Гібридний формат роботи бізнесу. Покрокова інструкція переходу
19 січня 2022 10 хвилин читання

Гібридний формат роботи бізнесу. Покрокова інструкція переходу

Огляди рішень#Microsoft365#MicrosoftAzure#ATC#ЕлектроннийДокументообіг#ОфісТамДеВи#Кібербезпека#Star.Docs#Тарифи#Офіс365#ЕДО#Кібератака#Cybersecurity

Про що:

Ви — власник невеликої компанії. Зараз ваші співробітники переважно працюють в офісі, спілкуються наживо, а для роботи користуються електронною поштою й безоплатними месенджерами. Щоб бути гнучкішим та готовим до будь-яких локдаунів, ви хочете впровадити гібридний формат роботи, але при цьому й залишатися продуктивним.

Як це зробити? Ось покрокова інструкція від Kyivstar Business Hub.

Зміст

Закупівля обладнання

Віддалене адміністрування

Стабільний інтернет

Підготовка софту

Корпоративні календар та пошта

Хмара та документи 24/7

Чат та відеонаради

Етикет для онлайн комунікації

Підпис документів онлайн

Робота з кадровою службою

Принципи ефективності та безпеки

Закупівля обладнання

Почнемо з простого. Перше, що потрібно для гібридної роботи, це техніка для співробітників. Чи мають ваші працівники відповідне «залізо», щоб вони могли без проблем працювати з дому? Мова про робочі ноутбуки, навушники, мікрофони, телефони або планшети. Вибір техніки залежить від обов’язків співробітника. Наприклад, для менеджерів кол-центрів більше потрібні телефони, а ось для маркетингу — корпоративні ноутбуки.

Погодимося, що така інвестиція досить вартісна, проте вона необхідна для якісної, а найголовніше безпечної роботи. З робочою технікою ви будете впевнені у безпеці корпоративних даних, зможете встановлювати необхідні вам програми й не турбуватись за швидкість та можливості «заліза».

Віддалене адміністрування

Віддалений режим роботи не обходиться без VPN та teamviewer або його аналога. Ваша ІТ-служба має встановити їх на всі робочі комп’ютери, адже їм доведеться допомагати співробітникам розібратися з софтом — віддалено встановлювати його та налаштовувати. Повірте, проблеми у працівників виникатимуть часто, навіть на рівні «забув пароль» або «не відкривається віконце браузера». Це нормально. Просто наберіться терпіння й організуйте процес завчасно.

VPN потрібен, щоб розв’язати проблему з безпекою даних. Багато працівників не лише самі використовують робочу техніку для особистих потреб, але і дають її в користування родичам та друзям. Так на комп’ютер можуть ненароком завантажити віруси. VPN принаймні закриє доступ шкідливим програмам до корпоративної інформації компанії.

Стабільний інтернет

Для продуктивної роботи вашим працівникам 100% знадобиться якісний зв’язок. Це легко вирішити завдяки оператору Київстар. Підключайте своїх співробітників до корпоративних тарифів і не хвилюйтеся за інтернет — у новій тарифній лінійці ВАШ є підключена за замовчуванням суперсила, яка дає можливість кожному співробітнику підключити вдома Персональний інтернет без додаткових оплат.

Підготовка софту

Гнучкий формат роботи став можливим лише завдяки відповідному програмному забезпеченню. Щоб працювати ефективно, вам потрібні програми для спільної роботи команди, відеозв’язку, обміну файлами тощо. Поки що цього не маєте? Вам пощастило, що ви не Христофор Колумб у цій історії: потрібні хмарні сервіси уже зібрав для вас Київстар в одному комплексі — «Офіс там, де ви».

«Офіс там, де ви» містить у собі сервіси, які допомагають бізнесу:

Окрім цього можна скористатися можливостями Microsoft Azure, щоб безпечно розгортати робоче місце у хмарі та отримати інші переваги сервісів та інструментів цієї світової платформи.

Гібридний формат роботи бізнесу. Покрокова інструкція переходу

З пакетом програм «Офіс там, де ви» бізнес може легко організувати гнучку роботу своєї компанії. Наприклад, вам потрібне зручне робоче середовище, доступ до якого буде з будь-якого місця і в зручний час — ідеально підійде для цього Microsoft Office 365. Тут є завжди актуальні версії класичних і мобільних програм Office, зокрема Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Microsoft Teams, SharePoint, а також Access і Publisher.

