Менше ручної роботи – менше помилок: інтерв'ю із Сергієм Артеменком, CTO Portality

Що більше учасників у ланцюжку продажів, то більше тертя між ними, а отже, і втрат. Такі платформи прибирають це тертя: вони автоматизують рутинні процеси і дають усім учасникам єдине вікно для роботи з компанією. Людям більше не треба перемикатися між різними програмами, а бізнесу – латати розриви між ними.

Ручні процеси. Візьмімо типову ситуацію: компанія продає зерно через дистриб'юторів і хоче дати бонус найкращим. Без автоматизації менеджер просить аналітика вивантажити продажі за вересень, розраховує в Excel, хто має право на знижку, і пересилає список в інший відділ. Звідти дистриб'юторам телефонують і надсилають листи. А через кілька місяців дистриб'ютор, якщо не забув, приносить цей лист, щоб отримати знижку. На кожному кроці можна помилитися: лист загубився, формула порахована неправильно. І партнер не отримує обіцяного.

В автоматизованому процесі власник один раз задає правила, і далі система все робить сама. Вона рахує, кому належить бонус, і показує знижку в кабінеті дистриб'ютора. Той застосовує її одним кліком.

Що менше людських рук, то менше помилок. А кожна помилка – це гроші. Недоплатили бонус – партнер втрачає мотивацію продавати ваш продукт. Переплатили – гроші вже не повернути.

Кожна з цих систем створена під свою задачу: CRM – для комунікацій з клієнтами, ERP – для складів. Жодна з них окремо не покриває весь процес роботи з партнерами. Можна замовити рішення з нуля, але це довго й дорого, і кожна подальша зміна теж буде такою. Підхід, який ми використовуємо у Portality, – не замінювати ці системи, а зв'язувати їх «інтеграційним клеєм» в одне ціле. Базовий процес швидко налаштовується з універсальних інструментів, які беруть на себе всю стандартну технічну роботу. А на нього вже можна нанизати скільки завгодно кастомних підпроцесів, специфічних саме для цього бізнесу.

Покажу на прикладі входу в систему. Одна компанія хоче, щоб партнери входили за паролем, інша – через код у SMS чи на пошту, третя – через акаунт Google чи корпоративний акаунт. Усе це адміністратор вмикає в налаштуваннях сам, без розробників. А якщо потрібного способу ще немає, ми додаємо його за запитом, і клієнт просто оновлює систему.

За нашим досвідом, у типовому проєкті 70–80% функцій налаштовується, і лише 20–30% розробляється індивідуально. До того ж налаштування й розробка йдуть паралельно. Тому запуск займає тижні, а не роки.

Перше правило – рішенням користуються, лише тоді, коли воно зручне. Агроном у полі не відкриватиме ноутбук: у нього є лише телефон і слабкий інтернет. Тому потрібні прості канали, наприклад чат-боти. Через них можна прямо з поля зробити замовлення, передати дані чи отримати сповіщення.

Друге правило – мінімум дій від користувача. Хороший портал непомітний: людина бачить одну зрозумілу кнопку і може швидко зробити усе сама, без дзвінків менеджеру.

По-перше, рішення не можна збудувати один раз і користуватися ним 20 років. Бізнес-процеси постійно змінюються, тож система має від самого початку дозволяти швидко додавати нові можливості. Лишається поза увагою і системна підтримка рішення, хоча це окрема команда, час і гроші.

По-друге, часто недооцінюють потребу в омніканальності, тобто в різних способах працювати з системою. Спершу здається, що одного каналу достатньо. Але згодом з'ясовується, що 20% користувачів перебувають у полі чи без нормального інтернету, і їм потрібен інший інструмент. Ці 20% теж важливі, тому омніканальність варто закладати в рішення від самого початку, а додавати новий канал у вже готову систему –  та ж сама витрата ресурсу компанії.

Сценарії використання ШІ тільки розкриваються, тож називати його переоціненим було б неправильно. Хоча в окремих випадках це справді не найкращий вибір. У Portality ми зараз впроваджуємо два напрями.

Перший – аналітика. Мало автоматизувати процес, треба бачити, який ефект він дає. Раніше для звіту потрібна була людина, яка розуміється на даних. Тепер ШІ стає персональним аналітиком: керівник ставить запитання звичайною мовою й отримує звіт. Головне – зробити це безпечно, щоб дані компанії нікуди не витекли.

Другий – no-code налаштування. Ви описуєте своїми словами, що потрібно, а ШІ сам налаштовує систему. Без програмування і без технічних знань.

Використання ШІ в бізнесі точно розширюватиметься. Зараз ми на етапі, коли лише вчимося його застосовувати. З досвіду того, як розвиваються подібні інновації, ми зараз у discovery-фазі. Тож найближчі п'ять років компанії шукатимуть, як використовувати ШІ найефективніше і як окупити свої інвестиції у нього.