Гібридний офіс — нова реальність бізнесу
14 вересня 2021 11 хвилин читання

Гібридний офіс — нова реальність бізнесу

Тренди та аналітика#ОфісТамДеВи#Офіс365#ЕДО#ATC#Microsoft365#SMS#ТаргетованіРозсилки#MicrosoftAzure#Azure#VPN

Про що:

Основний капітал будь-якої компанії — команда досвідчених співробітників і авантюрних сердець. Щоб стати власником такого колективу, потрібно постійно думати про мотивацію працівників, йти в ногу з часом і застосовувати на максимум прогресивні технології.

Covid-19 назавжди перевернув світ і дав бізнесу нове поняття — «гібридний офіс». Роботодавці зрозуміли, що віддалений формат співпраці, випробуваний у локдаун, для деяких відділів можна зробити постійним, тим самим заощаджуючи на оренді офісних приміщень і надаючи можливість співробітникові створювати для себе найбільш комфортні умови. У результаті з’явилося більше фахівців, які виконували робочі завдання просто у себе на дачі або за улюбленим письмовим столом.

Як організований робочий процес у гібридному форматі і чи повернуться компанії до звичного офісу? З’ясуємо це далі.

Зміст

Чому офіс став гібридним?

Чи є позитивний досвід у світових компаній?

Досвід українського ринку

Що допоможе правильно організувати гібридний формат роботи?

Електронний документообіг

Якісний зв’язок із підрозділами та клієнтами

Командна робота над проєктами

Безперебійне функціонування IT-систем

Безпека даних

Спілкування з клієнтами

Закони ефективної дистанційки

 Гібридний офіс — нова реальність бізнесу

Чому офіс став гібридним?

Увесь світ активно експериментує з підходами до роботи. При цьому співробітники компаній по всьому світу розділилися на два табори:

  • одні запаслися дезінфекторами й із задоволенням після локдауну повернулися до офісного життя;
  • інші не готові вийти з дистанційного режиму та активно показують, що й при віддаленій роботі можуть залишатися ефективними.

Сучасне покоління не готове жертвувати більшою частиною свого життя на просиджування в офісі, тому гнучкий формат і можливість працювати там, де зручно без шкоди для KPI й особистої свободи — усвідомлений вибір більшості працівників.

Ден Шаубел обіймає посаду директора з досліджень в Future Workplace. Він зазначає, що гібридний формат став точкою перетину структурованості і комунікативності, які властиві офісній роботі, з незалежністю і гнучкістю віддаленої роботи. Водночас Ніколас Блум, професор економіки у Стенфордському університеті, стверджує, що потрібно давати можливість фахівцям працювати вдома мінімум 2 рази на тиждень.

Slack провели дослідження, за результатами якого можна зробити такий висновок: 11,6% співробітників компаній хочуть повернутися до колишньої офісної роботи, 72,2% вибирають можливість працювати гібридно, поєднуючи офісний і віддалений режими. Ці дані оприлюднили World Economic Forum.

Гнучкість у роботі — перевага сучасного бізнесу. Працюйте там, де вам зручно, тоді, коли зручно, і так, як зручно саме вам, завдяки комплексу сервісів для гнучкої роботи команд Офіс там, де ви рекомендує Київстар Бізнес.

Microsoft Teams і Outlook поділилися статистичними даними. Вони показали, що співробітникам, які довго працювали тільки віддалено, не вистачає спілкування. І впоратися з дефіцитом комунікацій може допомогти саме робота в гібридному форматі.

 Гібридний офіс — нова реальність бізнесу

Чи є позитивний досвід у світових компаній?

Безумовно, тренд гібридного офісу торкнувся компанії по всьому світу:

  • Google заявляє, що більше половини працівників не хочуть повертатися до виключно офісного режиму, вважаючи за краще іноді працювати вдома.
  • У Microsoft дозволили співробітникам працювати з дому майже половину робочого часу, за умови погодження з керівником.
  • Sodexo розділила працівників на дві групи, кожна з яких по черзі працює в офісі. Так компанія змогла об’єднати переваги обох форматів, подбавши в той же час про безпеку роботи, адаптацію персоналу і контроль за виконанням завдань.

Гібридна модель роботи стає нормою, і сьогодні її вибирає більшість компаній.

Досвід українського ринку

Україна не стала винятком і теж адаптує роботу бізнесу під нову реальність. Наприклад, за результатами внутрішнього дослідження, у Київстар 78% співробітників віддають перевагу можливості працювати то в офісі, то вдома і лише 5% зовсім хочуть працювати віддалено. Тому компанія розробила гібридну модель, яку зможуть впровадити після закінчення карантину.

Новий формат роботи передбачає 4 режими відвідування офісу:

  • робота тільки в офісі;
  • робота на віддалених об’єктах (базових станціях, точках продажів) з можливістю 1-2 дні на тиждень виконувати офісну роботу вдома;
  • робота здебільшого в офісі і рідше — вдома;
  • переважно віддалений режим роботи.

