4 основних тренди організації роботи у 2022 році

Серед усіх трендів збережеться змішаний тип роботи — з офісу та дистанційно з дому. Якщо два роки тому робота з власної квартири здавалася чимось незрозумілим, сьогодні кожне друге опитування підтверджує — люди вважають за краще працювати в гібридному режимі. Наприклад, у компанії Loom близько 50% опитаних співробітників готові щонайменше половину робочого тижня працювати з дому. А також виконувати робочі завдання у кафе, на теплому пляжі або навіть в іншій країні.

Перебуваючи на дистанційному режимі роботи попередні два роки, працівники непогано прокачали свої скіли у використанні онлайн-технологій, освоїли відеоконференції та звикли до регулярних повідомлень у загальному робочому чаті. І для самого бізнесу вже неважко правильно підійти до організації віддаленої роботи офісу, підібравши потрібне програмне забезпечення та провівши онбординг і адаптацію до нового продукту.

Особливість гібридного формату роботи — у збереженні продуктивності. Наприклад, є співробітники, для яких спілкування, атмосфера офісу та сама поїздка до офісу є суттєвою мотивацією. Використовувати сервіси для постійної взаємодії співробітників зі спільним доступом до проєктів у Word, PowerPoint та інших програмах, проводити онлайн-конференції для всіх колег та підтримувати постійний зв’язок через корпоративну пошту — це для них оптимальний вихід.

Про такий тренд активно заявляє Всесвітній економічний форум. За його даними, через чотири роки у світі буде створено близько 97 мільйонів нових робочих місць саме завдяки штучному інтелекту (ШІ). Навіть пропонується алгоритм, як нинішні співробітники можуть пристосуватися до автоматизації на робочому місці:

1. ШІ повторюватиме роботу звичайного співробітника.
2. Людині доведеться стежити за відсутністю збоїв та поступово віддалятися від процесів, які можна довести до автоматизації.
3. Людина зможе приділяти більше уваги тим сферам роботи, де потрібно проявити творчий підхід та емоційний інтелект.

Коли такі технології стануть масовими для українського бізнесу, точно сказати складно. Хоча неможливо не відзначити те, як автоматизація звичайних процесів багато в чому замінює роботу людини.

Штучний інтелект може самостійно помічати, оцінювати та аналізувати процеси віртуального світу. Тому все частіше його залучають до кібербезпеки. Людина вручну практично не здатна відстежувати всі загрози з різних каналів. У цьому випадку підключаються можливості ШІ для розпізнавання та запобігання загрозам. Так, продукти для кібербезпеки можуть захистити електронну пошту, корпоративну мережу, хмарну інфраструктуру. Людина підключається в момент, коли ШІ провів попереднє блокування загрози.

Це вже приємна новина для самих співробітників. Ця тенденція, яка розвивалася у попередньому десятилітті, буде актуальною і наступного року. У робочому середовищі бізнес віддаватиме перевагу не становищу та статусу, а цінуватиме саме реальні навички.

Дослідницька компанія Gartner зазначає, що упор на навички та вміння співробітників створює конкурентну перевагу для самого бізнесу на ринку. Останнім часом з’являється досить чітка тенденція до переходу на плоскі матричні організаційні структури, де немає ієрархічної піраміди та поділу на відділи з підпорядкуванням конкретним особам. Тому межі ролей, засновані на субординації працівників, у таких схемах стираються самі собою.

Упор на навички та розвиток компетенцій несе за собою низку переваг:

• вирішення бізнес-завдань для свого рівня знань;
• стимулювання інновацій;
• проста та швидка комунікація.

З погляду психології успіху, у співробітників, які націлені на покращення навичок, а не на правильне виконання рольових обов’язків, зростає прагнення розвитку. До того ж тримати на роботі людей, які просто перерозподіляють завдання в ієрархічній структурі, незручно через брак знань та поінформованість у потрібній галузі.

Проведення нарад, обмін даними та робота з документами — це популярні можливості хмарних сервісів Microsoft 365 від Київстар, їх використання допомагає зручно організувати роботу та підлаштувати доступні послуги під потреби бізнесу. У загальний пакет входять:

• стандартні програми пакета Microsoft Office — Word, Excel та PowerPoint;
• корпоративна електронна пошта Outlook;
• пошта бізнес-рівня Exchange;
• додаток SharePoint для створення окремого корпоративного порталу;
• 1 Тб сховища OneDrive.

Також тут можна використовувати Microsoft Teams для групових чатів, відеоконференцій та створення календаря завдань.

Тенденція до гібридного формату роботи у 2022 році вимагає від бізнесу відповідного технологічного забезпечення — безпечного онлайн-середовища для роботи. Реалізувати це можна з ліцензійним пакетом Microsoft Office 365 із уже вбудованими функціями захисту:

• захист даних та контроль передачі будь-якої інформації дозволяє запобігти кіберзагрозам;
• захист пристроїв включає безпеку корпоративних даних на всіх гаджетах, через Intune можна змінювати дані на пристрої, до якого немає доступу;
• є контроль доступу до корпоративних даних та політика паролів для безпеки;
• захист від кіберзагроз здійснюється завдяки Microsoft Defender для Office 365, що дозволяє контролювати нульові загрози, небезпечні посилання та вкладення в електронні листи.

Функції захисту можуть аналізувати та знаходити складні загрози, негативні дії у хмарному середовищі. Вбудовані засоби аналітики допомагають захищати організацію роботи у гібридному форматі.

Важлива перевага, яка виникає при використанні всіх цифрових технологій, — це гнучкість. Вибір на користь віддаленого офісу дозволяє організаціям:

• швидко та гнучко масштабуватись у межах однієї структури;
• економити та оптимізувати ресурси без необхідності утримувати фізичне обладнання для інформаційної інфраструктури;
• гарантувати безпеку та захищати дані з відновленням через резервні копії.

Дистанційний офіс можливий з відповідним програмним забезпеченням. Його правильний вибір стане запорукою довгострокової ефективної роботи компанії.

Ще одним варіантом для впровадження digital-технологій є створення власних чат-ботів, які передають співробітникам важливу інформацію, коментарі, організовують зустрічі та інші заходи. Ці нововведення частково не передбачають зворотний зв’язок, тому використовувати їх потрібно, виходячи з бізнес-завдань. Крім того, співробітникам потрібна постійна взаємодія у месенджерах або групових чатах.

2022 з точки зору організації роботи офісу зберігає за собою всі напрацювання попередніх років. Відбувається адаптація та модернізація під потреби нових бізнес-завдань, локальних трансформацій. Компаніям потрібно заздалегідь організувати свою роботу так, щоб швидко вносити зміни. Уміння бути гнучким у створенні робочих процесів стає однією з найважливіших вимог до сучасного бізнесу.

Ключовими трендами залишаються гібридність, штучний інтелект та повсюдний перехід бізнесу на цифрові технології в усіх галузях. Не менш важливою є готовність бізнесу до впровадження нових технологічних сервісів у звичні процеси компанії. Проте варто подбати про комфорт та мотивацію співробітників — це також стає пріоритетним завданням.

Організувати зручне, безпечне та структуроване робоче середовище можна з Microsoft 365 від Київстар, а підтримка та спілкування при цьому можливі завдяки чатам та особистим зустрічам — офлайн або онлайн.