Автоматизація документообігу зі Star.Docs: переваги для бізнесу

Автоматизація документообігу передбачає заміну паперового діловодства електронною багатокористувацькою системою, яка дає змогу:

• перейти від паперових носіїв до електронних;
• працювати з документами цілодобово в режимі онлайн (створювати, вносити правки, розсилати, узгоджувати й підписувати), а також зберігати їх на електронних носіях і в хмарному сховищі;
• користуватися єдиним електронним реєстром документів із чітким розмежуванням прав доступу;
• відстежувати життєвий цикл документа на всіх етапах (від створення до узгодження і виконання);
• оптимізувати й спростити робочі процеси в компанії, підвищити їхню ефективність і прозорість.

Одна з популярних і доступних в Україні автоматизованих систем документообігу — це сервіс Star.Docs, створений компанією «Київстар» спільно з консорціумом Intecracy Group.

Отже, Star.Docs від Київстар — це сучасний сервіс електронного документообігу, який дає змогу замінити паперовий документообіг електронним та вдосконалити систему діловодства компанії загалом. Це рішення допомагає ефективно працювати з внутрішніми документами, а також спрощує взаємодію з партнерами, постачальниками та підрядниками.

1. Функції Star.Docs

Star.Docs дає можливість користувачам:

• створювати, редагувати, доповнювати, візувати й підписувати електронні документи за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП) або кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
• за лічені секунди передавати та отримувати файли, що значно скорочує час їхньої обробки та прийняття рішень;
• спільно працювати над документами, пропонувати правки, коментувати й обговорювати їхній зміст онлайн в корпоративному чаті;
• розподіляти права доступу до корпоративної документації;
• відстежувати статус документа, контролювати дедлайни, а також його виконання;
• зберігати файли в захищеному хмарному сховищі, а в разі потреби електронні документи можна вивантажити із системи й створити резервні копії;
• швидко знаходити потрібні документи завдяки єдиному електронному реєстру і зручній системі пошуку;
• інтегрувати систему ЕДО з 1С, SAP та іншими системами обліку через API;
• працювати з документами на різних пристроях (ПК, ноутбук, планшет або навіть смартфон) у будь-який зручний час і в будь-якому місці, де є доступ до інтернету — Star.Docs має зручний мобільний додаток для IOS і Android.

Star.Docs підтримує всі види електронного підпису, видані кваліфікованим постачальником електронних довірчих послуг відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги», і різні носії особистих ключів: хмарні, токени та файлові.

Використовуючи сервіс, компанії можуть підписувати договори, виставляти рахунки або вести документацію в електронному вигляді згідно з чинним законодавством України. За наявності необхідних реквізитів і підпису електронні документи юридично значущі, як і паперовий еквівалент.

2. Безпека сервісу

Сервіс Star.Docs розробили на основі системи зовнішнього юридично значущого електронного документообігу Deals. Ця система реалізована на платформі UnityBase, безпека якої відповідає вимогам нормативних документів із технічного захисту інформації (НД ТЗІ 2.5-004-99 «Критерії оцінки захищеності інформації в комп’ютерних системах від несанкціонованого доступу») і підтверджена відповідним висновком експертів. Також про надійність платформи свідчить те, що UnityBase використовується в державних реєстрах України та системах внутрішнього електронного документообігу органів влади.

Захищена основа робить Star.Docs безпечним і дає можливість компаніям спокійно користуватися сервісом, працювати з електронними документами онлайн і зберігати їх у спеціальному хмарному сховищі.

3. Кому підійде Star.Docs?

Автоматизація електронного документообігу зачіпає всі сфери, пов’язані з фінансами, веденням бізнесу й управлінням. Star.Docs підійде тим компаніям, які хочуть модернізувати та автоматизувати робочі процеси, заощадити на адміністративних витратах і отримати необмежений доступ до документів 24/7 з будь-якої точки світу. Сервіс допомагає спростити роботу бухгалтерам, директорам, керівникам відділів, менеджерам та іншим фахівцям, які займаються діловодством.

