Microsoft Teams: функції, про які ви могли не знати

За допомогою Teams можна легко організовувати наради, вебінари й онлайн-зустрічі з колегами або зовнішніми партнерами. Усі чати в системі є захищеними, що дає змогу безпечно обговорювати робочі питання як у приватних повідомленнях, так і в тематичних каналах. 

Однією з ключових переваг Teams є можливість спільної роботи над документами Microsoft 365 безпосередньо в застосунку. Це означає, що кілька людей можуть одночасно редагувати Word, Excel чи PowerPoint-файли в режимі реального часу, без потреби надсилати їх поштою або завантажувати окремо. 

Крім того, Microsoft Teams тісно інтегрований з Outlook, що допомагає автоматично синхронізувати календарі, планувати зустрічі та відстежувати графік роботи у єдиному середовищі. Усе це робить Teams корисним інструментом для ефективної й безперебійної командної роботи.

Саме час дізнатися про цікаві функції відеодзвінків в Microsoft Teams.  

Співпраця під час презентацій: 

• Замість звичайної трансляції екрана ви можете запустити презентацію PowerPoint прямо в Teams. Кожен учасник може самостійно перемикати слайди, робити нотатки або повернутись до потрібного моменту без переривання спікера. 
• Якщо ви працюєте з Excel, зверніть увагу на функцію Excel Live. Вона дає змогу всім учасникам редагувати одну таблицю одночасно, не виходячи з наради. Зручний варіант співпраці під час обговорень бюджетів, аналітики чи планування. 
• Візуалізувати ідеї або щось пояснити наочно можна з інтерактивною дошкою Microsoft Whiteboard. Вона корисна для малювання, створення схем, додавання стікерів і спільного мозкового штурму. 

Кімнати для обговорень 

Якщо зустріч з великою кількістю учасників і вам потрібно розділити їх на менші робочі групи, у Teams є рішення — Breakout Rooms, або кімнати для обговорень. Ви можете призначити учасників самостійно або автоматично, задати кількість кімнат і керувати процесом у реальному часі. Ця функція чудово працює під час тренінгів, воркшопів або стратегічних сесій.  

Спільні нотатки прямо під час наради 

Щоб інформація не загубилась і усі були на одній хвилі, у вас є можливість вести спільні нотатки безпосередньо під час зустрічі в Teams через вбудований OneNote. Записуйте ключові моменти, формуйте списки завдань, виокремлюйте важливі пункти або залишайте коментарі. Такий формат підходить модераторам онлайн-зустрічей і менеджерам проєктів.

Проводите онлайн-заходи, навчання або презентації для клієнтів? У Microsoft Teams є все, що потрібно, аби створити такі події вражаючими для аудиторії. Сідайте зручніше, адже у вас є можливість повністю адаптувати вебінар під свої цілі. Наприклад, якщо планується захід на 1000 осіб із реєстрацією, спікерами та корпоративним оформленням зустрічі. Ви можете: 

• Призначити до 10 співорганізаторів, які допоможуть із модерацією, допуском учасників і розподілом по кімнатах. 
• Додати дані про доповідачів: фото, посаду, посилання на соцмережі. 
• Оформити реєстраційну сторінку у фірмовому стилі компанії — банери, логотипи, кольори. 
• Встановити максимальну кількість учасників. 
• Зібрати попередню інформацію через реєстраційні анкети (включно зі згодою на обробку даних). 
• Автоматично надсилати листи підтвердження реєстрації. 

Аналітика після вебінару 

Після завершення заходу вам надсилається звіт: скільки людей приєдналось, хто з них був найактивнішим, який контент викликав найбільше зацікавлення. Погодьтеся, корисна інформація, якщо плануєте покращити майбутні онлайн-події. Адже тут також можливо створити трансляції масштабніше — на 10 000 осіб. 

Поради від «тренера з виступів» 

Ще одна цікава фішка — Speaker Coach або ж «Тренер з виступів». Він працює в режимі реального часу й підкаже, якщо ви надто швидко або монотонно говорите, забагато вживаєте слів-паразитів, як-от «е-е» тощо. Увімкніть цю функцію через меню «Додатково» в нараді та отримайте приватний звіт після виступу.