«Режим роботи визначається в залежності від функціональних обов’язків і передбачає гнучкі умови офісної й віддаленої роботи», — зазначає керівниця департаменту із залучення і розвитку талантів Київстар Світлана Кончаніна.

Безумовно, для гібридної моделі важливо правильно організувати всі процеси, щоб всі могли працювати зручно і ефективно. Щоб це забезпечити, Київстар використовує для спільної роботи команд над загальними завданнями Microsoft 365, зустрічі проходять в Teams. Обмін документами з клієнтами і контрагентами відбувається в електронному вигляді. Ці інструменти дозволяють команді Київстар вже багато місяців поспіль працювати, не знижуючи ефективності й підтримуючи хороший рівень комунікації. Тому компанія, спираючись на свій досвід, впевнено рекомендує ці рішення, а також гібридний підхід до роботи й своїм бізнес-клієнтам.

Гібридний офіс — нова реальність бізнесу

Що допоможе правильно організувати гібридний формат роботи?

Головна перевага цієї бізнес-моделі полягає в тому, що у співробітників більше немає обмежень, звідки їм працювати. Можливо, у когось підвищується продуктивність, якщо вирішувати завдання в повній тиші або працювати на свіжому повітрі.

Гібридна робота стає все більш популярною, тим більше що специфіка багатьох професій дозволяє її реалізувати без втрати ефективності для бізнесу. Головне — правильно організувати доступ до робочих процесів та комунікацію. І тоді можна навіть продовжити подорож на море на кілька днів, закінчивши відпустку режимом workation — поєднати приємне з корисним.

А щоб гібридний формат дозволяв виконувати робочі завдання в повному обсязі, Київстар пропонує кілька ефективних рішень.

Електронний документообіг

Часто офіси використовують багато паперових документів, однак сучасні реалії доводять, що ефективніше й вигідніше використовувати електронний документообіг та обмінюватися документами онлайн. Для такого ефективного електронного документообігу Київстар пропонує спеціальний сервіс — Star.Docs:

  • доступ до документів у будь-який зручний час і з будь-якої точки світу, де є підключення до інтернету;
  • робота з будь-якого пристрою — сервіс дозволяє працювати навіть з мобільного телефону, використовуючи додаток;
  • збереження природних ресурсів за рахунок меншого використання паперу і матеріалів для друку документів у роботі компанії.

Це істотно прискорює узгодження й підписання документів, а також скорочує витрати на їхнє оформлення, пересилання та зберігання.

Офіс та телефонія темна

Офіс та телефонія

Star.Docs від Київстар

Сервіс для швидкого переведення документообігу в онлайн. Створюйте, узгоджуйте чи підписуйте документи в цифровому форматі. 50 підписів безкоштовно.

Якісний зв’язок із підрозділами та клієнтами

Для ефективної роботи вдома важливо забезпечити співробітникам гарний зв’язок із колегами, партнерами і клієнтами. Для цього найкраще підходить Віртуальна мобільна АТС:

  • організація віддаленого колл-центру або повноцінного відділу продажів за 15 хвилин;
  • без витрат на оренду або купівлю спеціального обладнання;
  • об’єднання мобільних і фіксованих номерів компанії в одну корпоративну мережу;
  • налаштування автоматичного розподілу дзвінків за прописаними сценаріями: за специфікою питань, на вільних менеджерів і т.д.;
  • можливість підключити функцію запису розмов для контролю якості обслуговування клієнтів і вирішення спірних питань.

Технічне обслуговування — на боці Київстар. Управляти всіма параметрами можна теж віддалено — через вебінтерфейс платформи.

Командна робота над проєктами

Не втратити злагодженість і ефективність роботи команди допомагають хмарні сервіси Microsoft 365. Вони дозволяють спільно працювати над проектами і документами, обмінюватися файлами, мати доступ до робочих завдань і проводити наради навіть на великій відстані один від одного. Однією з ключових переваг Microsoft 365 є те, що ви в онлайні можете користуватися всіма додатками та рішеннями звичайного Office 365 та бути впевненими, що всі ваші дані захищені. З Microsoft 365 можливо забезпечити захист ваших корпоративних даних, захист робочих пристроїв, керувати доступами до корпоративних даних, захиститися від кіберзагроз та багато іншого.

Безперебійне функціонування IT-систем

Будь-який бізнес може перейти в онлайн, якщо перенести IT-інфраструктуру в хмару. Наприклад, розмістити сервер в Дата-центрі й надати співробітникам доступ до різних інструментів хмарної платформи Microsoft Azure, які дозволяють аналізувати великі обсяги даних, розробляти програмні продукти, мобільні додатки тощо.

Безпека даних

Інформаційна безпека має високий пріоритет уваги і при віддаленому форматі роботи. Необхідно захистити інформацію, яка передається через інтернет-канали між співробітниками, що працюють вдома, забезпечити захист від кіберзагроз. Для цього Київстар пропонує підключити корпоративну мережу VPN.