Якщо ви маєте відділ обслуговування клієнтів чи колцентр, то вам знадобиться Віртуальна мобільна АТС. Більше вашим менеджерам не потрібно постійно сидіти в офісі, бо вони зможуть відповідати на дзвінки клієнтів з мобільних телефонів, де вони б не були. Інтегруйте Віртуальну мобільну АТС від Київстару в вашу CRM-систему та отримайте детальну аналітику щодо кількості дзвінків, їхньої тривалості, а також всю історію взаємодії з клієнтом від його першого виклику тощо. Це допоможе підвищити якість вашого клієнтського сервісу незалежно від того, звідки працюють ваші співробітники.

Офіс та телефонія темна

Офіс та телефонія

Віртуальна мобільна АТС

Хмарна АТС для роботи кол-центу. Багатоканальний номер для прийому дзвінків та їхній автоматичний розподіл на менеджерів, аналіз роботи відділу продажів, інтеграція з CRM тощо.

Корпоративні календар та пошта

Без календаря віддалена робота можлива, але радше схожа на хаос. Тому одразу беріть за правило заносити всі зустрічі та дзвінки у календар. Такий функціонал також є у пакеті офісних програм Microsoft Office 365 з Київстар — у вашому розпорядженні будуть корпоративна електронна пошта та календар Microsoft Outlook.

Навіть якщо у вас невелика компанія, краще мати корпоративні поштові скриньки, ніж різнобій в електронних адресах співробітників, що користуються для робочих завдань власними імейлами. По-перше, це підіймає в очах отримувачів статус вашої компанії, по-друге, для робочої пошти можна застосовувати корпоративні політики щодо розсилок, спаму, сумнівних листів, безпеки тощо.

Що таке гібридний формат роботи?

Хмара та документи 24/7

Хмарні сервіси — це мастхев для гнучкої роботи офісу. Якщо вам потрібна хмара для обміну робочими документами та доступу до них 24/7, то вам достатньо буде активувати ліцензії Microsoft Office 365 та отримати 1 ТБ у сховищі OneDrive для кожного користувача в системі. Важливу для компанії інформацію ви зможете зберігати на корпоративному порталі SharePoint. За безпеку даних також можна не переживати: Microsoft захистить їх від зовнішніх загроз.

Чат та відеонаради

Звичайні месенджери, наприклад, Телеграм або Фейсбук, підійдуть лише для невеликих команд та в тому випадку, якщо спілкування не містить конфіденційної інформації. Тому для робочої комунікації набагато краще використовувати Microsoft Teams. Додаток можна під’єднати до єдиної бази співробітників, щоб працівники легко знаходили одне одного в системі за простим пошуком. Потрібен вам один з бухгалтерів? Напишіть його прізвище в пошуку, і чат з ним одразу відкриється.

З гнучким режимом більшість робочих нарад ви апріорі будете проводити онлайн. Microsoft Teams має функціонал відеоколів, який легко синхронізується з поштою та календарем. Узгодили робочу нараду? Заносьте в календар. Автоматично запрошення прийде усій команді.

Але не нарадами єдиними. У Microsoft Teams ви можете обирати вид дзвінку та проводити з його допомогою трансляції, вебінари та майстер-класи. Записуйте та поширюйте екран у два кліки, модеруйте чат з учасниками зустрічі. А також обмінюйтесь безпосередньо у ньому необхідними файлами й документами — прямо під час наради. Інтерфейс у програми зручний та інтуїтивно зрозумілий, тому багато часу на навчання команди не потрібно.

Етикет для онлайн комунікації

Краще на березі визначити усі правила гри зі співробітниками. Якщо вже частина з них працюватиме не з офісу, то варто все одно дотримуватися певного етикету спілкування. Ми радимо наступні:

  • У робочих чатах — лише реальні імена. Залиште «Агента-007» та «Зайку» друзям.
  • Вмикайте відео під час робочих дзвінків. Це повага до колег та елемент соціалізації.
  • Навчіть всіх поширювати свій екран. Обмін інформацією одразу вийде на якісніший рівень.
  • Домовляйтеся про дзвінки в чаті й обов’язково фіксуйте план у календар.
  • Не обговорюйте складні питання у чаті. Вже понад 50 повідомлень? Робіть дзвінок.
  • Усі домовленості після дзвінку фіксуйте в листуванні поштою або в чаті. Зайвою така дія не буде, адже завжди буде можливість повернутися до першоджерела у постановці завдань.
  • Плануйте регулярні наради. Щотижневі статуси триматимуть команду в тонусі.
  • Для обміну жартами та мемчиками створюйте окремий чат. Він також не буде зайвим, щоб підтримувати неформальне спілкування команди навіть у віддаленому режимі.

