Гібридний офіс — нова реальність бізнесу

Увесь світ активно експериментує з підходами до роботи. При цьому співробітники компаній по всьому світу розділилися на два табори:

• одні запаслися дезінфекторами й із задоволенням після локдауну повернулися до офісного життя;
• інші не готові вийти з дистанційного режиму та активно показують, що й при віддаленій роботі можуть залишатися ефективними.

Сучасне покоління не готове жертвувати більшою частиною свого життя на просиджування в офісі, тому гнучкий формат і можливість працювати там, де зручно без шкоди для KPI й особистої свободи — усвідомлений вибір більшості працівників.

Ден Шаубел обіймає посаду директора з досліджень в Future Workplace. Він зазначає, що гібридний формат став точкою перетину структурованості і комунікативності, які властиві офісній роботі, з незалежністю і гнучкістю віддаленої роботи. Водночас Ніколас Блум, професор економіки у Стенфордському університеті, стверджує, що потрібно давати можливість фахівцям працювати вдома мінімум 2 рази на тиждень.

Slack провели дослідження, за результатами якого можна зробити такий висновок: 11,6% співробітників компаній хочуть повернутися до колишньої офісної роботи, 72,2% вибирають можливість працювати гібридно, поєднуючи офісний і віддалений режими. Ці дані оприлюднили World Economic Forum.

Гнучкість у роботі — перевага сучасного бізнесу. Працюйте там, де вам зручно, тоді, коли зручно, і так, як зручно саме вам, завдяки комплексу сервісів для гнучкої роботи команд Офіс там, де ви рекомендує Київстар Бізнес.

Microsoft Teams і Outlook поділилися статистичними даними. Вони показали, що співробітникам, які довго працювали тільки віддалено, не вистачає спілкування. І впоратися з дефіцитом комунікацій може допомогти саме робота в гібридному форматі.

Безумовно, тренд гібридного офісу торкнувся компанії по всьому світу:

• Google заявляє, що більше половини працівників не хочуть повертатися до виключно офісного режиму, вважаючи за краще іноді працювати вдома.
• У Microsoft дозволили співробітникам працювати з дому майже половину робочого часу, за умови погодження з керівником.
• Sodexo розділила працівників на дві групи, кожна з яких по черзі працює в офісі. Так компанія змогла об’єднати переваги обох форматів, подбавши в той же час про безпеку роботи, адаптацію персоналу і контроль за виконанням завдань.

Гібридна модель роботи стає нормою, і сьогодні її вибирає більшість компаній.

Україна не стала винятком і теж адаптує роботу бізнесу під нову реальність. Наприклад, за результатами внутрішнього дослідження, у Київстар 78% співробітників віддають перевагу можливості працювати то в офісі, то вдома і лише 5% зовсім хочуть працювати віддалено. Тому компанія розробила гібридну модель, яку зможуть впровадити після закінчення карантину.

Новий формат роботи передбачає 4 режими відвідування офісу:

• робота тільки в офісі;
• робота на віддалених об’єктах (базових станціях, точках продажів) з можливістю 1-2 дні на тиждень виконувати офісну роботу вдома;
• робота здебільшого в офісі і рідше — вдома;
• переважно віддалений режим роботи.

«Режим роботи визначається в залежності від функціональних обов’язків і передбачає гнучкі умови офісної й віддаленої роботи», — зазначає керівниця департаменту із залучення і розвитку талантів Київстар Світлана Кончаніна.

Безумовно, для гібридної моделі важливо правильно організувати всі процеси, щоб всі могли працювати зручно і ефективно. Щоб це забезпечити, Київстар використовує для спільної роботи команд над загальними завданнями Microsoft 365, зустрічі проходять в Teams. Обмін документами з клієнтами і контрагентами відбувається в електронному вигляді. Ці інструменти дозволяють команді Київстар вже багато місяців поспіль працювати, не знижуючи ефективності й підтримуючи хороший рівень комунікації. Тому компанія, спираючись на свій досвід, впевнено рекомендує ці рішення, а також гібридний підхід до роботи й своїм бізнес-клієнтам.

Головна перевага цієї бізнес-моделі полягає в тому, що у співробітників більше немає обмежень, звідки їм працювати. Можливо, у когось підвищується продуктивність, якщо вирішувати завдання в повній тиші або працювати на свіжому повітрі.

Гібридна робота стає все більш популярною, тим більше що специфіка багатьох професій дозволяє її реалізувати без втрати ефективності для бізнесу. Головне — правильно організувати доступ до робочих процесів та комунікацію. І тоді можна навіть продовжити подорож на море на кілька днів, закінчивши відпустку режимом workation — поєднати приємне з корисним.

А щоб гібридний формат дозволяв виконувати робочі завдання в повному обсязі, Київстар пропонує кілька ефективних рішень.

Часто офіси використовують багато паперових документів, однак сучасні реалії доводять, що ефективніше й вигідніше використовувати електронний документообіг та обмінюватися документами онлайн. Для такого ефективного електронного документообігу Київстар пропонує спеціальний сервіс — Star.Docs:

• доступ до документів у будь-який зручний час і з будь-якої точки світу, де є підключення до інтернету;
• робота з будь-якого пристрою — сервіс дозволяє працювати навіть з мобільного телефону, використовуючи додаток;
• збереження природних ресурсів за рахунок меншого використання паперу і матеріалів для друку документів у роботі компанії.

