Три історії компаній, які перейшли на електронний документообіг

Одна з найпопулярніших соціальних платформ у світі Facebook у проміжку між 2012 та 2020 роками зростала неймовірними темпами: щомісячна кількість активних користувачів збільшилася з одного мільярда до майже трьох. І у цей час HR-команда інтенсивно наймала нових працівників — у середньому 50 співробітників щотижня.

Штат Facebook швидко розширювався та сягнув 50 тисяч працівників. Щоб взаємодіяти з такою кількістю персоналу та не потонути у паперах, відділ кадрів мав трансформуватися та впровадити електронний документообіг. Так, саме інтеграція цифрового управління угодами стала частиною стратегії росту компанії.

HR-команда Facebook виділила для себе такі причини перейти на ЕДО:

• Економія часу. Відділ кадру вручну обробляв документи, щоб прийняти нових співробітників, а це займало щонайменше три дні. Через це працівникам бракувало часу на інші обов’язки.
• Зручність для співробітників. Компанія прагнула, щоб процес найму для нових працівників проходив легко та швидко. Через неефективні робочі процеси вони витрачали багато часу на папери, а не на знайомство з новою роботою.
• Інвестиція у майбутнє. Facebook — одна з найбільших технологічних компаній світу, а тому для неї було очевидно, що перехід на ЕДО є невідворотним процесом.

Перехід на електронний документообіг дозволив також оптимізувати робочий процес. Якщо раніше відділ кадрів часто стикався з помилками у паперах, незаповненими полями та невідповідністю даних, то нова цифрова система допомогла все уніфікувати.

Facebook знадобилося лише 4 тижні, щоб впровадити систему електронного документообігу для HR-відділу. За цей час вдалося оцифрувати понад 200 тисяч файлів та документів. Так, лише за перший тиждень компанія заощадила 20 годин роботи з паперами.

Японський FUJIFILM за свою майже сторічну історію розвинувся від виробника фотоплівок до величезного холдингу, який об’єднує понад 300 дочірніх компаній по всьому світу. Сьогодні його діяльності охоплює найрізноманітніші сфери від офісної та медичної електротехніки до біотехнологій. Водночас FUJIFILM Business Innovation в Австралії допомагає іншим бізнесам розвиватися та впроваджувати останні інновації.

Довгий час відділ закупівель у FUJIFILM Business Innovation Australia мав друкувати, підписувати, сканувати та надсилати паперові контракти численним постачальникам та партнерам. Такий процес обтяжував усіх його учасників, що призводило до значних затримок.

Через паперові документи виникали наступні проблеми:

1. Високі витрати. Враховуючи велику кількість постачальників, компанія витрачала значні кошти лише для друку потрібних паперових документів.
2. Довгий процес погодження. Неможливо було відстежити, на якому етапі перебуває контракт, через що затягувалося його підписання.
3. Складне архівування документів. Кожен паперовий примірник потрібно було відсканувати на різних стадіях роботи з ним, щоб отримати електронну копію. Усі папери потім архівувалися у фізичне сховище, створюючи ще одну статтю витрат.

Рішенням для FUJIFILM Business Innovation Australia стала організація електронного документообігу та цифрового підпису. Так, відділ закупівель перевів у е-формат угоди про надання послуг, описи робіт, замовлення, форми реєстрації постачальника, а також форми затвердження платежів.

Тепер співробітники компанії та партнери можуть створювати, надсилати та редагувати контракти навіть зі смартфона. Система дозволяє бачити, на чий підпис очікує е-документ. Зокрема, спеціальна форма допомагає постачальникам легко вказувати всю необхідну інформацію для договорів, що заощаджує час у подальшій роботі з ним.

Досвід відділу закупівель був настільки успішним, що подібну систему електронного документообігу запропонували й іншим департаментам компанії.

Агропромислова компанія «ОптімусАгро Трейд» — це український виробник соняшникової олії, шроту та лушпиння. Його завод розміщений у Запоріжжі, а продукція експортується у більш ніж 20 країн світу.

Щомісяця «ОптімусАгро Трейд» працює з багатьма постачальниками сировини, а це — тисячі договорів, які можна було легко загубити поштою десь між містами та селами України. Стежити за такою кількістю паперів стало досить важко, а тому у 2021-му році компанія вирішила перейти на електронний документообіг.

Головним критерієм для вибору сервісу для агрокомпанії стала мобільність у підписі електронних документів. Її менеджери з закупівлі щодня працюють у різних полях та селах. Тому важливо було, щоб вони могли створювати та підписувати е-договори просто через смартфон.

«ОптімусАгро Трейд» оцінив наявні системи електронного документообігу на ринку України та обрав платформу Star.Docs від Київстар. Найбільший український оператор запустив її у партнерстві з консорціумом Intecracy Group.

Для себе «ОптімусАгро Трейд» окреслив такі переваги платформи Star.Docs:

1. Менеджери бачать статус е-документа та відстежують, на чий підпис він очікує.
2. Контрагенти безкоштовно користуються платформою, адже «ОптімусАгро Трейд» може оплачувати цифровий підпис з обох сторін.
3. Е-документи можна підписувати у PDF-форматі.
4. Сервіс дає у трирічне користування безоплатне хмарне сховище для зберігання документів, завдяки чому можна не хвилюватися, що е-договір загубиться.
5. Київстар надає фахову підтримку у впровадженні системи у робочі процеси, навчає персонал та швидко реагує на технічні несправності.

Як результат, лише за пів року компанія перевела значну частину своїх документів у цифровий формат, а саме угоди про закупівлю сировини, зберігання та збут продукції на території України.

Якщо раніше підпис однієї паперової угоди займав 3-4 дні, залежно від поштової служби, то зараз із сервісом Star.Docs «ОптімусАгро Трейд» скоротив процес до 5 хвилин.

Дізнатися більше про рішення можна у матеріалах «ЕДО: переваги та можливості для бізнесу» та «Кваліфікований електронний підпис». А щоб отримати консультацію спеціаліста, залиште заявку на сайті Київстар.