Як автоматично ставити задачі менеджерам після дзвінків: інтеграція телефонії з CRM

Поради

#ВіртуальнаATC

#ЦифровіРішення

#CRM-система

#CRM

#Бізнес-рішення

Про що:

Зателефонував зацікавлений клієнт, менеджер поговорив, домовилися зв’язатися наступного тижня. Але через кілька днів ніхто вже не пам’ятає про цю домовленість. Так і губляться ліди. Проблема особливо помітна у компаніях, де робота з дзвінками несистемна, а дані про комунікації взагалі не фіксуються. За результатами дослідження потенціалу CRM-ринку України, понад 38% компаній досі не використовують CRM — інформація про дзвінки, домовленості та наступні кроки часто залишається лише в нотатках менеджера або в його пам’яті. Керівник не бачить повної картини роботи з лідами, а частина клієнтів просто губиться після дзвінка. Цю проблему вирішує інтеграція телефонії з CRM.

Зміст

Чому бізнес втрачає клієнтів після першого дзвінка

Як працює автоматична постановка задач?

Як це працює на практиці: кейс Helsi

Висновок

Чому бізнес втрачає клієнтів після першого дзвінка

Якщо в компанії не впроваджена автоматизація, після кожної телефонної розмови менеджер повинен вручну виконати кілька дій:

додати контакт клієнта в базу;
записати дані про час надходження дзвінка, суть звернення, досягнуті домовленості;
створити задачу про наступний контакт з потенційним клієнтом;
перенести дані в CRM.

І з цим зазвичай виникають проблеми:

завантажений менеджер відкладає внесення інформації «на потім»;
частина контактів, дзвінків і домовленостей так і не потрапляє в систему;
при внесенні даних часто виникають помилки;
частина завдань взагалі не створюється, тому їх виконання не контролюється;
керівник бачить лише частину роботи відділу продажів.

Якщо дзвінків надходить справді багато, навіть дисциплінована команда починає втрачати частину лідів, а бізнес — прибутки.

Важливо. У більшості випадків кожен дзвінок варто завершувати узгодженням наступного кроку, який має бути зафіксований у CRM.

Завітайте на Маркетплейс від Київстар. Ми зібрали тут цифрові рішення для бізнесу. Вибирайте оптимальні сервіси відповідно до ваших завдань.

Як працює автоматична постановка задач?

Існує спосіб автоматизувати процес передачі даних про дзвінки в систему, й тим самим позбутися помилок та втрат – інтеграція бізнес-телефонії з CRM. Наприклад, після першого дзвінка система може автоматично:

створити контакт в CRM;
внести в систему вже відомі дані про клієнта: ім’я, якщо він залишав заявку чи замовляв дзвінок через форму, номер телефону, джерело звернення, канал, кампанію, ключове слово тощо;
зберегти запис розмови, який автоматично додається до угоди;
поставити менеджеру задачу про наступний контакт, підготовку документів, надсилання рахунків тощо.

Повторний дзвінок зі збереженого номера надійде до відповідального менеджера, який вже раніше спілкувався з клієнтом – це дуже зручно, адже він вже знає деталі справи, і не витрачатиме часу на повторне розпитування співрозмовника. А клієнт не муситиме вкотре повторювати деталі замовлення чи чекати, поки його звʼяжуть з потрібним менеджером.

А якщо виклик буде пропущено, на менеджера так само автоматично буде поставлено завдання «Передзвонити»:

Приклад завдання в Zoho CRM

Це означає, що кожен дзвінок зберігається в CRM, а контакти та домовленості не губляться.

Як це працює на практиці: кейс Helsi

З подібною проблемою стикалася команда медичної платформи Helsi. До інтеграції телефонії з CRM менеджерам доводилося вручну переносити інформацію про дзвінки, через що частина даних губилася, а керівництву було складно контролювати роботу команди.

Після інтеграції телефонії Ringostat з Nethunt CRM більшість процесів стали автоматизованими: дзвінки, контакти, задачі почали автоматично потрапляти в систему. Менеджери перестали втрачати потенційних клієнтів та забувати про домовленості. Керівництво отримало повну картину комунікацій для контролю й вдосконалення.

Микола Троянчук,

Head of Sales Helsi

«Інтеграція Ringostat з Nethunt CRM зробила процес продажів повністю прозорим, контрольованим і вимірюваним. Команда перестала працювати «вручну» — дзвінки, контакти та задачі тепер автоматично потрапляють у CRM».

Висновок

Інтеграція телефонії з CRM перетворює кожен дзвінок на частину процесу продажів. Домовленості автоматично фіксуються, задачі для менеджерів створюються без ручної роботи, а керівник бачить повну і прозору картину комунікацій. Компанія перестає втрачати ліди після першого дзвінка, і конверсія продажів зростає.