Електронний документообіг: як підготувати бізнес до дистанційної роботи

• Співробітники матимуть доступ до е-документів 24/7 та зможуть працювати з ними в будь-якій точці світу — крізь, де є інтернет.
• Співпраця та редагування документів в реальному часі між працівниками та з партнерами.
• Е-документ з кваліфікованим електронним підписом (КЕП) має таку ж юридичну силу, як паперовий документ, підписаний власноруч.
• Зменшення витрат на друк та утримання архіву, без надсилання документів факсом, поштою чи кур’єрською службою, економія на закупівлі та обслуговуванні необхідного обладнання.
• Авторизовані користувачі можуть отримати доступ до необхідного файлу або надати права доступу іншим користувачам. Це гарантує конфіденційність та зменшує ризики витоку даних.
• Є можливість відслідковувати повну історію змін в документі завдяки реєстрації дати та часу кожного етапу редагування.

За допомогою ЕДО можна обмінюватись будь-якими зовнішніми та внутрішніми документами: договори, додаткові угоди, рахунки-фактури, акти виконаних робіт, податкові накладні, товаротранспортні накладні, офіційні листи. Але найчастіше систему електронного документообігу застосовують для первинної бухгалтерської документації чи формування рахунків-фактур. Інтернет-магазини, наприклад, можуть перевести в електронний вигляд рахунок на оплату, довіреність, акт звірки взаєморозрахунків тощо. Є також типи внутрішніх документів, які не потребують підпису, але їх необхідно зберігати та показувати під час перевірок: виписки з банку, розрахункові відомості, реєстри або журнали даних.

Деякі компанії, які відкладають трансформацію документообігу, вважають, що їхні працівники зіткнуться зі складнощами у вивченні правил користування новим сервісом. Однак це перебільшення — освоїти роботу в системі ЕДО можна доволі швидко. Більш того, багато хто з віддалених співробітників має необхідність у кращих інструментах керування документами, оскільки централізоване зберігання цифрових документів полегшить їхню продуктивність.

Спочатку працівник компанії створює електронний документ, наприклад, договір. Потім підписує його кваліфікованим електронним підписом та відправляє цей файл через певну систему електронного документообігу адресату. Працівник компанії-отримувача узгоджує документ своїм кваліфікованим електронним підписом. Відразу після цього в першу організацію, яка надіслала договір, надходить повідомлення про те, що документ вже підписано всіма відповідальними особами, а значить вже офіційно можна здійснювати за ним господарські операції — відвантажувати товари, переказувати коштів, тобто виконувати будь-які домовленості, зазначені в договорі.

5 кроків, щоб розпочати договірну діяльність компанії в електронному вигляді:

1. Призначити відповідального за процес переходу на ЕДО.
2. Отримати кваліфікований електронний підпис в акредитованому центрі сертифікації ключів та розробити порядок використання КЕП на підприємстві.
3. Створити інструкцію по веденню ЕДО.
4. Навчити працівників користуватися системою з е-документами.
5. Повідомити своїх контрагентів про перехід на ЕДО та внести зміни у відповідні договірні домовленості.

Іноді компанії переходять на ЕДО частково: деякі документи залишаються в паперовому вигляді, а інші — оцифровуються в системі.

Для безпечного обміну важливими е-документами необхідно працювати через системи операторів ЕДО. Ці організації мають необхідний програмний комплекс для здійснення електронного документообігу, тобто передачі інформації із захищеними каналами зв’язку зі спеціальним безпечним шифруванням. Під час того, як ви приймаєте рішення, яку систему ЕДО обрати, рекомендуємо відповісти на кілька питань, що допоможуть визначитися:

• Наскільки функціональні можливості системи зручні для роботи в ЕДО?
• Чи відповідає система вимогам законодавства в області ЕДО та інформаційної безпеки? Які результати перевірки на вразливість?
• Наскільки система може підтримувати КЕП України?
• Чи інтегрується система в інші системи (відкритий API)?
• Є послуга кваліфікованої технічної підтримки клієнтів?

Іноді користувачі плутають системи ЕДО та сервіси для онлайн-підписання документів. Головна різниця між ними — в цілях використання електронних документів та частоті підписання документів КЕП. Якщо потрібно підписувати документи не частіше ніж раз у квартал або пів року, то достатньо буде разово завантажити документ в онлайн-сервіс для підписання та підписати своїм КЕП.

Якщо погодження документів з партнерами чи контрагентами відбувається на постійній основі, варто скористатись системою електронного документообігу. Вона допомагає вести документообіг централізовано в одному місці та забезпечує конфіденційність даних. Одна з таких систем — Star.Docs від Київстар.

Star.Docs — система електронного документообігу, за допомогою якої українські компанії можуть перенести паперовий документообіг у цифру. На період воєнного стану Star.Docs від Київстар доступний для всіх без додаткових оплат.

Завдяки Star.Docs можна:

• цілодобово працювати з документами у хмарі на будь-якому ПК або смартфоні з мобільними додатками для ОС Android, iOS;
• економити робочий час завдяки створеним шаблонам е-документів;
• працювати з колегами в єдиному електронному інформаційному просторі та контролювати дії користувачів, які редагують та узгоджують документ;
• уникнути ризику втрати конфіденційних документів тощо.

Звертаємо увагу, що згідно з ЗУ «Про електронні довірчі послуги» для роботи з ЕДО користувачам необхідно мати кваліфікований електронний підпис (КЕП). Він має таку ж юридичну силу, як власноручний підпис. До того ж саме КЕП зараз вимагають використовувати державні установи. Ви можете генерувати особисті ключі нового покоління з сервісом DepositSign. Це додаток, який розроблений однойменною компанією та надається за підтримки Київстар.

Щоб підписати документ з контрагентом, який не використовує жодну з систем електронного документообороту та не планує її впроваджувати, на платформі Star.Docs реалізована функція зовнішніх посилань на документ. Це допомагає ознайомитися з документом не зареєстрованій в системі компанії, а також надає їй можливість підписати документ. Для цього користувач обирає необхідний документ, у спеціальній формі вказує параметри відправки (наприклад, загальнодоступне посилання або посилання для доступу, до якого буде потрібний код; термін, до якого посилання буде дійсним; адреса електронної пошти компанії-отримувача тощо).

Отримавши зовнішнє посилання на документ електронною поштою контрагент потрапляє до форми перегляду документа. Тут він може переглянути підписи, нанесені на документ, підписати його, якщо для документа встановлена ця необхідність, а також завантажити файл на свій пристрій. Важливо, що при підписанні документа отримувачем система ЕДО передбачає ретельну перевірку належності КЕП до вказаної організації, що забезпечує ще більш безпечний простір для цифрового документообігу.

Сучасність диктує відповідні умови для роботи бізнесу. Все більше угод можливо укладати без особистих зустрічей в онлайн-режимі. Щоб бізнес працював, кожна компанія має бути готова до переходу на електронний документообіг.