Як організувати гібридний офіс: сучасні сервіси для віддаленої роботи

Початок 2020 року можна вважати еволюцією класичного офісного робочого режиму, який частково або повністю трансформувався у дистанційний формат. Карантин змусив, зокрема, працівників виконувати завдання або тільки віддалено, або поєднувати роботу в офісі та з дому. Подібний формат співпраці називають гібридним.

Компанії отримали новий виклик реальності, який змусив їх оперативно забезпечити віддалені робочі місця своїм працівникам задля того, щоб убезпечити бізнес від банкрутства та продовжити ефективно працювати. Потенційна можливість гібридного формату залежить від особливостей роботи та корпоративної культури компанії. Тому підходи до нього та способи реалізації можуть змінюватися в залежності від задач бізнесу.

Можливість віддаленого формату роботи залишається для деяких працівників головним критерієм під час вибору компанії. Така ситуація не випадкова. Вивченням цієї теми займалися в Owl Labs. Результати дослідження показали, що працівники, виконуючи роботу дистанційно, на 22% більше задоволені ніж ті, які приїжджають в офіс. Саме баланс між роботою та сім’єю, велика продуктивність, зменшення стресових ситуацій, відсутність витрат на поїздки стають перевагами на користь віддаленого формату праці.

Microsoft оголосила результати першого щорічного Work Trend Index 2021 та згідно з даними, припустила, що класичні робочі місця в офісі можуть зовсім зникнути. 73% працівників підтримують збереження гнучкого формату роботи. 40% готові змінити компанію, якщо не вдасться домовитися працювати дистанційно. 46%, які домовилися, готуються змінити місце проживання, бо тепер не залежать від місцезнаходження офісу.

Таким чином, бізнес змушений реагувати на зміни у світі та на запити працівників стосовно співпраці. Нова реальність дала змогу впровадити сучасні сервіси для віддаленої роботи, та на власному досвіді компаній переконатися, що інвестиції у такі сервіси та технології розширюють можливості працівників і забезпечують ефективний гібридний формат роботи.

Великі компанії започаткували тенденції гібридного формату. 60% співробітників Google з 3 червня 2021 року почали працювати за графіком 3 на 2. Де більшість днів вони проводять в офісі, два дні — віддалено. Microsoft після річної перерви розпочала роботу штаб-квартири в Редмонді та офісу Сіетлі. Гібридний формат офіційно був схвалений керівництвом. В залежності від задач кожний може працювати там, де зручно.

Українські підприємства теж розробили гібридний офіс відповідно до своїх завдань, цілей та можливостей. Наприклад, Київстар після закінчення карантину планує залишити гібридний формат співпраці, бо за внутрішнім опитуванням стало зрозуміло: 78% працівників обирають для себе можливість виконувати задачі як в офісі, так і віддалено, і тільки 5% не планують залишати офіс, який спорудили у себе вдома.

Важливий вплив в організації робочих процесів мають значення програмні платформи та сервіси. Головна ідея — допомогти людям залишатися на зв’язку, де б вони не були, та створити згуртовану робочу атмосферу, навіть, коли колеги спілкуються переважно онлайн.

За даними EY 2021 Work Reimagined Employee Survey, щоб швидко перейти на дистанційну модель співпраці, треба інвестувати у технології. Київстар має широкий портфель сервісів для бізнесу. Для організації гібридної роботи пропонуємо рішення, які допомагають налагодити робочий процес компаніям будь-яких індустрій та масштабів.

Повноцінний персональний робочий стіл у хмарі створюється завдяки комплексу програмного забезпечення DaaS, або Desktop as a Service — «робочий стіл як послуга».

Для конкретного відділу розгортається свій індивідуальний віртуальний робочий стіл з набором тих програм, які потрібні саме йому для певних завдань і налагодження бізнес-процесів. Працівник отримує доступ до свого хмарного робочого місця через інтернет зі стаціонарного комп’ютера, ноутбука, планшета або смартфона.

