Хмарне рішення для ритейлу: досвід онлайн-нарад в компанії Coop

Так, наприклад, дистанційне вирішення питань на онлайн-нарадах стало класикою, а не просто тимчасовим трендом. І в цьому зокрема допомагає Microsoft Teams. Завдяки йому норвезька компанія Coop за декілька днів організувала перші віддалені збори зі 100 уповноваженими представниками кооперативів.

Coop є однією з найбільших роздрібних компаній в Норвегії. Вона нараховує понад 1200 магазинів, в яких працюють 28 000 співробітників. Більше ніж 1,9 млн співвласників володіють і керують Coop завдяки їхньому членству в одному з 64 кооперативів. Як представники кооперативу, вони юридично зобов’язані регулярно проводити загальні збори зі своїми майже 100 делегатами.

Під час пандемії COVID-19 у 2020 році постало питання, як задля безпеки усіх членів команди вперше за всю історію компанії організувати зустріч Генеральної асамблеї віддалено? Ця подія є дуже офіційною та триває 4-6 годин, тому вкрай важливо, щоб всі організаційні процеси та формальності були дотримані та проконтрольовані.

Фроде Андер, старший технічний радник Coop, розповідає, що буквально впродовж кількох днів Coop Norway SA звернулися до рішення Microsoft Teams. Це допомогло вчасно підготуватися до Генеральної асамблеї, яка повинна була розпочатися вже за декілька тижнів.

Обране рішення дало змогу організаторам зустрічі створити:

• структуру порядку денного;
• шаблони професійних протоколів нарад;
• автоматизовані виконання завдань і рішень;
• список доповідачів;
• голосування.

Останні два пункти були особливо важливими для Coop. До того ж компанія хвилювалася за безпеку та конфіденційність онлайн-наради. Завдяки Майкрософт Тімс вдалося забезпечили надзвичайно безпечне середовище для всіх присутніх на Генеральній асамблеї.

Також Coop отримав доступ до онлайн-голосування, яке дозволило стежити за результатами в режимі реального часу та проаналізувати кількість голосів кожного кооперативу онлайн. Спікер Генеральної асамблеї Стіг Е Мортенсен задоволений цим досвідом, відзначає прозорість та швидкий процес голосування.

Через те, що зустрічі тривають по кілька годин, для організаторів була важлива наявність функції «підняття руки». Це допомагає організовано ставити питання доповідачу, надавати короткі коментарі поточному оратору або попросити колег зробити перерву. Гейр Інге Стокке, генеральний директор Coop, після проведення першої дистанційної Генеральної асамблеї зазначив, що це була добре спланована та чітко проведена зустріч.

Цікаво, що компанія планує використовувати рішення в середовищі Microsoft Teams для керування голосуваннями та координації доповідачів навіть після повернення до гібридного формату роботи та особистих зустрічей. Coop впорався з безпрецедентними наслідками карантину та швидко пристосувався до нових реалій дистанційного ведення бізнесу.

Це надало змогу представникам компанії збиратися онлайн та розв’язувати глобальні питання компанії віддалено за будь-яких обставин. Завдяки рішенням для віддаленої роботи бізнес може не тільки працювати і заробляти, а й надавати допомогу іншим. Наразі компанія Coop функціонує та розміщує інформацію про можливість пожертвувань до Червоного Хреста, який допомагає постраждалим від війни в Україні. Кожен клієнт їх магазину може сплатити донат на касі самообслуговування, натиснувши кнопку «Разом за Україну». Своєю чергою Coop також підтримав Червоний Хрест 10 мільйонами норвезьких крон.

З Microsoft Teams, що входить до пакета офісних програм Microsoft 365 від Київстар, можна планувати онлайн-наради з високоякісними аудіо й відео, починати зустрічі за лічені секунди та приєднувати до нарад працівників компанії, де б вони не знаходилися.

Microsoft Teams дає можливість компанії:

• Працювати у єдиному вікні для роботи з необхідними програмами.
• Оперативно комунікувати із колегами у чатах: колективних (листування доступно всім учасникам) та індивідуальних, вміст яких доступний тільки двом учасникам.
• Спільно та одночасно працювати над офісними документами.
• Організовувати онлайн-наради та демонструвати екран під час засідань, робити відеозапис та транскрибування нарад.
• Швидко знаходити необхідні файли, матеріали та контакти.
• Користуватися вже вбудованими внутрішніми додатками (планери, Trello, ZOHO, Jira тощо). Наприклад, за допомогою Trello можна візуалізувати проекти завдяки дашбордам, спискам та карткам, не виходячи з Teams.
• Учасники зустрічей можуть будь-коли переглядати чати й файли, якими ділились інші. Всі матеріали листувань зберігаються, завдяки чому є можливість пошуку.
• Брати участь у зборах можуть як працівники компанії, так і запрошені заздалегідь гості чи партнери, які не мають облікового запису в Microsoft Teams.

Microsoft Teams — зручний та безпечний простір для гібридної роботи, який налаштовується індивідуально відповідно до запитів компанії. Синхронізована співпраця на одній платформі дає можливість створити новий підхід до роботи. Сервіс допоможе ретельніше підходити до проведення робочих зустрічей, а також забезпечити постійний зв’язок і злагоджену роботу з працівниками, які виконують завдання віддалено.