Як покращити ділові комунікації: 10 порад для ефективного спілкування

Для кожного формату комунікації — свій інструмент. Фахівчиня з етикету Анна Чаплигіна радить такий підхід:

• Пошта — повідомлення, на які можна відповісти протягом одного-двох робочих днів, а також об’ємна інформація, файли і документи. Тут ніхто не видалить повідомлення і вам буде легше знайти потрібні дані.
• Месенджери — інформація по задачах у межах одного дня. А також швидкі повідомлення-нагадування на кшталт «Надіслала тобі на пошту документи» — у тих випадках, коли ви знаєте, що пошта у колеги не відкрита постійно.
• Дзвінки — для термінових питань. Навіть якщо відповідь потрібна якомога швидше, намагайтесь заздалегідь домовитись про зручний час дзвінку.

Дзвоніть тільки у тому випадку, якщо питання не можна вирішити у листуванні. Згідно з дослідженням LiveCareer, 49% людей надають перевагу спілкуванню поштою і тільки 23% — дзвінкам.

Краще кілька коротких зустрічей з перервами, ніж один двогодинний мітинг, вважає експертка з комунікацій Карін М. Рід. За можливості розбивайте порядок денний на кілька нарад і уникайте ситуацій, коли на одній зустрічі потрібно прокомунікувати 10 і більше питань. Бо у ваших колег може не вистачити концентрації на всі задачі.

Також на продуктивність зустрічі впливає кількість учасників. Якщо у вас не звітна нарада для обговорення поточних процесів, а розмова для пошуку рішень по конкретних питаннях, має бути не більше 7 людей.

Щоб відеонаради були не тільки продуктивними, але й зручними, дотримуйтесь простих правил:

• Плануйте наради в календарі, узгоджуючи час зі співрозмовниками. Додавайте в описі короткі тези зустрічі. Це все можна робити в Microsoft Teams, який синхронізується з іншим додатком Microsoft Office 365 — поштою Outlook. Занесіть нараду в свій календар, додайте всіх учасників — і вони отримають автоматичні запрошення на пошту.
• Використовуйте чат. Він буде помічним, якщо ви хочете залишити реакцію на слова колеги, не перебиваючи мовця. Або зафіксувати домовленість, яка була обговорена під час наради.
• Вмикайте камеру на зустрічах тет-а-тет або невеликими командами. Це дозволить краще зчитувати реакцію співрозмовників і розуміти їх. Крім того, зоровий контакт допомагає розслабитися і швидше вибудувати довіру.

Намагайтесь відповідати на електронні листи протягом робочої доби після отримання. Якщо розумієте, що не вкладетесь у строк, протягом 24 годин напишіть про це відправнику. Повідомте, що отримали його лист, але потребуєте більше часу для детальної відповіді.

Відповідайте навіть на ті листи, які вам надіслали помилково. Напишіть відправнику, що це не ваше робоче питання і, якщо знаєте, підкажіть, кому краще написати. Так ви допоможете колезі швидше зв’язатися з потрібною людиною.

Уявіть, що ви по кілька разів на день отримуєте листи, які не стосуються конкретно вас, а просто дотичні до процесів у відділі. Це точно відволікає. Тому кілька разів подумайте, чи справді ваше повідомлення потрібно отримати всім співробітникам.

Це також стосується пересилання пошти. Не пересилайте повністю листи, які призначені саме для вас, навіть якщо там міститься інформація для інших колег. Краще не полінуватися і написати потрібним адресатам новий лист тільки з тією інформацією, яка є для них релевантною.

Якщо ж ви пересилаєте довгий ланцюжок листів, напишіть короткий коментар з поясненням — так одержувач зможе швидко зрозуміти, про що йдеться у листуванні.

Сформулюйте повідомлення таким чином, щоб у адресата виникло якомога менше уточнювальних запитань. Для цього:

• Окресліть контекст, якщо вашому листу передувала комунікація, до якої не був долучений адресат.
• Пишіть конкретний запит — не «надсилаю бюджет на погодження», а «прошу погодити бюджет», не «тут повний перелік документів», «а потрібно заповнити документи».
• Зазначте дедлайн відповіді чи строки виконання поставлених задач.

Прикріплюйте до листа усі допоміжні матеріали і посилання, коротко описуючи в повідомленні, чим вони можуть бути корисні. І потурбуйтесь, щоб усі файли були доступні отримувачу. Для цього можна зберігати їх на корпоративному порталі SharePoint від Microsoft 365 — так у команди 24/7 буде доступ до всіх спільних файлів.

Дотримуйтесь правила «один лист = одна тема». Не пишіть питання по різних проєктах в одному повідомленні, навіть якщо вам здається, що все зрозуміло і структуровано. Адресату доведеться перемикатися між темами, що не сприятиме фокусуванню на задачах.

Обов’язково стисло зазначайте в листі тему. Так одержувач одразу побачить, про що йдеться, і зможе визначити пріоритет питання.

Для ділової і неформальної комунікації мають бути окремі чати. Бажано навіть розділити додатки: наприклад, в Teams тільки робоче спілкування, а в Messenger — приватне.

Дотримуйтесь інформаційної гігієни і не надсилайте в робочі чати новини, які не дотичні до професійної діяльності. По-перше, це відволікає. А по-друге, кожна людина має право сама вирішувати, яку інформацію і в якому обсязі вона споживає поза роботою.

Чітко формулюйте ваші наміри і потреби. Наприклад, якщо керівник ставить вам додаткову задачу, а ви розумієте, що не встигнете її зробити, будьте чесними. Коротко напишіть про ваше поточне навантаження і запропонуйте варіанти рішення: або перенести дедлайн задачі, або передати її іншому співробітнику. Це краще, ніж затягнути дедлайн і уже постфактум пояснювати, що у вас було багато роботи.

Не пишіть і не дзвоніть у позаробочий час, якщо не домовлялися про це. Використайте функцію відкладеного надсилання в Outlook, щоб мінімізувати незручності. Ви можете легко запланувати відправку повідомлення у необхідний час:

• створіть повідомлення;
• в параметрах виберіть функцію «Затримка повідомлення»;
• в рядку «Не доставляти до» зазначте дату та час, коли відправити лист.

Це працює і у зворотну сторону — давайте зрозуміти колегам, коли ви не можете отримувати повідомлення чи брати участь в нарадах. Використовуйте статуси в Teams, щоб повідомити, коли ви зайняті або відсутні.

Якщо ви у відпустці чи відрядження, сформулюйте автоматичну відповідь в Outlook на всі повідомлення. В налаштуваннях параметрів пошти виберіть вкладку «Автовідповіді», де зазначте проміжок часу автоповідомлень і напишіть безпосередньо свій меседж. Наприклад: «Колеги, я у відпустці до 10 вересня. Будь ласка, з усіх питань звертайтесь до Марії Токар».

З усіма рішеннями Microsoft 365 від Київстар ви можете ознайомитися на нашому сайті.