На базі віддалених серверів є можливість організувати віртуальний робочий стіл для працівника за допомогою Microsoft Azure від Київстар. Розміщення інфраструктури, обробка даних створюється у хмарі Azure без витрат на дороге серверне обладнання. Дані надійно захищені у 100 дата-центрах у понад 60 регіонах світу. Переваги платформи Microsoft Azure :

• безпека даних;
• масштабованість бізнесу;
• доступ до сервісу у будь-який час.

Робота з документами, обмін файлами, проведення нарад, підтримка зв’язку з колегами поштою та у месенджерах — все це виконується онлайн за допомогою хмарних сервісів Microsoft Office 365 від Київстар. З ними можна легко налаштувати сервіси під задачі бізнесу та працювати над проєктами злагоджено всією командою. І при цьому бути впевненим, що всі робочі пристрої та доступи до корпоративних даних надійно захищені. Пакет додатків Office 365 від Київстар включає такі рішення:

• офісні програми Microsoft Word, Excel і PowerPoint;
• корпоративна пошта Microsoft Outlook;
• електронна пошта бізнес-рівня Exchange;
• додаток для створення корпоративного порталу SharePoint;
• 1 терабайт у хмарному сховищі OneDrive;
• сервіс для відеоконференцій, групових голосових дзвінків та чатів Microsoft Teams Microsoft Teams: чати, відеодзвінки, зберігання та обмін файлів, календар завдань.

Всі ці сервіси комбінуються. Обирайте ті, що потрібні для роботи саме вашому бізнесу. Робочі файли синхронізуються на пристроях автоматично – можна легко перейти з ноутбука на смартфон і продовжувати редагувати документи.

Продуктивна дистанційна робота можлива завдяки надійному зв’язку із колегами, партнерами та клієнтами. Сервіс Віртуальна мобільна АТС допоможе:

• створити дистанційний call-center за 5 хвилин без витрат на додаткове обладнання;
• об’єднати всі телефонні номери компанії в єдину корпоративну мережу;
• автоматично розподіляти вхідні дзвінки за сценаріями;
• з функцією «Запис дзвінків» обробляти статистику й записувати розмови для ефективнішої роботи та контролю обслуговування клієнтів;
• створити голосове інтерактивне привітання IVR та мінімізувати кількість пропущених викликів;
• заборонити, наприклад, міжнародні виклики, якщо вони не входять в обов’язки співробітника;
• інтегрувати Віртуальну мобільну АТС з популярними CRM-системами. Менеджер матиме історію звернень клієнтів та зможе швидко допомогти у вирішенні питань, а також створювати персональні пропозиції.

Все налаштовується віддалено через вебінтерфейс платформи.

Традиційний документообіг на папері можна легко перевести в онлайн формат за допомогою електронного сервісу Star.Docs. Переваги для гібридного офісу:

• документи доступні завжди де б ви не знаходилися, у будь-який час. Головне — підключитися до інтернету;
• можливість працювати з файлами зі стаціонарного ПК, з ноутбуку чи зі смартфону, використовуючи для цього додаток;
• робота з онлайн-документами зберігає природні ресурси, бо зменшується кількість друкованого паперу;
• прискорюється швидкість підписання документів, тому що їх не треба пересилати звичайною поштою;
• оптимізація роботи шляхом створення системи внутрішнього документообігу. Можна налаштувати основні функції: погодження, контроль та підпис;
• сервіс допомагає мінімізувати втрату або навмисного видалення файлів. Електронну копію завжди можна зберегти не один раз.

А із сервісом DEPOSITSIGN | KYIVSTAR можна створити кваліфікований електронний підпис (КЕП), який має таку ж юридичну силу, як і звичайний. Це економить час та прискорює узгодження документів. Двофакторна аутентифікація захистить ключі, щоб сторонні особи не змогли ними скористатися без вашої участі. КЕП підтверджується за допомогою мобільного додатку, який розробила однойменна компанія DepositSign та надається клієнтам за підтримки Київстар.

Завдяки впровадженню гібридного формату є можливість раціонально використовувати час, який працівник витрачає на дорогу зранку до офісу та ввечері — додому. Таким чином з’являється більше можливостей для роботи без прив’язки до одного конкретного місця роботи. А щоб краще зрозуміти, який саме формат буде комфортним для вас та команди, яким чином ви готові працювати над проєктами, потестуйте різні варіанти роботи.