3 дієві способи підвищити продуктивність бізнесу завдяки Microsoft 365
5 червня 2024 5 хвилин читання

3 дієві способи підвищити продуктивність бізнесу завдяки Microsoft 365

Огляди рішень#Microsoft365#Бізнес#Продуктивність#Офіс365#ШтучнийІнтелект#ШІ#AI

Про що:

Уявіть, що ваш бізнес працює як годинник: важлива інформація завжди під рукою, завдання виконуються швидко, а команди співпрацюють без перешкод. Це все можливо організувати завдяки інструментам Microsoft 365. Далі ми розкажемо, як саме ці рішення може підвищити продуктивність малого і середнього бізнесу (МСБ), дозволяючи зосередитися на найважливішому — розвитку.

Зміст

1. Позбавтеся факторів, які відволікають від роботи

2. Використовуйте можливості штучного інтелекту

3. Оптимізуйте командну роботу і комунікацію

1. Позбавтеся факторів, які відволікають від роботи

Ви знали, що середньостатистичному працівнику необхідно близько 20 хвилин, аби знов сфокусуватися на завданні після того, як його відволікли. Саме тому здатність залишатися зосередженими може значно підвищити продуктивність.

Одним з дієвих методів є Pomodoro, розроблений Франческо Чірілло. Метод допомагає керувати часом, а саме — 25 хвилин працювати, а далі 5 хвилин відпочивати. Так варто чергувати 4 робочі періоди. Після цього перерва має бути довшою — 15-20 хвилин.

Щоб виконувати завдання за цим методом, забронюйте собі час на самостійну роботу в календарі Teams, який є у Microsoft 365. Також не забудьте встановити статус «Зайнятий» або «Не турбувати». А якщо сповіщення з Teams дублюються на ваш телефон, тимчасово увімкніть функцію «не турбувати» і тут.

Крім того, через Viva Insights у Microsoft Teams є можливість автоматично створювати план зосередженої роботи. Так, для цього щодня у вашому календарі програма резервуватиме від 1 до 4 годин. Протягом цього часу сповіщення чату Teams буде вимкнуто.

 3 дієві способи підвищити продуктивність бізнесу завдяки Microsoft 365

Ба більше, через Viva Insights ви можете зарезервувати час навіть на обідню перерву. Додаток додасть повторювану подію у визначений період до вашого календаря. 

Додаткову інформацію щодо впровадження рішень Microsoft 365 можна отримати, замовивши консультацію наших фахівців.

Командна робота

Командна робота

Microsoft 365 від Київстар

Набір ліцензійних додатків та сервісів для роботи вашої команди: Word, Excel, Powerpoint, бізнес-месенджер Teams, корпоративна пошта Outlook, 1 ТБ хмарного сховища та інше.

2. Використовуйте можливості штучного інтелекту

Інструменти генеративного ШІ в Microsoft 365 працюють на базі алгоритмів, які аналізують дані та створюють різні види контенту. А це своєю чергою допомагає підвищувати продуктивність. Наприклад, коли ми розповідали, як Copilot для Microsoft 365 трансформує роботу бізнесу, то згадували про Copilot for Sales. Це ШІ-помічник, який дає змогу менеджерам з продажів встигати більше.

Copilot for Sales підключається до Salesforce Sales Cloud і Microsoft Dynamics 365 Sales та може додавати аналітику з вашої CRM у додатки Microsoft 365: Outlook, Teams, Word тощо. Так, скажімо, створюються шаблони персоналізованих електронних листів для клієнтів. Згодом це може заощадити години роботи.

Що може Copilot for Sales:

  • Пропонує додати нові контакти потенційних клієнтів з папки «Вхідні» Outlook, коли ви отримуєте електронний лист від клієнта, який не відстежується у вашій CRM.
  • Зберігає ланцюжки повідомлень електронної пошти Outlook і записи зустрічей Teams, а потім додає їх у відповідний блок CRM, щоб ви отримували актуальну інформацію по цьому клієнту.
  • Може надавати резюме з довгих ланцюгів переписок у Microsoft Outlook.
  • Може створювати підсумок зустрічі та навіть проводити аналіз настроїв. Наприклад, коли ви почнете писати листа клієнту, скористайтеся запропонованими підказками. Для цього виберіть «Підсумувати нараду з продажу», а Copilot напише відповідний електронний лист тощо.

