ЕДО: в чому переваги та які можливості для бізнесу

Диджиталізація бізнес-процесів — світовий тренд, який продовжує набирати обертів. Все більше компаній впроваджують сучасні технології, адже для розвитку бізнесу необхідно оперативно адаптуватися до нових умов і відповідати вимогам клієнтів.

Електронний документообіг, або ЕДО — це механізм роботи з цифровими документами, який реалізує концепцію безпаперового діловодства. ЕДО — відмінна альтернатива використанню паперових носіїв: електронний архів не буде займати місце в офісі, а робота з документами скоротиться до декількох хвилин.

Документообіг в електронному вигляді не лише зручний, але й вигідний: не потрібно витрачати гроші компанії та час співробітників на зустрічі й підписання договорів, їхати на таксі в інший кінець міста, надсилати папери поштою або кур’єром.

ЕДО можна використовувати як у маленьких, так і у великих компаніях, незалежно від чисельності співробітників і форми власності. Обмінюватися можна будь-якими документами:

• договорами;
• звітними відомостями;
• наказами;
• розпорядженнями;
• таблицями;
• прейскурантами;
• важливими листами;
• заявами.

Для того щоб документи отримали юридичну значимість, необхідна наявність обов’язкових реквізитів і електронний підпис, виданий кваліфікованим постачальником електронних довірчих послуг відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги».

Заведено розрізняти два види електронного документообігу:

• внутрішній обмін, який відбувається між відділами, командами або співробітниками однієї компанії;
• зовнішній — документообіг між партнерами, підрядниками, контрагентами.

Щоб організувати внутрішній обмін, наприклад, автоматизацію документообігу на підприємстві, необхідно вибрати провайдера і сервіс ЕДО. Далі потрібно встановити програмне забезпечення на корпоративний сервер, робочі комп’ютери співробітників або використовувати хмарну версію сервісу — все залежить від особливостей інфраструктури компанії. Також необхідно подбати про те, щоб співробітники, які будуть працювати з документами, отримали електронний підпис, необхідні рівні доступу і пройшли навчання.

Для переходу на електронний документообіг з контрагентами, потрібно домовитися з компанією-партнером про використання єдиного інструменту для створення і підписання документації.

У 2018 році Київстар запустив сервіс електронного документообігу Star.Docs. Це сучасний сервіс ЕДО, який дозволяє замінити паперові документи на електронні. Він створений у партнерстві з консорціумом Intecracy Group.

Ключові особливості Star.Docs від Київстар:

• Швидка підготовка, узгодження, відправка й отримання документів.
• Можливість працювати над документами віддалено, спільно з колегами, коментувати й обговорювати їх онлайн.
• Файли зберігаються в безпечному місці — в хмарному сховищі або на цифровому носії. Доступ до них відкритий 24/7.
• Можна переглядати документи в режимі онлайн і підписувати з допомогою КЕП в будь-який зручний час на різних пристроях, зокрема зі смартфона або планшета на базі iOS і Android.

Працювати зі Star.Docs можна в хмарі або встановити сервіс на фізичний чи віртуальний сервер організації. Для мобільних пристроїв потрібно завантажити спеціальний додаток в App Store або Google Play (залежно від ОС), встановити його й авторизуватися.

Основні завдання, які допомагає вирішити цифровий документообіг:

• Швидкий пошук і доступ до документів. Співробітники будуть витрачати менше часу на ці рутинні завдання.
• Зниження фінансових витрат на документообіг. Дослідження Gartner (США) показало, що використання паперу в офісі обходиться компаніям у 13-31 разів дорожче, ніж коштує сам матеріал. У разі переходу на ЕДО також зникає необхідність робити роздруківки, купувати поштові марки, конверти та папки й регулярно оплачувати послуги доставки.
• Зберігання файлів у зручному місці — в хмарному сховищі або на цифровому носії.
• Обмін документами триває кілька секунд: більше не потрібно витрачати час на дорогу і зустрічі для підписання договорів.
• Скорочення часових витрат на обробку документації. Автоматизоване діловодство допомагає оптимізувати щоденні завдання, що своєю чергою підвищує продуктивність співробітників.
• Організація єдиної платформи електронного документообігу для роботи з документами. Це дозволяє прискорити узгодження документів і прийняття рішень.
• Раціональне використання простору в офісі. Цифровізація паперових архівів дозволяє звільнити квадратні метри, зайняті меблями для зберігання паперів.
• Безпека документів. Керування доступом, шифрування і створення резервних копій мінімізує ризик витоку даних і втрати важливих файлів.

Крім усього перерахованого вище, перехід на онлайн-роботу з документами — це чудова екоініціатива, яка сприяє поліпшенню іміджу компанії.

Паперовий документообіг завдає значної шкоди навколишньому середовищу: згідно з даними Statista, щорічно у світі споживають близько 420 тонн паперу. Для виробництва 1 кг паперу потрібно 2-3 кг деревини, не кажучи про використання великих обсягів води, електроенергії та інших ресурсів. Також масово споживаються супутні витратні матеріали: фарби для принтерів, картриджі, ручки та інші канцелярські приналежності.

Отже, впровадження сервісу електронного документообігу дає можливість підвищити ефективність співробітників, зменшити час роботи з документацією, скоротити витрати на друк, логістику і зберігання архіву, мінімізувати кількість спожитого паперу і подбати про екологію.

Хочете дізнатися більше про підключення Star.Docs або актуальні тарифи? Залиште заявку на сайті або напишіть на пошту Star.Docs@kyivstar.net.