Етапи розвитку ЕДО в Україні: від минулого до сучасності

Переваги електронного документообігу продемонструвала пандемія коронавірусу, адже в умовах повної соціальної ізоляції потрібно було продовжувати віддалено працювати онлайн. Водночас під час повномасштабного вторгнення рф до України питання віддаленого погодження документів та обміну ними й надалі залишається актуальним для підприємців. Електронний документообіг — це критично важливий інструмент під час воєнного часу.

Тож, що сприяло розвитку електронного документообігу в минулому та як це вплинуло на сучасність?

Надійний «фундамент» для розвитку ЕДО в Україні був побудований завдяки наступним етапам:

• Затвердження організаційно-правових основ ЕДО та правил його використання.

У 2003 році Верховна Рада ухвалила закон «Про електронні документи та електронний документообіг». Іншими словами, важливість ЕДО в Україні держава підтвердила на законодавчому рівні. Відтак, е-документ повинен мати обов’язкові реквізити, а також електронний підпис або підпис, прирівняний до власноручного, для ідентифікації власника.

• Е-документу надали юридичної сили.

У цьому ж 2003 році парламент ухвалив закон «Про електронний цифровий підпис». Тобто якщо документ з відповідними реквізитами на ньому та електронним цифровим підписом (ЕЦП) має і паперовий, і електронний варіант, то обидва формати вважаються оригіналами й мають однакову юридичну силу.

• Податкові звіти в електронному вигляді.

Згодом у 2017 році держава затвердила Положення про застосування електронного підпису та електронної печатки банками України. Саме тоді згідно з Податковим кодексом України підприємці отримали можливість відправляти звітність онлайн в електронному вигляді.

• Електронний документообіг для державних установ.

Постанова Кабінету Міністрів № 55 від 17 січня 2018 року «Деякі питання документування управлінської діяльності» — це свого роду рекомендації для виконавчої влади перейти на електронний документообіг. У Постанові також було зафіксовано формат ЕДО для державних організацій.

• З’явився кваліфікований електронний підпис

Також у 2018 році набрав чинності Закон України «Про електронні довірчі послуги», а Закон України «Про електронний цифровий підпис» відповідно втратив свою силу. Новий Закон роз’яснював поняття кваліфікованого електронного підпису (КЕП) замість ЕЦП. Тобто надав можливість користуватися сучасними електронними методами ідентифікації особи, зокрема MobileID або BankID.

Тож, завдяки цим законодавчим діям держави та появі хмарних технологій кожна з компаній може оптимізувати свої бізнес-процеси та функціонувати віддалено попри пандемії, кризи й воєнні умови. Технології допомагають працювати з електронними документами з будь-якого гаджета, підключеного до інтернету.

Щоб користуватися електронним документообігом, можна використовувати лише 2 інструменти: систему е-документообігу та сервіс для погодження е-документів. Зокрема, треба розробити кілька документів, які регулюють ЕДО в компанії. Про кожен з них розповімо детальніше.

Система е-документообігу

Існує багато систем ЕДО. Наприклад, одна з систем електронного документообігу — це Star.Docs від Київстар, яка розроблена у партнерстві з Intecracy Deals. Вона допомагає підприємствам працювати з документами віддалено.

Зі Star.Docs працівники можуть цілодобово створювати електронні документи, редагувати їх, швидко узгоджувати, ділитися файлами з колегами, партнерами та контрагентами. Це можливо завдяки тому, що взаємодія з е-документами відбувається в спільному єдиному онлайн-просторі. До того ж Star.Docs доступний для ОС Android чи iOS та у вебверсії.

Star.Docs також дозволяє працівникам:

• створювати резервні копії е-документів;
• працювати з архівом документів у хмарі з будь-якого пристрою;
• відмовитись від витрат на друк паперових примірників, а також від надсилання документів поштою чи кур’єром;
• контролювати надходження файлів для погодження відповідальним особам;
• користуватися сервісом у період воєнного стану безкоштовно.

Нагадуємо, що для роботи з ЕДО та погодження е-документів треба використовувати КЕП.

Документи, які регулюють ЕДО на підприємстві

Звичайно, у кожній організації документи такого типу можуть бути свої. Проте пропонуємо звернути увагу на два головних: положення про ЕДО та наказ про ЕДО:

• У положенні про ЕДО зазначаються умови ведення електронного документообігу (як створювати, хто приймає та перевіряє документ, як зберігає, як змінює чи знищує тощо).
• За допомогою наказу затверджується наявність ЕДО в компанії та список співробітників, які будуть працювати з е-документообігом.

Створювати та оформлювати ці документи зазвичай допомагає юридичний відділ.

Віртуалізація світу та перебіг подій останніх років все більше підштовхують компанії до остаточного переходу на електронний документообіг. Замовляйте консультацію фахівця Київстар, переводьте обіг документів в онлайн та використовуйте всі можливості сучасних технологій.