Гібридний формат роботи бізнесу. Покрокова інструкція переходу

Почнемо з простого. Перше, що потрібно для гібридної роботи, це техніка для співробітників. Чи мають ваші працівники відповідне «залізо», щоб вони могли без проблем працювати з дому? Мова про робочі ноутбуки, навушники, мікрофони, телефони або планшети. Вибір техніки залежить від обов’язків співробітника. Наприклад, для менеджерів кол-центрів більше потрібні телефони, а ось для маркетингу — корпоративні ноутбуки.

Погодимося, що така інвестиція досить вартісна, проте вона необхідна для якісної, а найголовніше безпечної роботи. З робочою технікою ви будете впевнені у безпеці корпоративних даних, зможете встановлювати необхідні вам програми й не турбуватись за швидкість та можливості «заліза».

Віддалений режим роботи не обходиться без VPN та teamviewer або його аналога. Ваша ІТ-служба має встановити їх на всі робочі комп’ютери, адже їм доведеться допомагати співробітникам розібратися з софтом — віддалено встановлювати його та налаштовувати. Повірте, проблеми у працівників виникатимуть часто, навіть на рівні «забув пароль» або «не відкривається віконце браузера». Це нормально. Просто наберіться терпіння й організуйте процес завчасно.

VPN потрібен, щоб розв’язати проблему з безпекою даних. Багато працівників не лише самі використовують робочу техніку для особистих потреб, але і дають її в користування родичам та друзям. Так на комп’ютер можуть ненароком завантажити віруси. VPN принаймні закриє доступ шкідливим програмам до корпоративної інформації компанії.

Для продуктивної роботи вашим працівникам 100% знадобиться якісний зв’язок. Це легко вирішити завдяки оператору Київстар. Підключайте своїх співробітників до корпоративних тарифів і не хвилюйтеся за інтернет — у новій тарифній лінійці ВАШ є підключена за замовчуванням суперсила, яка дає можливість кожному співробітнику підключити вдома Персональний інтернет без додаткових оплат.

Гнучкий формат роботи став можливим лише завдяки відповідному програмному забезпеченню. Щоб працювати ефективно, вам потрібні програми для спільної роботи команди, відеозв’язку, обміну файлами тощо. Поки що цього не маєте? Вам пощастило, що ви не Христофор Колумб у цій історії: потрібні хмарні сервіси уже зібрав для вас Київстар в одному комплексі — «Офіс там, де ви».

«Офіс там, де ви» містить у собі сервіси, які допомагають бізнесу:

• організувати віддалену роботу команди завдяки Microsoft Office 365;
• підтримувати контакт з наявними клієнтами за допомогою Віртуальної мобільної АТС;
• організувати електронний документообіг зі Star.Docs.

Окрім цього можна скористатися можливостями Microsoft Azure, щоб безпечно розгортати робоче місце у хмарі та отримати інші переваги сервісів та інструментів цієї світової платформи.

З пакетом програм «Офіс там, де ви» бізнес може легко організувати гнучку роботу своєї компанії. Наприклад, вам потрібне зручне робоче середовище, доступ до якого буде з будь-якого місця і в зручний час — ідеально підійде для цього Microsoft Office 365. Тут є завжди актуальні версії класичних і мобільних програм Office, зокрема Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Microsoft Teams, SharePoint, а також Access і Publisher.

Якщо ви маєте відділ обслуговування клієнтів чи колцентр, то вам знадобиться Віртуальна мобільна АТС. Більше вашим менеджерам не потрібно постійно сидіти в офісі, бо вони зможуть відповідати на дзвінки клієнтів з мобільних телефонів, де вони б не були. Інтегруйте Віртуальну мобільну АТС від Київстару в вашу CRM-систему та отримайте детальну аналітику щодо кількості дзвінків, їхньої тривалості, а також всю історію взаємодії з клієнтом від його першого виклику тощо. Це допоможе підвищити якість вашого клієнтського сервісу незалежно від того, звідки працюють ваші співробітники.

Без календаря віддалена робота можлива, але радше схожа на хаос. Тому одразу беріть за правило заносити всі зустрічі та дзвінки у календар. Такий функціонал також є у пакеті офісних програм Microsoft Office 365 з Київстар — у вашому розпорядженні будуть корпоративна електронна пошта та календар Microsoft Outlook.

Навіть якщо у вас невелика компанія, краще мати корпоративні поштові скриньки, ніж різнобій в електронних адресах співробітників, що користуються для робочих завдань власними імейлами. По-перше, це підіймає в очах отримувачів статус вашої компанії, по-друге, для робочої пошти можна застосовувати корпоративні політики щодо розсилок, спаму, сумнівних листів, безпеки тощо.