Це істотно прискорює узгодження й підписання документів, а також скорочує витрати на їхнє оформлення, пересилання та зберігання.

Для ефективної роботи вдома важливо забезпечити співробітникам гарний зв’язок із колегами, партнерами і клієнтами. Для цього найкраще підходить Віртуальна мобільна АТС:

• організація віддаленого колл-центру або повноцінного відділу продажів за 15 хвилин;
• без витрат на оренду або купівлю спеціального обладнання;
• об’єднання мобільних і фіксованих номерів компанії в одну корпоративну мережу;
• налаштування автоматичного розподілу дзвінків за прописаними сценаріями: за специфікою питань, на вільних менеджерів і т.д.;
• можливість підключити функцію запису розмов для контролю якості обслуговування клієнтів і вирішення спірних питань.

Технічне обслуговування — на боці Київстар. Управляти всіма параметрами можна теж віддалено — через вебінтерфейс платформи.

Не втратити злагодженість і ефективність роботи команди допомагають хмарні сервіси Microsoft 365. Вони дозволяють спільно працювати над проектами і документами, обмінюватися файлами, мати доступ до робочих завдань і проводити наради навіть на великій відстані один від одного. Однією з ключових переваг Microsoft 365 є те, що ви в онлайні можете користуватися всіма додатками та рішеннями звичайного Office 365 та бути впевненими, що всі ваші дані захищені. З Microsoft 365 можливо забезпечити захист ваших корпоративних даних, захист робочих пристроїв, керувати доступами до корпоративних даних, захиститися від кіберзагроз та багато іншого.

Будь-який бізнес може перейти в онлайн, якщо перенести IT-інфраструктуру в хмару. Наприклад, розмістити сервер в Дата-центрі й надати співробітникам доступ до різних інструментів хмарної платформи Microsoft Azure, які дозволяють аналізувати великі обсяги даних, розробляти програмні продукти, мобільні додатки тощо.

Інформаційна безпека має високий пріоритет уваги і при віддаленому форматі роботи. Необхідно захистити інформацію, яка передається через інтернет-канали між співробітниками, що працюють вдома, забезпечити захист від кіберзагроз. Для цього Київстар пропонує підключити корпоративну мережу VPN.

Гібридний або навіть повністю віддалений формат компанії — не привід втрачати клієнтів. Зберегти контакт із ними, інформувати про зміни в режимі роботи точок обслуговування і магазинів, робити цікаві й навіть персоналізовані пропозиції допомагають таргетовані SMS-розсилки. Вони стають зручним інструментом для тих, хто хоче поліпшити ефективність промо-кампаній і навіть знизити витрати на них, що особливо актуально, коли компанії змушені шукати рішення для оптимізації витрат.

Робота з офісу сьогодні перестала бути запорукою ефективної роботи. Диджиталізація всього, що знаходиться навколо нас, відкриває нові можливості — дозволяє жити і працювати більш зручно, швидше і в більшій різноманітності отримувати інформацію, вибирати те, що більше підходить саме вам, а не орієнтуватися на загальноприйняті правила, які з часом застарівають. І оскільки тренд на гібридний формат роботи співробітників набирає обертів, важливо звертати увагу на деякі деталі:

• є частка працівників, яка ефективніше справляється із завданнями в умовах офісу, бо навіть дистанційка на кілька днів підходить не всім;
• також є й ті, кому віддалений формат дозволяє розкритися більше офісного — певні «рамки» офісу і постійне відволікання від завдань через роботу в опен-спейсі, що гуде як вулик, знижують ефективність таких людей;
• не забувайте про корпоративну культуру, фокусуйтеся на тому, щоб доносити до віддаленої команди ціннісні орієнтири компанії, її стратегічні цілі і плани;
• важливо підтримувати спілкування всередині колективу, запрошувати колег на офлайн-зустрічі або організовувати збори в онлайні
• велике значення має контроль процесів і тайм-менеджмент — дистанційка не повинна знижувати включеність співробітників у вирішення завдань;
• приділяйте увагу відпочинку команди не менше, ніж виконанню роботи — співробітники можуть брати на себе занадто багато і швидко опинитися в точці вигоряння.

Якісна організація всіх етапів віддаленого/гібридного формату дозволяє поліпшити KPI кожного співробітника і в цілому домогтися надрезультатів у компанії.

Як бачите, Covid-19 залишив свій слід в організації бізнес-процесів. Також він став стимулом для багатьох компаній змінитися — замінити застарілі процеси сучаснішими, перейти на інноваційні інструменти для роботи співробітників. Уже очевидно те, що гібридна модель залишиться з нами і після зняття всіх карантинних обмежень. Тому не варто боятися змін, адже вони здатні змінити життя вашої компанії на краще.

Ловіть свою хвилю разом з підбіркою сервісів від Київстар Бізнес  «Офіс там, де ви» — з ними ваша команда завжди зможе працювати так, як для компанії найзручніше: в офісі, вдома або на березі океану.