Як зменшити кількість нарад у компанії та підвищити продуктивність: досвід бізнесу

Цікавий експеримент провели в PR-агенції PANBlast. Керівниця відділу по роботі з клієнтами Грейс Вільямс запропонувала керівництву скасувати всі зустрічі на цілий тиждень. Ідея виникла не випадково, адже вона помітила, що понад 20 дзвінків щотижня займали більше половини її робочого календаря. Тож на важливі задачі майже не залишалося часу. Так званий «тиждень без нарад» мав стати способом не тільки зменшити онлайн-втому, а й нарешті виокремити час на роботу. У результаті 92% співробітників сказали, що хотіли б повторити цей експеримент.

Виникає питання: справді потрібно повністю прибирати наради чи проблема не в самих зустрічах, а в тому, як вони організовані?

Деякі компанії шукають компроміс і тестують:

• один день на тиждень для сфокусованої роботи;
• коротші онлайн-зустрічі;
• чіткіші регламенти;
• асинхронну комунікацію;
• ШІ-інструменти для ведення підсумків і нотаток.

Наприклад, у Tormach запровадили п’ятниці без нарад. Люди почали ефективніше закривати задачі, зник хаос наприкінці тижня, а дедлайни стали виконуватися швидше.  Тобто працівники отримали час на роботу без постійних перемикань уваги. Причому, компанія не втратила комунікацію, оскільки команди продовжили спілкуватися через Microsoft Teams, а п’ятниця традиційно стала днем для підбиття підсумків тижня.

Також для скорочення кількості зустрічей компанії використовують штучний інтелект. В організаціях, які впровадили Copilot, кількість зустрічей скоротилася на 20%. Люди отримують доступ до ключової інформації через автоматичні звіти, нотатки та пошук по базі знань.

Проте є й інша сторона. У beehiiv вирішили повністю прибрати всі зустрічі на п’ять робочих днів. І продуктивність команди суттєво зросла. Однак уже наприкінці тижня стало помітно, що без живого спілкування команда починає втрачати відчуття взаємодії та спільного ритму. Справа не в тому, щоб повністю скасувати наради, важливо зробити їх продуктивними.

Також можна замінити зустрічі чіткими письмовими домовленостями. Скажімо, у понеділок кожен публічно фіксує, над чим працює, і далі рухається без регулярних синхронізацій. Це допомагає швидше виконувати задачі.

Ефективна нарада заощаджує час. Олександр Висоцький, засновник акселератора Business Booster, надає свої рекомендації, як проводити зустрічі ефективніше:

• Не кличте всіх підряд. На нараді мають бути тільки ті, хто приймає рішення або впливає на результат. Інші можуть отримати короткий підсумок у чаті.
• Завжди пояснюйте, навіщо зустріч. Колеги мають заздалегідь розуміти тему, ціль і результат наради, щоб, якщо необхідно, підготуватися. Матеріали також краще надсилати заздалегідь.
• Не розтягуйте час. Довга зустріч не стає кориснішою тільки тому, що триває годину. Більшість робочих питань можна закрити за 20–30 хвилин.
• Не перетворюйте нараду на монолог керівника. Коли говорить одна людина, а решта мовчки дивиться в екран — це вже не зустріч, а, скоріше, вебінар. Команда має бути залучена до обговорення й розуміти, навіщо вона тут.
• Після зустрічі треба визначити, хто і що робить. Після дзвінка команда повинна чітко розуміти: які рішення ухвалили, хто відповідальний, які дедлайни.
• Фіксуйте домовленості. Короткі нотатки або запис зустрічі економлять купу часу й нервів.
• Регулярно прибирайте зайві наради. У багатьох компаніях є зустрічі, які існують, бо так історично склалося. Якщо нарада не допомагає швидше ухвалювати рішення чи рухати задачі, можливо, вона просто більше не потрібна.

А щоб перевірити, чи справді такі підходи працюють, важливо вимірювати ефективність, а не покладатися на відчуття. Саме на цьому наголошує Ілля Літун, засновник онлайн-школи Turbo Education. Він пропонує регулярно працювати з метриками — щотижневими, місячними, квартальними та річними. Це дає змогу бачити вплив змін, а саме — чи зростає продуктивність, чи покращуються результати, і вже на основі цього ухвалювати рішення.