Як сьогодні компаніям створити умови для повернення працівників в офіс?

До того ж результати дослідження Kyivstar Business Hub доводять, що вже протягом 8 місяців третина з усіх українських компаній дійсно намагається повернутися до роботи офлайн, а половина — у гібридному форматі. Як створити умови для повернення роботи в офісі? Розповідаємо у матеріалі.

Повномасштабне вторгнення рф до України посилило тренд на віддалену роботу, і ті компанії, які не припинили працювати, по-різному організовували свою діяльність. Наприклад, через свою специфіку деякі підприємства Київської області всупереч військовим діям постійно працювали в офісах і лише інколи віддалено. Інші компанії ще з часів пандемії коронавірусу налаштували роботу у гібридному форматі, а тому і зараз планують відвідувати офіси — за можливості. А ті установи, які завжди працювали онлайн, не планують змінювати звичний формат роботи.

Є і такі підприємства, які для зниження ризиків, орендують приміщення одразу у кількох містах України. Перевага надається столиці та західним регіонам. Зараз активний попит на оренду спостерігається від бізнесів, які релокувалися до більш безпечних міст країни та потребують відновлення офісної роботи. Рієлтори наголошують, що із початком війни ринок комерційної нерухомості, зокрема у столиці, просів на 30-40% і лише зараз почав відновлюватись.

Уже кілька років поспіль бізнес-спільнота розуміє, що онлайн-співпраця — це один із можливих та дієвих форматів роботи. Водночас компаніям, які таки хочуть повернути працівників у офіси, необхідно надати безпечні та зручні умови для роботи команди навіть у разі критичних ситуацій:

• Наявність бомбосховища чи укриття

  Бомбосховищем може бути підземна парковка бізнес-центру, приміщення метрополітену, якщо воно поряд з офісом, підвал офісу тощо. Наявність такої захисної споруди — це необхідна умова для безпеки працівників під час повітряних тривог. Зручно, якщо укриття у підвалі є можливість облаштувати для продовження роботи: є робоче місце, інтернет, в наявності обігрівачі, місця, де можна зігрітися кавою або чаєм, резервне джерело електроенергії, заряджені павербанки тощо.

• Резервне джерело електроенергії

  Виконавча директорка European Business Association Анна Дерев’янко зазначає, що перебої з електроенергією та тривалі повітряні тривоги призводять до зменшення економічної активності бізнесу. Проте це не зупиняє компанії, а змушує їх шукати системи резервного електроживлення для офісу під час стабілізаційних відключень.

  Одним з варіантів є джерело безперебійного живлення (ДБЖ). Воно стабілізує мережу та накопичує заряд для продовження роботи комп’ютерів у разі різкого відключення світла. Другий варіант — автономний бензиновий, дизельний, газовий або комбінований генератор.

• Наявність стабільного інтернету

  Для безперебійної роботи IT-інфраструктури підприємства необхідно підключити стабільний інтернет, як в офісне приміщення, так і в укриття. Існує декілька видів підключення інтернету:

1. Якщо офіс розташовується в житловому будинку — зверніть увагу на фіксований дротовий інтернет (FTTB). З ним у компанії буде своя виділена оптоволоконна лінія та інтернет-канал зі стабільною швидкістю до 100 Мбіт/с, а послуга «Роутер» допоможе використовувати інтернет через Wi-Fi.
2. Натомість якщо приміщення компанії розташовується в окремій будівлі, то налаштуйте корпоративний фіксований інтернет. Він надасть компанії швидкість каналу передачі даних від 1 Мбіт/с до 10 Гбіт/с без обмежень у трафіку за кількістю переданої та прийнятої інформації. Є можливість мати захищену мережу інтернет, резервувати її як на рівні обладнання, так і на рівні каналів зв’язку.

Ми вже розповідали, що завдяки фіксованому інтернету, який підключили до бомбосховища бізнес-центру, підприємство мало змогу підтримувати свою роботу і з офісу, і з бомбосховища.

