Відмовились від усіх онлайн-нарад на місяць експеримент корпорації TechSmith

Американська корпорація TechSmith є світовим розробником програмного забезпечення для захоплення екрана, запису та редагування відео. Сервісом користуються державні установи, малі підприємства та навчальні заклади у штаті Мічиган (США), а також компанії по всьому світу. TechSmith зосереджена на створенні простого та інтуїтивно зрозумілого ПЗ для клієнтів, які не є експертами зі створення контенту, надаючи їм підтримку на навчання.

Історія про експеримент корпорації описана у бізнес-журналі Fast Company, який заснований двома колишніми редакторами Harvard Business Review. Тож, розповідаємо подробиці, з чого усе почалося. У TechSmith помітили, що деякі онлайн-зустрічі, на яких усім доводиться бути присутніми, можна б було скасувати та розв’язати питання, наприклад, у чаті. Працівники підтверджували, що складно концентруватися на робочих завданнях, коли необхідно відвідувати багато нарад.

Дійсно, є відеонаради, без яких неможливо обійтися, але є й ті, які можна б було і не створювати. Тому в корпорації вирішили провести радикальний експеримент: скасували усі без винятку онлайн-зустрічі на цілий місяць та дозволили командам працювати у той час, коли їм зручно.

Час для дослідження видався вдалим, адже у липні 2022 року усі 300 співробітників корпорації працювали віддалено, бо чекали на закінчення будівництва нової штаб-квартири компанії.

Венді Гамільтон, генеральний директор TechSmith, пояснив, що головне завдання експерименту — зрозуміти, наскільки гнучкою та ефективною може бути асинхронна співпраця. При чому в корпорації на цей період анулювали обов’язкові робочі години. Кожен працівник сам вирішував, коли йому зручно виконувати свою роботу.

Щоб зрозуміти динаміку, компанія опитувала співробітників щодо їхнього ставлення до синхронних зустрічей й власної продуктивності до, під час і після експерименту. Венді Гамільтон каже, що кінцевою метою було створити нові стандарти та рекомендації для більш ефективної співпраці.

За даними корпорації, до початку експерименту 31% співробітників погоджувалися, що почуваються продуктивними. Коли їм перед експериментом запропонували оцінити важливість синхронних зустрічей у їхньому календарі, середній бал відповідей склав 3,32 за п’ятибальною шкалою. Тобто не усі були у захваті від нарад.

Через місяць кількість працівників, які помітили зменшення своєї продуктивності без онлайн-зустрічей, зросла на 15%, а важливість синхронізації для них підвищилася на 8%. Попри це 85% співробітників зазначили, що вони бажають змінити спосіб проведення онлайн-нарад, зокрема скасувати деякі з них. Після експерименту, співробітники почали ставитися до зустрічей набагато серйозніше.

Компанія також отримала розуміння, у яких випадках варто проводити синхронні зустрічі:

• якщо якесь питання вимагає загального обговорення, думок колег;
• якщо питання стосується обслуговування клієнтів, щоб якнайшвидше розв’язати проблему споживача.

Усе інше можна вирішити листуванням.

Корпорації також допоміг досвід співпраці зі навчальними закладами, де лекції записувалися на відео заздалегідь. Так учні могли ознайомитися з матеріалом самостійно, а зустріч з викладачем була присвячена запитанням і відповідям на них.

Цю практику вирішили запровадити й у TechSmith. Тож, відтепер перед онлайн-нарадою усім надсилаються матеріали для ознайомлення, а сама зустріч супроводжується лише обговореннями та прийняттям рішення. До речі, як швидко приймати рішення під час роботи над проєктом за методом DARE, ми розповідали у статті.

Ба більше, у компанії вважають, що перші 5 хвилин будь-якої зустрічі необхідно присвятити простому спілкуванню між колегами не на тему наради та очікувати тих, хто ще долучається.