Також Microsoft Copilot for Sales інтегрується з Copilot у Microsoft Word, використовуючи текстову інформацію з CRM та аналітику. Ця інформація допомагає оперативно підготувати бриф для зустрічі. Щоб зробити бриф, програма використовує ваші нотатки, записи з вашої CRM-платформи, історію електронної пошти.

Наприклад, у Microsoft Word виберіть піктограму «Чернетка з Copilot», введіть текст, що треба зробити, а потім додайте риску (/). Далі виберіть опцію Copilot for Sales, потім — оберіть майбутню зустріч з продажу, і натисніть «Створити». 

Так ви можете отримати документ з наступними розділами: 

  • Запрошені учасники наради
  • Відкриті завдання
  • Статистика нещодавніх зустрічей
  • Підсумок нещодавнього листа
  • Пов'язані записи
  • Відкриті можливості
  • Відкриті кейси тощо.

3. Оптимізуйте командну роботу і комунікацію

Програми та додатки Microsoft 365 є основою ефективної командної роботи в компаніях з різних індустрій. Наприклад, більше про те, як Microsoft 365 покращує роботу працівників готельного, ресторанного та медичного бізнесів, ви можете дізнатися зі статті

Проте окрім стандартних програм, як-от Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive, Forms є ще, які оптимізують роботу:

  • Microsoft To Do дає змогу складати щоденний план завдань, поділяти їх на групи, визначати пріоритет тощо.  
  • Microsoft Planner дозволяє командам і окремим співробітникам керувати своєю повсякденними справами. Наприклад, можна визначати завдання для себе, для колег, встановлювати дедлайни, оновлювати статуси, щоб усі знали про прогрес.
  • Microsoft Bookings інтегрований з календарем Microsoft 365 для планування зустрічей. Для прикладу, щоб клієнти та партнери могли швидко знаходити вільні години у вашому графіку, а ви — ефективно управляти своїм розкладом. Для кожної зустрічі, зарезервованої як онлайн-нарада, створюється відповідне посилання, за яким кожен може приєднатися практично звідусіль.

Так, державна установа Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ) використовує Bookings, щоб громадяни могли планувати зустрічі у 115 різних центрах обслуговування. Транснаціональна страхова компанія Zurich Insurance з Bookings планує онлайн-зустрічі з клієнтами. А школа у Флоріді, яка практикує дистанційне навчання, за допомогою Bookings організувала комунікацію між викладачами, учнями, батьками та персоналом.

Microsoft 365 — це великий набір з програм і додатків, які допоможуть вам оптимізувати роботу вашого бізнесу. Більше про це — на сайті Київстар Бізнес.

Огляди рішень#Microsoft365#Бізнес#Продуктивність#Офіс365#ШтучнийІнтелект#ШІ#AI

Додайте коментар

Усі коментарі публікуються після модерації. Будь ласка, пишіть українською, без спаму та нецензурних слів.

Схожі статті

#Microsoft365#CRM-система#Бізнес#CRM#Офіс365
#Київстар#Outlook#Microsoft365#Офіс365
#AI#ШІ#ШтучнийІнтелект#Microsoft365
#Офіс365#Microsoft365#ОфісТамДеВи
#Microsoft365#Офіс365#ЕДО#Рішення#Роумінг
10 CRM-систем для оптимізації бізнесу24 червня 2022 6 хвилин читання

10 CRM-систем для оптимізації бізнесу

#ВійнавУкраїні#Рішення#Технології#CRM-система
#Microsoft365#MicrosoftAzure#ATC#ЕлектроннийДокументообіг#ОфісТамДеВи#Кібербезпека#Star.Docs#Тарифи#Офіс365#ЕДО#Кібератака#Cybersecurity
#Microsoft365#Бізнес-рішення#Київстар#Офіс365

Підпишіться на щомісячну розсилку найцікавіших новин та отримайте промокод на Київстар ТБПідпишіться на розсилку