичні канали комунікації з клієнтами за умови дотримання вимог до фіскальних документів і обробки персональних даних.

Щоб робота з фіскальними чеками була зручною для працівників і покупців, варто заздалегідь визначити правила для різних сценаріїв продажу:

• Визначте формат для кожного каналу продажу. Продумайте, як видаватимете чеки в офлайн-магазині, інтернет-магазині, під час доставки та надання виїзних послуг.
• Підготуйте інструкції для персоналу. Поясніть працівникам, як надати покупцеві чек і що робити, якщо виникають труднощі з його отриманням.
• Перевірте передавання електронних чеків. Переконайтеся, що покупець отримує саме фіскальний документ у передбачений спосіб, а не лише повідомлення про оплату чи довільне посилання.
• Врахуйте строки для інтернет-продажів. Процес розрахунку та передавання чека має відповідати вимогам законодавства для конкретного способу оплати й продажу.
• Передбачте альтернативний сценарій. Визначте, як діяти, якщо покупець не може отримати електронний чек або віддає перевагу паперовому формату.
• Регулярно перевіряйте процес. Переконуйтеся, що чек правильно формується, містить необхідні реквізити та доходить до покупця.
• Навчіть працівників розрізняти документи. Фіскальний чек підтверджує розрахункову операцію, тоді як сліп платіжного термінала підтверджує операцію з карткою і не замінює фіскального чека.

Такі правила допоможуть зменшити кількість помилок і зробити процес розрахунків зрозумілим для команди та клієнтів.

Електронні чеки — не єдиний спосіб зробити взаємодію з клієнтами зручнішою. Бізнес також може використовувати Viber-розсилку через API, щоб автоматично надсилати повідомлення після оплати та підтримувати зв’язок із покупцями.

Наприклад, після оформлення замовлення клієнт може отримати повідомлення з підтвердженням покупки, інформацією про доставку, умовами гарантії або посиланням на документи. Такі розсилки можна інтегрувати з CRM, інтернет-магазином чи іншими системами компанії, щоб повідомлення надсилалися автоматично у відповідь на певні події, наприклад, після оплати або зміни статусу замовлення.

Viber-розсилка також дає змогу продовжити комунікацію після продажу: повідомити про готовність замовлення, надати інструкції з використання товару або запросити відгук про покупку. Це допомагає систематизувати спілкування з клієнтами та зменшити обсяг ручної роботи.

Водночас Viber API не формує фіскальних чеків і не замінює РРО/ПРРО. Якщо компанія планує надсилати чек через Viber, потрібно забезпечити його належне формування та перевірити відповідність обраного способу надання документа вимогам законодавства.