Як Microsoft Office 365 допомагає організувати роботу дистанційно

Яскравий приклад впровадження нових тенденцій — компанія Elephant Ventures, яка спеціалізується на розробці програмного забезпечення. У березні 2020 року, бізнес перевів усіх працівників на віддалену роботу. Але на цьому зміни не закінчилися: замість п’яти 8-годинних робочих днів вирішили встановити чотири 10-годинних.

Завдяки цьому у співробітників зникла потреба стояти в заторах дорогою до офісу і стало більше вільного часу. Це допомогло поліпшити емоційний стан людей і ефективність їх роботи. Оцінивши отримані результати, бізнес вирішив зробити такий формат постійним.

І позитивний досвід Elephant Ventures — далеко не поодинокий випадок. Такі трансформації пішли на користь багатьом компаніям. Топменеджер WeWork Хамід Хашемі впевнений, що люди не захочуть повертатися в офіс після подолання пандемії. Це підтверджують кілька соціальних досліджень:

• Gartner провели опитування і виявили, що 80% компаній планують дозволити співробітникам працювати з дому хоча б частину часу, а 47% — готові повністю перевести людей на віддалену роботу.
• PwC опитали керівників бізнесу і з’ясували, що 78% з них згодні з довгостроковою перспективою дистанційної роботи.
• Дослідження McKinsey показало, що в розвинених країнах 20-25% співробітників компаній можуть працювати 3-5 днів з дому без втрати ефективності. Це в 4-5 разів більше, ніж до карантину.

Отже, головна тенденція сучасного бізнесу — можливість працювати в різних форматах. Тобто виконувати свої завдання там, де зручно, і тоді, коли це зручно. Організувати гнучку роботу допомагають бізнес-інструменти «Офіс там, де ви» від компанії «Київстар».

Ефективна робота команди неможлива без налагодженої комунікації. Нескінченні перемикання між різними чатами та поштовими скриньками не тільки забирають час, але й розсіюють увагу. В хаосі будуть регулярно губитися листи й повідомлення, зокрема термінові та важливі.

Тому одне з першочергових завдань під час переходу на віддалену роботу — організація зручного і продуманого онлайн-середовища для співпраці. Один із найбільш простих і популярних варіантів — пакет ліцензійних хмарних сервісів і програм Microsoft Office 365, який пропонує Київстар.

У пакет входять:

• електронна пошта бізнес-рівня Exchange;
• Microsoft Outlook;
• офісні додатки Microsoft Word, Excel і PowerPoint;
• платформа для створення корпоративного порталу SharePoint;
• 1 терабайт у хмарному сховищі OneDrive;
• служба для організації відеоконференцій, групових голосових дзвінків та чатів Microsoft Teams.

Всі інструменти Microsoft Office 365 взаємодоповнюють один одного і допомагають створити комфортне середовище для виконання робочих завдань і ефективної комунікації команд різних масштабів.

1. Оптимізація витрат

Пакетне рішення допомагає не тільки поліпшити інфраструктуру, але і скорочує витрати на сервери, ліцензування, робочі поїздки й обслуговування IТ-ресурсів. Перевірено досвідом користувачів.

2. Захист даних компанії

Представники малого і середнього бізнесу найчастіше стають жертвами кіберзлочинців. У інструментів є вбудовані функції безпеки. Вони зменшують ризик витоку інформації, допомагають уникнути зараження вірусами та втрати даних внаслідок фішингових атак.

3. Прискорення процесів

Хмарні сервіси Microsoft Office 365 дозволяють організувати швидкий онлайн-доступ команд до чатів і файлів — з будь-якого місця, спростити спільну роботу над проєктами й автоматизувати процеси, що значно економить час працівників.

4. Розвантаження IТ-відділу

Комплексні рішення працюють злагоджено і не вимагають додаткових налаштувань в межах IТ-інфраструктури компанії. Завдяки цьому фахівці працюють над важливими для бізнесу проєктами, а не вирішують дріб’язкові питання коректної роботи сервісів і техніки.

Сьогодні, завдяки можливостям, які нам дав інтернет і хмарні сервіси, перевести хоча б частину співробітників на віддалену роботу може практично будь-який бізнес. Деякі компанії працюють у гібридному форматі чи взагалі з легкістю відмовляються від офісу повністю.

І в разі гібридного сценарію, і за повного переходу в онлайн Microsoft Office 365 допомагає налагодити процеси без зниження ефективності роботи. Пакет підходить бізнесу будь-якого масштабу і для різних сфер діяльності:

• e-commerce;
• освіта (школи, курси та університети);
• ритейл;
• телекомунікації;
• комунальні послуги;
• медицина;
• логістика;
• банки та фінансові організації;
• страхові компанії;
• адміністративні послуги;
• перевезення й авіасполучення;
• державний сектор тощо.

Розберемо специфіку роботи з Microsoft Office 365 та іншими корисними інструментами Київстар на прикладі великої онлайн-школи. Такому бізнесу потрібен ІТ-відділ для адміністрування сайту, створення бази даних клієнтів, мобільного додатка, електронного журналу тощо. Щоб комунікувати й оперативно вирішувати поставлені керівництвом завдання, ІТ-команда може користуватися поштою Exchange та Microsoft Teams, а також інструментами для аналітики й розробки ПЗ на глобальній платформі Microsoft Azure.

Вчителі можуть проводити групові заняття в Microsoft Teams і готувати матеріали у формі презентацій PowerPoint. Менеджери, які приймають замовлення та телефонують студентам, можуть робити це поза офісом, використовуючи мобільні та стаціонарні номери, об’єднані Віртуальною мобільною АТС. Це хмарна платформа, яку можна підключити за 15 хвилин і без спеціального обладнання.

Всі документи, журнали та програми занять, історія комунікації з клієнтами та дані про оплату зберігаються в одному місці — в хмарному сховищі OneDrive. Це захищає дані від витоку та дозволяє співробітникам школи швидко отримати доступ до необхідної інформації.

У 2021 році хмарні рішення забезпечують бізнес не тільки зручними інструментами для роботи в офісі та поза ним, але й дають сильну конкурентну перевагу. Адже сьогодні часто виграє не той, хто працює більше, а той, хто робить це ефективніше: раціонально використовує бюджет, береже свої та клієнтські дані, цінує час своїх співробітників і клієнтів та не боїться впроваджувати інновації. А можливість працювати гнучко, у різних форматах та залучати до проєктів цінних фахівців, які знаходяться далеко від місцезнаходження вашої компанії — великий плюс сучасних технологій, які працюють на користь вашого бізнесу.