5 кейсів, як компанії вдосконалюють бізнес-процеси з Microsoft 365

Nisbets — міжнаціональний розробник і дистриб'ютор комерційного кухонного обладнання та товарів для громадського харчування. За 40 років компанія зросла до 2 тис. співробітників і понад 500 тис. клієнтів у 100 країнах світу. Розширюючи бізнес-процеси, Nisbets потребувала передових технологій, тому вирішила інтегрувати Microsoft 365 у всі операції. 

Який результат отримали:

• Покращили співпрацю колег. Сервіси дозволили налагодити комунікацію між співробітниками в міжфункціональних командах з різних регіонів. Вони об'єднали колег з роздрібної торгівлі, складів та офісів**.**
• Підвищили ефективність контакт-центру. До пандемії COVID-19 він був на 100% офісним. Згодом компанія замінила локальну телефонну систему на Microsoft 365 і встановила хмарне рішення з Microsoft Teams як зовнішнім інтерфейсом. Це дозволило налаштувати гібридний формат роботи та отримати найкращі результати за всю історію контакт-центру: час відповіді на дзвінок скоротився з 64 до 16 секунд, а відсоток припинення виклику впав до 2%.

EyeMail — американська маркетингова компанія, яка співпрацює з PepsiCo, Coca-Cola та Porsche. На старті бізнесу команди використовували різні хмарні служби. Але чим швидше компанія зростала, тим більше часу колегам доводилося витрачати на пошук потрібних даних. Тоді в EyeMail вирішили консолідувати всю інформацію та файли на одній платформі за допомогою Microsoft 365. 

Компанія отримала єдине хмарне сховище та багато інструментів для швидкої комунікації. Це дозволило пришвидшити робочі процеси на 40%. 

Який результат отримали:

• Проводять в Microsoft Teams усі зустрічі з колегами та клієнтами зі всього світу. 
• Консолідовано зберігають усі документи на сервісах Microsoft, включно з конфіденційними.
• Використовують Microsoft Viva для адаптації та навчання співробітників.
• Підвищують довіру клієнтів. EyeMail співпрацює з глобальними брендами, тому всі проєкти вимагають високого рівня безпеки. Вбудовані інструменти Microsoft 365 відповідають сучасним безпековим вимогам, тож світовим компаніям зручно співпрацювати з EyeMail.

З 2021 по 2023 рік компанія зросла на 71%. Як зауважує CEO EyeMail Ліза С.Джонс, саме перехід на Microsoft 365 збільшив продуктивність бізнесу в кілька разів, дозволивши отримати більше клієнтів і підвищити стандарти якості.

Mazars — міжнародна аудиторська та консалтингова компанія. Вона пропонує широкий спектр рішень з бухгалтерського обліку, розрахунку зарплат й оподаткування, які адаптовані для клієнтів з різних сфер. Ці послуги передбачають велику кількість завдань — до 100 на місяць для кожного клієнта. 

Зі зростанням кількості клієнтів управління завданнями ставало дедалі складнішим. Компанія стикнулася з ризиком недотримання дедлайнів по задачах, що могло призвести до штрафів і невдоволення клієнтів. Тому Mazars почала шукати рішення для кращого контролю задач і оперативної комунікації. Компанія обрала Checklist для Microsoft Teams — додаток дозволяє керувати задачами, контролювати дедлайни та відстежувати прогрес по проєктах. До того ж він інтегрується з усією екосистемою Microsoft 365.

Які результати отримали:

• Автоматизували керування задачами та зекономили на рутинних процесах близько 20% робочого часу.
• Досягнули 100% виконання зобов’язань, бо всі співробітники отримують нагадування про задачі та майбутні дедлайни, а менеджери можуть легко відстежувати прогрес команд.

Checklist для Microsoft Teams дозволив Mazars вчасно виконувати задачі, а це мінімізувало ризик операційних проблем, порушення податкових термінів і штрафів. Компанія підвищила ефективність бізнес-процесів і зміцнила свою репутацію на ринку.

Hindalco — один з найбільших виробників алюмінію у світі, що входить до багатонаціонального конгломерату Aditya Birla Group. Компанія управляє шахтами, виробничими підрозділами та офісами по всій Індії. 

Під час пандемії COVID-19 Hindalco почала шукати рішення, як організувати віддалені кімнати для переговорів, щоб проводити змішані зустрічі команд. Обрали Microsoft Teams Rooms і розгорнули 40 кімнат у 20 локаціях в офісах і на заводах.

Які результати отримали:

• Полегшили комунікацію між колегами. Понад 5000 співробітників можуть працювати в Microsoft Teams Rooms, незалежно від свого місцезнаходження. 
• Знизили витрати на співпрацю команд. Рішення дозволило скоротити кількість поїздок співробітників між локаціями, що підвищило продуктивність роботи та знизило витрати компанії. 

Microsoft Teams Rooms використовується для щоденних дзвінків, оглядових зустрічей, цифрових конференцій та інших командних активностей. Воно об'єднало співробітників заводів і офісів, забезпечивши їхню безперебійну співпрацю.

CitiusTech — глобальна компанія, яка розробляє технологічні рішення для організацій у сфері охорони здоров'я. Вона має понад 130 клієнтів по всьому світу та тисячі співробітників. Компанія використовувала власну комунікаційну платформу, але вона була нерентабельною. Тому CitiusTech прагнула знайти комплексне та економічно ефективне рішення для спілкування та співпраці. 

З одного боку, компанія уже користувалася деякими продуктами Microsoft, а з іншого — мала власну IT-експертизу. Тож вирішила впровадити Microsoft Teams, але реалізувавши на платформі кілька своїх рішень:

• Програму PubliCT для трансляції повідомлень, оголошень і дедлайнів по проєктах.
• Онлайн-платформу для обміну ідеями та участі в групах за інтересами.
• Систему WorkInSync для бронювання робочих столів.
• Додаток Jinie для збалансованого управління завданнями.

Які результати отримали:

• Підвищили залученість співробітників та продуктивність співпраці команд.
• Знизили організаційні витрати. CitiusTech зробила Microsoft Teams базовою платформою для співпраці — її почали використовувати як комплексний інструмент для комунікації, керування проєктами, обміну документами, найму працівників й інших процесів. 

CitiusTech і надалі планує використовувати нові функції та інструменти Microsoft, щоб трансформувати робоче середовище. 

Якщо ваша компанія також шукає ефективні інструменти для розвитку, фахівці Київстар допоможуть підібрати оптимальні рішення та впровадити їх у ваші бізнес-процеси.