• IT-інфраструктура у хмарі

  Для того, щоб стабільно працювати та безпечно зберігати дані, компанії необхідно мігрувати у хмару. Для цього існує платформа Microsoft Azure. Вона дозволяє обробляти дані у понад 100 дата-центрах у 60 регіонах світу та містить більш як 200 сервісів для роботи. Наприклад, сервіс Azure Site Recovery (ASR) протидіє збоям та швидко відновлює дані. Він реплікує робочі навантаження з основної платформи на додаткову та гарантує роботу додатків під час аварійних відключень.

Водночас сервіс Azure Backup створює копії важливих даних та бекапи не тільки окремих файлів, а й віртуальних машин, ПЗ та всієї IT-інфраструктури. При цьому безпеку даних забезпечують вбудовані служби захисту, що підтверджено сертифікатами PCI -DSS, ISO 27001, GDPR та ін.

• Наявність корпоративного зв’язку та мобільного інтернету

  Також важливо забезпечити співробітників мобільним корпоративним зв’язком та мобільним інтернетом. Це дозволить якісно та швидко управляти бізнес-процесами, спілкуватися в офісі та за його межами. Завдяки тарифам для бізнесу ви можете також отримати додаткові послуги. Для нових бізнес-клієнтів Київстар дає змогу підключити тарифний план зі знижкою 50% на 6 місяців. Детальніше ознайомитися з тарифами та додатковими послугами можна на сайті.

• Продуктивна співпраця з колегами

  До офісу можуть приїхати не всі співробітники, а тому необхідно налаштувати спільне середовище для роботи усієї команди. Це можливо зробити завдяки сервісу Microsoft 365. З ним можна підключати на онлайн-наради працівників, які відсутні в офісі, презентувати звіти, комунікувати в чатах, надавати доступ до робочих документів, безпечно надсилати електронні листи тощо. Сервіс Microsoft 365 (укр. Майкрософт Офіс 365) — це месенджер Microsoft Teams, корпоративна пошта Microsoft Outlook, звичні офісні програми Microsoft Word, Excel і PowerPoint, платформа для корпоративного порталу SharePoint та хмарне сховище OneDrive обсягом 1 ТБ.

• Узгодження документів

  Із електронним документообігом (ЕДО) в умовах воєнного часу можна швидко погоджувати е-документи й для цього не потрібно виїжджати з офісу. Серед систем електронного документообігу радимо звернути увагу на Star.Docs від Київстар. Вона розроблена у партнерстві з Intecracy Deals та допомагає створювати електронні документи, редагувати їх, узгоджувати та підписувати.

Якщо документ потрібно підписати миттєво, а співробітник тільки прямує до офісу або вже поїхав додому, зі Star.Docs, який доступний для ОС Android чи iOS, можна поставити підпис навіть за допомогою смартфону.

• Гнучкий графік роботи

  Налаштуйте графік роботи без фіксованої кількості днів перебування в офісі, щоб працівники самостійно оцінювали можливість приїзду в певний день. Хтось буде працювати в офісі, інші — віддалено. Завдяки таким гібридним командам можна легко перерозподіляти робочі завдання залежно від можливостей конкретного фахівця. Так, наприклад, для компанії Ciklum відсутність працівника протягом одного робочого дня не є проблемою завдяки якісному розподіленню команди.

• Житлові прихистки в офісах

  Практика розміщувати працівників в офісах компаній була уже навесні цьогоріч. Деякі підприємства готові й зараз відновити цей процес у разі зникнення електроенергії та опалення у домівках співробітників. Про це говорять в EPAM, Intellias, Infopulse, DataArt. В їхніх офісах є запас води, їжі, теплі пледи, каримати, а в деяких навіть пральні й сушильні машини, душ, бойлери тощо. Проте розміщувати працівників на тривалий термін в офісі не найкраща ідея, якщо компанія є частиною критичної інфраструктури. У випадку знеструмлення міста треба запропонувати людям короткострокову релокацію до інших регіонів. Також необхідно розробити евакуаційний план на випадок непередбачуваних ситуацій.

Кожна компанія має самостійно аналізувати ситуацію та підлаштовувати необхідний формат для роботи в офісі. Важливо лише дотримуватися заходів безпеки та тримати зв’язок з командою, наскільки це зараз можливо. Про інші рішення для бізнесу, які допоможуть організувати роботу офлайн, можна детальніше дізнатися у розділі «Бізнес працює».