Спілкування з клієнтами

Гібридний або навіть повністю віддалений формат компанії — не привід втрачати клієнтів. Зберегти контакт із ними, інформувати про зміни в режимі роботи точок обслуговування і магазинів, робити цікаві й навіть персоналізовані пропозиції допомагають таргетовані SMS-розсилки. Вони стають зручним інструментом для тих, хто хоче поліпшити ефективність промо-кампаній і навіть знизити витрати на них, що особливо актуально, коли компанії змушені шукати рішення для оптимізації витрат.

Офіс та телефонія темна

Офіс та телефонія

Microsoft 365 від Київстар

Набір ліцензійних додатків та сервісів для роботи вашої команди: Word, Excel, Powerpoint, бізнес-месенджер Teams, корпоративна пошта Outlook, 1 ТБ хмарного сховища та інше.

Закони ефективної дистанційки

Робота з офісу сьогодні перестала бути запорукою ефективної роботи. Диджиталізація всього, що знаходиться навколо нас, відкриває нові можливості — дозволяє жити і працювати більш зручно, швидше і в більшій різноманітності отримувати інформацію, вибирати те, що більше підходить саме вам, а не орієнтуватися на загальноприйняті правила, які з часом застарівають. І оскільки тренд на гібридний формат роботи співробітників набирає обертів, важливо звертати увагу на деякі деталі:

  • є частка працівників, яка ефективніше справляється із завданнями в умовах офісу, бо навіть дистанційка на кілька днів підходить не всім;
  • також є й ті, кому віддалений формат дозволяє розкритися більше офісного — певні «рамки» офісу і постійне відволікання від завдань через роботу в опен-спейсі, що гуде як вулик, знижують ефективність таких людей;
  • не забувайте про корпоративну культуру, фокусуйтеся на тому, щоб доносити до віддаленої команди ціннісні орієнтири компанії, її стратегічні цілі і плани;
  • важливо підтримувати спілкування всередині колективу, запрошувати колег на офлайн-зустрічі або організовувати збори в онлайні
  • велике значення має контроль процесів і тайм-менеджмент — дистанційка не повинна знижувати включеність співробітників у вирішення завдань;
  • приділяйте увагу відпочинку команди не менше, ніж виконанню роботи — співробітники можуть брати на себе занадто багато і швидко опинитися в точці вигоряння.

Якісна організація всіх етапів віддаленого/гібридного формату дозволяє поліпшити KPI кожного співробітника і в цілому домогтися надрезультатів у компанії.

Як бачите, Covid-19 залишив свій слід в організації бізнес-процесів. Також він став стимулом для багатьох компаній змінитися — замінити застарілі процеси сучаснішими, перейти на інноваційні інструменти для роботи співробітників. Уже очевидно те, що гібридна модель залишиться з нами і після зняття всіх карантинних обмежень. Тому не варто боятися змін, адже вони здатні змінити життя вашої компанії на краще.

Ловіть свою хвилю разом з підбіркою сервісів від Київстар Бізнес  «Офіс там, де ви» — з ними ваша команда завжди зможе працювати так, як для компанії найзручніше: в офісі, вдома або на березі океану.

Тренди та аналітика#ОфісТамДеВи#Офіс365#ЕДО#ATC#Microsoft365#SMS#ТаргетованіРозсилки#MicrosoftAzure#Azure#VPN

Зміст

Чому офіс став гібридним?

Чи є позитивний досвід у світових компаній?

Досвід українського ринку

Що допоможе правильно організувати гібридний формат роботи?

Електронний документообіг

Якісний зв’язок із підрозділами та клієнтами

Командна робота над проєктами

Безперебійне функціонування IT-систем

Безпека даних

Спілкування з клієнтами

Закони ефективної дистанційки

Додайте коментар

Усі коментарі публікуються після модерації. Будь ласка, пишіть українською, без спаму та нецензурних слів.

Схожі статті

#Azure#MicrosoftAzure#Microsoft365#FTTB
#Microsoft365#MicrosoftAzure#ATC#ЕлектроннийДокументообіг#ОфісТамДеВи#Кібербезпека#Star.Docs#Тарифи#Офіс365#ЕДО#Кібератака#Cybersecurity
#Microsoft365#ATC#MicrosoftAzure#Azure#Офіс365#Star.Docs#ЕлектроннийДокументообіг#ЕДО#Робота
#Microsoft365#BigData#IOT#SIP#ATC
#ADWISOR#ATC#Microsoft365#MicrosoftAzure#Azure#ЕлектроннийДокументообіг#ЕДО#Офіс365
#Microsoft365#ATC#Офіс365#Azure#MicrosoftAzure#Робота
#ATC#ЯкЦеПрацює?#Робота#ДобіркаСервісів#Microsoft365#Офіс365
#Microsoft365#ОфісТамДеВи#Azure#Star.Docs#ЕДО#ATC#ADWISOR#0-800#Робота#Тарифи

Підпишіться на щомісячну розсилку найцікавіших новинПідпишіться на розсилку