Кейси компаній, які давно користуються електронним документообігом

Скотт Д. Сейлер у 2002 році очолював відділ діловодства у Департаменті охорони навколишнього середовища штату Массачусетс, США. Він встановлював політику стосовно кожного документа: як той створюється, обробляється й зберігається. Щодня у кожен з чотирьох філіалів установи надходило від 15 до 36 нових документів, тож з часом обробляти таку кількість інформації ставало все важче. Ті паперові примірники, для яких бракувало місця в картотеках, знаходилися просто у картонних коробках, надписи на яких іноді відповідали вмісту, а подекуди — ні. Тому 30% робочого часу працівники витрачали на пошук потрібного екземпляра. Скотт їм в цьому допомагав, замість того, щоб займатися іншими важливими процесами.

Коли закінчилося місце для зберігання архіву в офісі, побудували нове невелике приміщення у підвалі держустанови. Однак, за відсутності клімат-контролю, документи починали швидко псуватися. Все це стало поштовхом до розгляду компанією систем електронного документообігу. Втім, для Скотта Д. Сейлера було непростою справою переконати у такій необхідності керівництво. Деякі з державних організацій на той час не охоче витрачали бюджет на нові системи для роботи. Понад 90% інформації вони зберігали у паперовому форматі. Керівник установи, в якій працював Скотт, був прихильником саме таких поглядів.

Щоб збільшити шанси на позитивну відповідь керівництва та змінити неефективну й застарілу модель документообігу, Скотт вирішив зібрати історії інших компаній, які налаштували ЕДО, а потім продемонструвати ці кейси. Ба більше, чоловік на той час навчався у Массачусетському університеті (США) та працював над дослідницькою роботою з теми електронних систем керування документами. Це і допомогло йому поетапно дійти до своєї мети.

Скотт звернувся до агенції у Мічигані, яка спеціалізується на системах документообігу, та поцікавився, чи налагоджували її спеціалісти системи ЕДО для державних установ, і наскільки це було успішно. В агенції розповіли такі історії:

• У Державному департаменті штату Мічиган почали користуватися системою електронного документообігу у 1995 році. Підставою для цього став паперовий проєкт установи, який містив понад 60 000 сторінок різних документів. З ним постійно працювали як співробітники департаменту, так і зовнішні користувачі. Через це виникали труднощі: коли людина створювала запит на копію необхідних їй сторінок, то усю збірку документів віддавали на копіювання, через що деякий час нею не могли користуватися інші. Зважаючи на це, керівництво профінансувало впровадження ЕДО.
• У Державному департаменті округу Ориндж у Каліфорнії коли хтось зі держслужбовців хотів отримати певний документ, то мав подати запит. Після цього відповідальний працівник йшов до архіву, знаходив потрібний документ та робив його копію. Іноді це займало кілька днів. Завдяки системі електронного документообігу у 2001 році понад 2 тис. спеціалістів з-поміж 28 філіалів округу змогли порівнювати записи кредиторської заборгованості із бюджетними звітами у режимі онлайн. Це допомагало швидко виявляти фінансову невідповідність. У департаменті підрахували, що коли вони припинили друкувати документи, то за один рік заощадили $325 тис.
• Глобальна брокерська мережа у 1996 році спеціалізувалася на купівлі та продажі великої рогатої худоби у Канаді. Щоб пройти інвентаризацію сотні тварин на кожній фермі та задокументувати цей процес на папері, спеціалісти витрачали від 5 годин робочого часу. А завдяки системі електронного документообігу їм вдалося скоротити процедуру до 30 хвилин. Використання е-документів значно пришвидшило їхні бізнес-процеси.
• Керівництво техаського банку Plains National Bank під час впровадження ЕДО у 1998 році зіткнулося з певним опором з боку спеціалістів старшого віку. Ці працівники звикли до паперових документів та хвилювалися, що не зможуть опанувати нову систему. Проте коли вони отримали підтримку колег, зрозумілу інструкцію та їм вдалося перевірити функціонал системи на практиці їхнє ставлення до е-документообігу суттєво змінилося.

Після цього Скотт розробив для керівництва презентацію, яка визначала проблеми, з якими стикається їхня компанія, і показав, як їх можна розв’язати за допомогою ЕДО. Результат був успішний. Наприклад, його колегам більше не потрібно було витрачати час на пошук документа, тому що будь-який примірник можна було знайти в електронному вигляді за пару хвилин.

Українські державні установи та бізнес теж можуть використовувати всі можливості електронного документообігу. Для цього є сервіс Star.Docs від Київстар. Він допомагає перевести паперовий документообіг в онлайн та створювати, узгоджувати й підписувати документи у цифровому форматі. Працювати з е-документами можна у будь-який час з будь-якого пристрою там, де є мережа інтернет.

Зі Star.Docs ви зможете:

• за кілька секунд узгоджувати та підписувати документи, відправляти колегам, партнерам або контрагентам;
• робити резервні копії, шаблони та мати доступ до зручного архіву у хмарі;
• заощаджувати свій час, адже немає потреби їхати в офіс партнера, щоб терміново підписати договір або обмінятися конфіденційними документами;
• економити бюджет компанії, оскільки е-документи не потрібно друкувати, пересилати поштою або кур’єром;
• розмежувати доступ до документів: усім співробітникам, окремим користувачам, окремим групам користувачів (департаментам, підрозділам, відділам тощо).
• контролювати статуси електронних документів — переглядати, хто, що і коли узгоджував.

Щоб почати користуватися сервісом DepositSign, необхідно заповнити форму на сайті Київстар та очікувати на дзвінок консультанта. Він розкаже детальніше, як налаштувати послугу. Після цього надайте відповідні документи у центр ідентифікації DepositSign або пройдіть ідентифікацію в офісі вашої компанії. Останній крок — встановити додаток DepositSign на смартфон.

Із КЕП ви можете не тільки підписувати документи у системі електронного документообігу Star.Docs, а й використовуватимете його на онлайн-ресурсах, які підтримують сервіс DepositSign:

• системи електронної звітності (наприклад, кабінет платника податків ДПС);
• інтегрована система електронної ідентифікації ID.GOV.UA;
• ресурси державних адміністративних послуг (наприклад, Електронний кабінет водія, МВС України);
• різноманітні комерційні е-послуги тощо.

Тож, підписуйте документи за декілька кліків та заощаджуйте час і бюджет своєї компанії.