КЕП або електронний підпис: що це та як бізнесу користуватися ним

Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — це цифровий аналог власноручного підпису, який дає змогу підтвердити особу підписувача, засвідчити цілісність електронного документа та надати йому юридичної сили. Він виконує ті самі функції, що і звичайний підпис, але в цифровому середовищі.

Вимоги до електронних підписів в Україні регулює Закон «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». 

Принцип роботи КЕП базується на технології криптографії. Коли створюється кваліфікований електронний підпис, одночасно генерується пара взаємопов’язаних ключів:

• закритий ключ зберігається у власника та потрібен, щоб підписувати документи;
• відкритий ключ дозволяє іншим користувачам перевірити справжність КЕП.

КЕП підтверджує, хто саме підписав документ, у який час, та те, що його цілісність не було порушено.

Поряд з поняттям кваліфікованого електронного підпису існує удосконалений електронний підпис, і між ними є різниця:

• Удосконалений електронний підпис (УЕП) — цифровий підпис, який відповідає певним технічним вимогам (дозволяє ідентифікувати користувача та виявити зміни в документі). Особистий ключ — це файл, який зберігають у комп’ютері або на смартфоні.
• Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — більш захищена версія УЕП. Особистий ключ КЕП може зберігатися на захищеному носії або у хмарному засобі кваліфікованого електронного підпису. 

Усі КЕП є УЕП, але не всі УЕП є КЕП.

Іноді також можна почути назву електронний цифровий підпис (ЕЦП). Це застарілий термін, і сьогодні його замінив КЕП, хоч у побуті іноді досі використовують ЕЦП.

Українське законодавство у сфері електронних підписів поступово гармонізують із вимогами європейського регламенту eIDAS. Завдяки цьому бізнес може самостійно вибирати, який вид електронного підпису використовувати, залежно від ситуації.

Іноді достатньо УЕП — щоб підписати внутрішні документи або авторизуватися в сервісах компанії. Але частіше використовують саме КЕП, оскільки він має найвищий рівень довіри та сумісний практично з усіма державними сервісами й системами електронного документообігу. 

КЕП використовують, щоб:

• підписувати договори, додаткові угоди, акти виконаних робіт, рахунки та інші документи; 
• обмінюватися документами з контрагентами через системи електронного документообігу; 
• працювати в Електронному кабінеті платника податків; 
• брати участь у публічних закупівлях через систему Prozorro; 
• подавати документи до суду через систему «Електронний суд»; 
• користуватися корпоративними банківськими сервісами тощо.

КЕП дає компанії змогу швидко обмінюватися документами, працювати дистанційно, скоротити витрати на паперовий документообіг, безпечно взаємодіяти з державними та комерційними електронними сервісами.

Кількість КЕП залежить від структури компанії та того, хто підписує документи. Якщо це робить тільки керівник, може вистачити одного кваліфікованого електронного підпису. 

Однак на практиці часто окремі КЕП оформлюють також бухгалтеру, кадровому спеціалісту чи іншим працівникам, які регулярно працюють з електронними документами або державними сервісами. Це допомагає розподілити повноваження, прискорити робочі процеси та не створювати залежність від однієї людини. 

Кваліфікований сертифікат має строк дії (найчастіше 1–2 роки). Після закінчення його потрібно отримати повторно. Якщо ключ скомпрометовано або працівник звільнився, сертифікат відкликають достроково. 

Чи потрібен КЕП ФОП? Зазвичай так. ФОП використовує КЕП, щоб подавати податкову звітність, працювати в Електронному кабінеті платника податків, реєструвати податкові накладні, взаємодіяти з державними сервісами та підписувати електронні документи з партнерами.

Отримати кваліфікований електронний підпис можна у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг (КНЕДП) особисто або дистанційно. 

Крок 1. Виберіть надавача електронних послуг

 

Актуальний перелік кваліфікованих надавачів опублікований у Довірчому списку. Серед них — державні органи, банки та приватні компанії.

Крок 2. Підготуйте документи

Перелік документів залежить від того, хто отримує КЕП — фізична особа, ФОП чи юридична особа. Зазвичай потрібні документ, що посвідчує особу, реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП), а для представників компанії — документи, що підтверджують їхні повноваження. 

Крок 3. Пройдіть ідентифікацію

Надавач перевірить вашу особу та сформує кваліфікований сертифікат відкритого ключа. 

Крок 4. Отримайте ключ і сертифікат

Після успішної перевірки ви отримаєте особистий ключ і кваліфікований сертифікат. Залежно від сервісу ключ може зберігатися у файлі, на захищеному носії або в хмарному сховищі. 

Не передавайте особистий ключ або пароль до нього іншим особам. Саме власник КЕП несе відповідальність за документи, підписані його електронним підписом. 

Якщо особистий ключ втрачено, його могли скомпрометувати або пароль став відомий стороннім особам, потрібно якнайшвидше звернутися до надавача електронних довірчих послуг і відкликати сертифікат. Після цього слід сформувати новий ключ і отримати новий сертифікат.

Незалежно від того, які документи треба підписати, план дій такий:

1. Підготуйте документ. Це може бути договір, акт, рахунок або інший файл у форматі PDF, DOCX чи іншому, який підтримує сервіс.
2. Відкрийте сервіс, де ви підписуватимете документи. Наприклад, систему електронного документообігу або онлайн-сервіс кваліфікованого надавача.
3. Завантажте документ і виберіть спосіб підписання — файловим ключем, захищеним носієм або хмарним КЕП.
4. Підтвердьте свою особу. Для цього потрібно ввести пароль до особистого ключа або пройти автентифікацію, якщо використовується хмарний підпис.
5. Накладіть підпис і збережіть підписаний документ. Після цього його можна надіслати контрагенту або завантажити до потрібного сервісу.

Більшість сучасних систем електронного документообігу також підтримують багатостороннє підписання. Це означає, що документ можуть послідовно підписати кілька учасників — наприклад, менеджер, бухгалтер, керівник і контрагент. Кожен новий підпис додається до документа без втрати чинності попередніх.