Підпис документів онлайн

Щоб керівництву не їздити щоразу в офіс через необхідність підписувати документи, зробіть ще один крок у майбутнє. Почніть узгоджувати та підписувати документи онлайн (і навіть з телефону) за кілька кліків зі Star.Docs від Київстару. Такі угоди мають повну юридичну силу відповідно до законів України, а тому можете не боятися податкової чи інших органів контролю. Star.Docs економить час, папір та нерви. Документи не губляться, а підробити їх стає неможливо. І це не магія, а сучасні інноваційні технології.

Офіс та телефонія темна

Офіс та телефонія

Star.Docs від Київстар

Сервіс для швидкого переведення документообігу в онлайн. Створюйте, узгоджуйте чи підписуйте документи в цифровому форматі. 50 підписів безкоштовно.

Робота з кадровою службою

Не забудьте, що все вищезгадане треба офіційно закріпити в документах. Нехай ваша HR-служба підготує список працівників, які можуть працювати віддалено. Пропишіть, за яких умов це можливо, як часто працівникам потрібно бувати в офісі, чи можна працювати з іншої країни. Така визначеність позбавить вас непорозумінь у майбутньому.

Подбайте, щоб у всіх співробітників були налаштовані облікові записи, потрібні доступи надані, а на комп’ютерах встановлені необхідні програми. Важливо, щоб працівник міг у разі проблем швидко зв’язатися з ІТ-відділом. Від цього залежить його продуктивність.

Принципи ефективності та безпеки

Ефективна віддалена робота все ж побудована не на тотальному контролі, а на правильних принципах роботи. Наприклад, не варто вимагати, аби працівник негайно відповідав у чаті. Постійні повідомлення відволікають від поточних задач, а тому краще обговоріть обов’язкову присутність на дзвінках у робочий час.

Пропишіть графік роботи співробітників. Якщо вони сьогодні працюють поза офісом, то це не означає, що кожен сідає за роботу, коли йому зручно. Принаймні, шість годин у графіку мають перетинатися з колегами.

Кібербезпека темна

Кібербезпека

Рішення для кібербезпеки бізнесу

Інструменти, які комплексно захистять IT-інфраструктуру, сервіси та хмарні рішення компанії від кіберзагроз різних типів.

Обов’язково вчіть працівників елементарної інформаційної безпеки. Придумувати складні паролі, а не «qwerty123», та регулярно їх змінювати. Не відкривати підозрілі посилання у листах на пошті. Не завантажувати незнайомі файли на комп’ютер. Такі елементарні правила врятують компанію від зловмисників, які лише й чекають на хибу з боку бізнесу. Подбайте і про захист систем та сервісів компанії з комплексним рішенням для кібербезпеки від Київстар.

А після усіх цих кроків — вільно працюйте в гібридному форматі. Good luck!

Огляди рішень#Microsoft365#MicrosoftAzure#ATC#ЕлектроннийДокументообіг#ОфісТамДеВи#Кібербезпека#Star.Docs#Тарифи#Офіс365#ЕДО#Кібератака#Cybersecurity

Зміст

Закупівля обладнання

Віддалене адміністрування

Стабільний інтернет

Підготовка софту

Корпоративні календар та пошта

Хмара та документи 24/7

Чат та відеонаради

Етикет для онлайн комунікації

Підпис документів онлайн

Робота з кадровою службою

Принципи ефективності та безпеки

Додайте коментар

Усі коментарі публікуються після модерації. Будь ласка, пишіть українською, без спаму та нецензурних слів.

Схожі статті

#Київстар#Outlook#Microsoft365#Офіс365
#Офіс365#Microsoft365#ОфісТамДеВи
#Microsoft365#Офіс365#ЕДО#Рішення#Роумінг
Як перемогти на офісному фронті5 травня 2022 12 хвилин читання

Як перемогти на офісному фронті

#Azure#MicrosoftAzure#ATC#ЕДО#ЕлектроннийДокументообіг#0-800#Кібербезпека#Кібератака#Cybersecurity#ВійнавУкраїні#РосійськоУкраїнськаВійна#Stoprussia#Stoprussianagression#ХмарніРішення#AzureVirtualDesktop#Microsoft365#Офіс365#AntiDDoS#DDoS-атака#Star.Docs#Тарифи
#Microsoft365#ATC#MicrosoftAzure#Azure#Офіс365#Star.Docs#ЕлектроннийДокументообіг#ЕДО#Робота
#Microsoft365#BigData#IOT#SIP#ATC
#ADWISOR#ATC#Microsoft365#MicrosoftAzure#Azure#ЕлектроннийДокументообіг#ЕДО#Офіс365
#Microsoft365#ОфісТамДеВи#Azure#Star.Docs#ЕДО#ATC#ADWISOR#0-800#Робота#Тарифи

Підпишіться на щомісячну розсилку найцікавіших новинПідпишіться на розсилку