Тож, керівники TechSmith рекомендують прислухатися до співробітників та їхніх настроїв. Як варіант, для цього ваша компанія теж може провести такий експеримент.

Однією зі зручних платформ для створення онлайн-нарад є Microsoft Teams, популярність якої відчутно зросла серед українського бізнесу під час пандемії коронавірусу. Teams — це бізнес-месенджер для відеоконференцій, онлайн-нарад, чатів та обміну файлами. Він міститься у пакеті ліцензійних програм Microsoft 365 (укр. Майкрософт) від Київстар, який є стратегічним партнером Microsoft в Україні.

З цим інструментом можна легко організувати робоче середовище для команди та надати зручний доступ до чатів і файлів з будь-якого місця. На одну ліцензію можна підключити до 5 гаджетів: комп’ютер, ноутбук, планшет або смартфон.

Окрім Teams, з Microsoft 365 бізнес може користуватися корпоративною поштою Microsoft Outlook, хмарним сховищем OneDrive обсягом 1 ТБ для кожного працівника, офісними програмами Microsoft Word, Excel, PowerPoint, формами для опитувань Microsoft forms та іншими додатками.

Ділимося порадами, як ефективно проводити онлайн-зустрічі у Teams:

1. Спочатку визначте для себе, чи дійсно обговорення питання потребує створення зустрічі з колегами, чи зручніше завдання розв’язати через електронну пошту або у чаті?
2. Кожна зустріч повинна мати прописаний перелік питань для обговорення, щоб колеги розуміли, про що буде йти мова на нараді.
3. Перед зустріччю підготуйте необхідні матеріали: документи, відео, дослідження, презентації, посилання тощо та додайте їх у запрошення в календарі або в листі, щоб інші учасники також знайомилися з ними заздалегідь. Також на цьому етапі можна визначити, хто буде модератором наради.
4. Якщо є питання до когось з учасників, сповістить їх про це, щоб колеги мали змогу підготувати відповідь.
5. Налаштовуючи зустріч, слід враховувати часові пояси колег, щоб усім було зручно доєднатися до дзвінка. Заплануйте нараду на час, який підходить якщо не всім, то більшості учасників.
6. Для підвищення ефективності комунікації використовуйте можливість демонстрації екрана з презентацією
7. Установіть чіткі правила для зустрічі: час на обговорення кожної теми, розподіл обов’язків між працівниками після наради.
8. Сповістить колег заздалегідь, якщо зустріч потребує їхніх увімкнених камер. Так працівники зможуть підготуватися до цього. Проте якщо камери вмикати не обов’язково, не треба наполягати на цьому.
9. Використовуйте функцію «Підняти руку», щоб не переривати доповідача та дати можливість кожному висловити свою думку. Заохочуйте обирати реакції, як-от оплески, уподобання та інші, щоб показати, що відчувають колеги під час промови.
10. Користуйтесь чатом для спілкування під час зустрічі. Це може бути корисно для запитань чи відправки додаткової інформації.
11. Інструменти Teams мають вбудовані функції захисту — Intune, Microsoft Defender та інші, щоб убезпечити від витоку інформації, зараження вірусами, фішингових атак. Втім, радимо нагадати колегам про правила конфіденційності та про важливість дотримання їх під час зустрічі, якщо цього потребує тема наради.
12. Сповіщайте про запис зустрічі, якщо це необхідно, та впевніться, що ніхто не заперечує.
13. Після зустрічі надішліть колегам короткі підсумки розмови в електронному листі. У ньому зазначаються результати обговорень та завдання для працівників.

Тепер ви знаєте, як продуктивно використовувати платформу для онлайн-нарад. Сподіваємося, що ці рекомендації допоможуть зробити ваші зустрічі у Teams ефективнішими.

Щоб підключити Microsoft Teams, зверніться за консультацією до спеціаліста Київстар на сайті через кнопку «Замовити консультацію».