Водночас Star.Docs від Київстар можуть використовувати представники малого, середнього та великого бізнесу. Широкий вибір тарифів дає можливість підключити такий, що відповідає бюджету і потребам компанії.

4. Як підключити систему автоматизації документообігу?

Щоб підключити Star.Docs і почати користуватися сервісом, потрібно:

• Отримати ЕЦП (електронний цифровий підпис) або КЕП (кваліфікований електронний підпис). Це можна зробити у будь-якого кваліфікованого постачальника електронних довірчих послуг.
• Створити акаунт у вебверсії системи. Перший зареєстрований користувач організації отримує роль «Адміністратор». За необхідності він може давати такі ж повноваження іншим користувачам.
• Налаштувати профіль. Потрібно вказати свої контактні дані та посаду в компанії.
• Запросити інших співробітників. Для цього потрібно призначити роль кожного, вказати e-mail і скласти текст запрошення.
• Створити або завантажити документ для підпису.
• Відправити документ контрагенту. Зверніть увагу, що для обміну електронними документами до системи мають бути підключені обидва учасники. Якщо контрагент у ній ще не зареєстрований, відправте йому запрошення на електронну пошту.

Зі Star.Docs можна працювати в «хмарі» або встановити сервіс на сервер компанії, фізичний або віртуальний.

Після реєстрації акаунту у вебінтерфейсі Star.Docs можна використовувати мобільну версію сервісу. Для цього завантажте мобільний додаток в App Store або Google Play (залежно від ОС пристрою) і встановіть його на свій смартфон або планшет. Після авторизації ви зможете переглядати, візувати й підписувати документи за допомогою КЕП.

Щоб дізнатися більше про Star.Docs, перейдіть за посиланням або напишіть на пошту Star.Docs@kyivstar.net.

Основні плюси електронного документообігу зі Star.Docs — це:

1. Швидкість. Підготовка та узгодження документів відбувається у 4–6 разів швидше. А щоб знайти потрібний файл в єдиному електронному реєстрі, потрібно у 8–10 разів менше часу, ніж у паперовому архіві.
2. Ефективність. Завдяки автоматизації документообігу втричі більше документів узгоджується в обумовлені терміни.
3. Оптимізація витрат. У 3–4 рази зменшуються витрати на логістику й доставку. Загалом на один електронний документ потрібно в 10 разів менше витрат, ніж на паперовий.*
4. Можливість віддаленої роботи. Star.Docs дає змогу створювати, узгоджувати й підписувати документи онлайн, а також отримувати доступ до архіву віддалено. У сучасних реаліях ця перевага стала дуже актуальною: за два місяці першого локдауну в Україні обсяг підключень Star.Docs зріс на 489%.
5. Екологічність і розумне споживання — ще одна важлива перевага електронного документообігу над паперовим. Використання Star.Docs допоможе зберегти природні ресурси, з яких виготовляють папір і витратні матеріали (наприклад, картриджі, чорнила, ручки), заощадити паливо внаслідок відмови від кур’єрської доставки та значно зменшити кількість відходів, пов’язаних із діловодством.

*Згідно з аналітичними даними компанії ТОВ «Інтекресі Ділз».

Отже, автоматизація документообігу за допомогою сервісу Star.Docs — це відмінний спосіб модернізувати та спростити діловодство, щоб використовувати час і ресурси компанії значно раціональніше.

1. Для чого потрібна автоматизація документообігу?

   Щоб прискорити та спростити процес створення, узгодження та підписання документів, а також зменшити витрати на логістику, друк та зберігання паперових примірників.

2. Чим регламентується електронний документообіг?

   Головні організаційно-правові аспекти електронного документообігу та використання електронних документів в Україні встановлені Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг».

3. Де застосовується електронний документообіг?

   Електронний документообіг застосовують у всіх сферах, пов’язаних із діловодством.