Далі розповімо про кілька корисних можливостей у чатах Teams, які допоможуть зробити ваше спілкування ефективнішим та веселим: 

• Часто потрібно привернути увагу колеги до важливого питання прямо зараз. Для таких випадків є функція «Налаштувати параметри доставки». Ви можете зробити своє повідомлення терміновим, і програмам буде сповіщати одержувача кожні дві хвилини протягом 20 хвилин. Щоб скористатися цією функцією, виберіть параметр доставки у текстовому полі чату, а потім тип повідомлення — Стандартне, Важливе або Термінове.  
• Поговоримо про форматування текстів. У чатах Teams є безліч способів зробити повідомлення більш структурованими та виразними. Форматуйте текст за допомогою жирного, курсивного шрифту або підкреслення, додавайте списки чи цитати.  
• Часом одне добре підібране GIF-зображення скаже більше, ніж цілий абзац тексту. Можна швидко надіслати веселу анімацію з бібліотеки GIF чи створити власну. Просто додайте текст, виберіть стиль і емоцію, яка найкраще підходить до ситуації. Веселий настрій до щоденного спілкування забезпечений. GIF можна використовувати в особистих і групових обговореннях.

У діловому середовищі час і злагоджена командна робота відіграють вирішальну роль. Саме тому Microsoft Teams пропонує інструмент, який значно спрощує взаємодію з документами — розділ «Файли». 

Замість тривалого пошуку потрібного документа в листуванні або на ноутбуці, ви завжди маєте під рукою структурований простір, де зібрано всі важливі файли: ті, що ви створювали, редагували, надсилали чи отримували від колег. І все це в одному вікні Teams. 

Ви знали, що ваш OneDrive інтегрований у Teams? Саме тому ви отримуєте доступ до: 

• Останніх файлів, з якими працювали. 
• Особистого сховища. 
• Документів, наданих вам або вами. 
• Улюблених файлів, які ви можете позначити для швидкого доступу. 

Окрема перевага — можливість переглядати документи за джерелом доступу. Наприклад, ви можете швидко знайти файли, які були обговорені під час певної наради, або ті, що надійшли від конкретного співрозмовника. Teams автоматично групує документи за цими параметрами.

Коли в команді кілька паралельних чатів, щільний графік зустрічей і постійний потік повідомлень, легко щось не помітити. У таких ситуаціях на допомогу приходить Copilot у Microsoft Teams. Він працює на базі штучного інтелекту і суттєво підвищує продуктивність: 

• Якщо ви пропустили обговорення в чаті або не були присутні на зустрічі, Copilot згенерує короткий, змістовний підсумок обговорення. Він виділить основні тези, ключові рішення та завдання. Не треба переглядати весь ланцюжок повідомлень або запис наради. 
• Copilot допомагає краще планувати свій день і тиждень. Достатньо звернутися з простим запитом, наприклад, «Що у мене заплановано на цей тиждень?». Ви отримаєте стислий огляд майбутніх зустрічей, пріоритетних завдань і важливих дедлайнів. 
• Перед нарадою Copilot може сформувати короткий огляд порядку денного, витягти з чату чи пошти супровідні документи, а також нагадати про питання, які потребують вашої участі. Це дозволяє ефективно готуватись до зустрічей навіть у стислі терміни. 
• Після завершення зустрічі Copilot здатен створити структурований звіт: перелік прийнятих рішень, визначені наступні кроки та відповідальні особи. Такий підсумок можна зберегти, розіслати учасникам або використати як основу для подальших дій.

При підключенні ліцензійного пакета Microsoft 365 Business разом із Microsoft 365 Copilot. Отримайте знижку від 10% на весь пакет програм протягом 12 місяців з дати активації ліцензій за умови придбання річної підписки. Пропозиція діє до 30.06.2025. Детальніше на сайті.