Paperless для бізнесу: 5 міфів про електронний документообіг в Україні

Електронний обмін даними, цифровий підпис, електронні угоди — ці поняття далеко не діти пандемії 2020-го року. Перші правові регулювання сфери відбувалися у світі ще наприкінці минулого століття. Так, у 1999 році Європарламент та Рада Європи вже визнавали юридичну силу електронних документів і активно сприяли поширенню практики.

В Україні хвиля цифровізації накриває всі процеси просто зараз. Якщо раніше державні інституції тонули в папері, то до 2024 року в цифровий простір поринуть усі довідки та послуги. Так, 30 березня 2021 року українські е-паспорти Верховна Рада офіційно прирівняла до звичайних. 10 червня почав діяти закон про поступовий перехід до електронних трудових книжок, а вже з осені українці отримуватимуть е-лікарняні. Уявіть, зараз лише у медичній сфері держава друкує за рік близько 4 мільйонів офіційних бланків листків непрацездатності. Усе це скоро залишиться в історії.

Електронний документообіг уже використовує й український бізнес. Мова тут не лише про невеликі компанії, а і про підприємства-гіганти на кшталт «Укртрансгаз», «Нафтогаз»,  «Укртранснафта». Останнє почало відмовлятися від паперу з 2018 року. Тоді в  «Укртранснафті» порахували, скільки грошей, часу й ресурсів вони витрачають на документи й жахнулися.

«Укртранснафта» укладала близько 2 тисяч угод на рік. Кожна з них мала в середньому з десяток сторінок і друкувалася в 10 екземплярах. Загалом на рік — більш ніж 200 000 сторінок. Або — 400 пачок паперу формату А4. Або — 24 дерева. До того ж щоб укласти договір з контрагентом з іншого міста, працівники витрачали понад тиждень. Рішення не забарилося: компанія почала впроваджувати електронний документообіг.

Усі звіти, акти та інші внутрішні документи «Укртранснафта» поступово перевела в електронний формат. Для зовнішнього документообігу компанія обрала для себе платформу Star.Docs від Київстару. Найбільше часу й сил витратили не на технічні складнощі, а на психологічну адаптацію людей до нового формату роботи. У компанії працює понад 4 тисячі співробітників. Ті, хто все життя підписували документи ручкою та тримали їх у руках, не одразу сприйняли зміни. Утім, згодом і вони зрозуміли: електронні документи — це швидко, надійно та безпечно. А щоб навчити персонал працювати в системи, знадобилося усього два дні.

Електронний документообіг (або ЕДО) має очевидні переваги та є звичною практикою у світі. Утім, багато компаній в Україні досі бояться попрощатися з папером. Зруйнуємо основні міфи щодо е-документів.

МІФ 1. Е-документи мають меншу юридичну силу

Ні, електронні та паперові документи нічим не відрізняються. Ще у 2003 році в Україні сталася знакова подія: Верховна Рада ухвалила закон «Про електронні документи та електронний документообіг». Також додатково створили безліч правових актів, що регулюють е-документообіг та відносини бізнесу з податковою. Зокрема, постановою Кабінету Міністрів від 17 січня 2018 року уряд зафіксував формат ЕДО для державних установ.

Про рівнозначність обох форм документів говорить і лист від ДФСУ від 2017 року: «Електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та який містить усі необхідні реквізити, має таку ж юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді».

МІФ 2. Податкова та інші органи контролю вимагають папери

Направду, такої вимоги офіційно не існує. Інспекторам, які прийшли до вас у компанію на перевірку, можна подати документи виключно в електронній формі. Вас можуть попросити додрукувати необхідні копії та додатково завізувати їх. Утім, підкреслимо, що жодний закон чи нормативний акт не зобов’язує вас віддавати на перевірку паперові документи.

МІФ 3. Електронні документи погано захищені

Як легко папір можна зіпсувати кавою, пом’яти чи загубити? І чи надійно перевозити важливі папери містом або надсилати поштою? Таких проблем з електронними документами не буває. Вони зберігаються у хмарних сховищах і надсилаються захищеними каналами зв’язку. А тому е-документ неможливо втратити, замінити «заднім числом» або випадково знищити.

Зокрема, немає причин боятися підробки е-документів: угоди візуються лише дійсними сертифікатами кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Перевірити, чи документ справжній, можна будь-коли на сайті Центрального засвідчувального органу Мін’юсту.

МІФ 4. Перейти на е-документи довго та дорого

Так, у цифровізацію компанії потрібно інвестувати час та гроші. Утім, у результаті бізнес виграє через оптимізацію процесів, більшу ефективність співробітників, швидку комунікацію з клієнтами. Велика компанія завжди поєднується з бюрократією. А купа документів — це організація сховища, додатковий персонал, витрати на папір та принтери. Якщо рухатися в майбутнє, то без е-документів дорога буде ще дорожчою й довшою.

МІФ 5. Е-документи не потрібні малому або середньому бізнесу

Навпаки. Малі та середні підприємці витрачають менше зусиль на перехід, а отримують максимум результату. Ліпше від початку будувати сучасні процеси в компанії, ніж вимушено переходити на новий формат з часом. Майте вже зараз всі документи під рукою, укладайте контракти за декілька хвилин. Переваги е-документообігу лише сприятимуть зростанню бізнесу.

Київстар пропонує бізнесу хмарну платформу для підпису й обміну електронними документами — Star.Docs. Цей сервіс має наступні переваги:

1. Економія часу. Не треба чекати, щоб укласти угоду з клієнтом з іншого міста. Ба більше, керівнику не потрібно бути в офісі, щоб підписати документи або обмінятися важливими файлами.
2. Заощадження. Не витрачайте гроші на папір, друк або логістику документів.
3. Доступ 24/7. Працюйте у зручний для вас час через комп’ютер або зручний мобільний додаток.
4. Оптимізація роботи. Створіть власну систему внутрішнього документообігу з базовими функціями. Наприклад, налаштуйте маршрут узгодження, контроль та підпис.
5. Надійне зберігання. Star.Docs виключає можливість випадкової втрати документа: видалити його можна лише за погодженням обох сторін. Також, клієнт завжди може завантажити підписаний документ та зберегти копію в себе.
6. Екологічно. Зберігайте природні ресурси, які витрачають для виробництва паперу: деревину, воду та нафту.