Хмарні сервіси — це мастхев для гнучкої роботи офісу. Якщо вам потрібна хмара для обміну робочими документами та доступу до них 24/7, то вам достатньо буде активувати ліцензії Microsoft Office 365 та отримати 1 ТБ у сховищі OneDrive для кожного користувача в системі. Важливу для компанії інформацію ви зможете зберігати на корпоративному порталі SharePoint. За безпеку даних також можна не переживати: Microsoft захистить їх від зовнішніх загроз.

Звичайні месенджери, наприклад, Телеграм або Фейсбук, підійдуть лише для невеликих команд та в тому випадку, якщо спілкування не містить конфіденційної інформації. Тому для робочої комунікації набагато краще використовувати Microsoft Teams. Додаток можна під’єднати до єдиної бази співробітників, щоб працівники легко знаходили одне одного в системі за простим пошуком. Потрібен вам один з бухгалтерів? Напишіть його прізвище в пошуку, і чат з ним одразу відкриється.

З гнучким режимом більшість робочих нарад ви апріорі будете проводити онлайн. Microsoft Teams має функціонал відеоколів, який легко синхронізується з поштою та календарем. Узгодили робочу нараду? Заносьте в календар. Автоматично запрошення прийде усій команді.

Але не нарадами єдиними. У Microsoft Teams ви можете обирати вид дзвінку та проводити з його допомогою трансляції, вебінари та майстер-класи. Записуйте та поширюйте екран у два кліки, модеруйте чат з учасниками зустрічі. А також обмінюйтесь безпосередньо у ньому необхідними файлами й документами — прямо під час наради. Інтерфейс у програми зручний та інтуїтивно зрозумілий, тому багато часу на навчання команди не потрібно.

Краще на березі визначити усі правила гри зі співробітниками. Якщо вже частина з них працюватиме не з офісу, то варто все одно дотримуватися певного етикету спілкування. Ми радимо наступні:

• У робочих чатах — лише реальні імена. Залиште «Агента-007» та «Зайку» друзям.
• Вмикайте відео під час робочих дзвінків. Це повага до колег та елемент соціалізації.
• Навчіть всіх поширювати свій екран. Обмін інформацією одразу вийде на якісніший рівень.
• Домовляйтеся про дзвінки в чаті й обов’язково фіксуйте план у календар.
• Не обговорюйте складні питання у чаті. Вже понад 50 повідомлень? Робіть дзвінок.
• Усі домовленості після дзвінку фіксуйте в листуванні поштою або в чаті. Зайвою така дія не буде, адже завжди буде можливість повернутися до першоджерела у постановці завдань.
• Плануйте регулярні наради. Щотижневі статуси триматимуть команду в тонусі.
• Для обміну жартами та мемчиками створюйте окремий чат. Він також не буде зайвим, щоб підтримувати неформальне спілкування команди навіть у віддаленому режимі.

Щоб керівництву не їздити щоразу в офіс через необхідність підписувати документи, зробіть ще один крок у майбутнє. Почніть узгоджувати та підписувати документи онлайн (і навіть з телефону) за кілька кліків зі Star.Docs від Київстару. Такі угоди мають повну юридичну силу відповідно до законів України, а тому можете не боятися податкової чи інших органів контролю. Star.Docs економить час, папір та нерви. Документи не губляться, а підробити їх стає неможливо. І це не магія, а сучасні інноваційні технології.

Не забудьте, що все вищезгадане треба офіційно закріпити в документах. Нехай ваша HR-служба підготує список працівників, які можуть працювати віддалено. Пропишіть, за яких умов це можливо, як часто працівникам потрібно бувати в офісі, чи можна працювати з іншої країни. Така визначеність позбавить вас непорозумінь у майбутньому.

Подбайте, щоб у всіх співробітників були налаштовані облікові записи, потрібні доступи надані, а на комп’ютерах встановлені необхідні програми. Важливо, щоб працівник міг у разі проблем швидко зв’язатися з ІТ-відділом. Від цього залежить його продуктивність.

Ефективна віддалена робота все ж побудована не на тотальному контролі, а на правильних принципах роботи. Наприклад, не варто вимагати, аби працівник негайно відповідав у чаті. Постійні повідомлення відволікають від поточних задач, а тому краще обговоріть обов’язкову присутність на дзвінках у робочий час.

Пропишіть графік роботи співробітників. Якщо вони сьогодні працюють поза офісом, то це не означає, що кожен сідає за роботу, коли йому зручно. Принаймні, шість годин у графіку мають перетинатися з колегами.

Обов’язково вчіть працівників елементарної інформаційної безпеки. Придумувати складні паролі, а не «qwerty123», та регулярно їх змінювати. Не відкривати підозрілі посилання у листах на пошті. Не завантажувати незнайомі файли на комп’ютер. Такі елементарні правила врятують компанію від зловмисників, які лише й чекають на хибу з боку бізнесу. Подбайте і про захист систем та сервісів компанії з комплексним рішенням для кібербезпеки від Київстар.

А після усіх цих кроків — вільно працюйте в гібридному форматі. Good luck!