Корисні функції Microsoft 365 для бізнес-завдань

Microsoft To Do — онлайн-програма, яка є частиною платформи Microsoft 365. To Do допомагає складати план завдань на день або на тиждень, групувати за категоріями, визначати їхню пріоритетність і фокусуватися на важливому. Редагувати список завдань можна хоч з комп’ютера, хоч зі смартфона. Також сервіс зручно інтегрується з Outlook, Teams тощо.

Microsoft To Do досить легкий у керуванні. Тут можна створювати як основні завдання, так і підзавдання, щоб відстежувати усі етапи того, що ви прагнете виконати. Групуйте свої завдання за допомогою хештегів. Наприклад, якщо у вас є кілька завдань для одного напрямку, додайте відповідний хештег до кожного пов’язаного завдання. Крім того, у програмі є поле для завантаження файлів, як-от документи, зображення й інше.

Поради від Microsoft:

• складайте план справ напередодні ввечері або зранку, адже це дозволить правильно налаштуватися на робочий день;
• намагайтеся додавати не більше трьох важливих завдань на день, аби не перенавантажувати себе;
• якщо не встигаєте виконати завдання, спробуйте за можливості делегувати його, надаючи спільний доступ до плану колезі.

Microsoft Whiteboard — це цифрова дошка для спільної роботи з колегами під час зустрічі у Teams. Понад 60 шаблонів дашбордів дозволять візуалізувати та структурувати ваші ідеї під час обговорення проєкту, демонстрації спринтів і вебінарів, а також мозкового штурму.

Для зручного перегляду є курсори, а для редагування вмісту — наліпки, кольорові маркери тощо. Готову дошку після наради можна подивитися у чаті Teams та за необхідності продовжувати асинхронну роботу на ній. Вона також зберігається у сховищі OneDrive.

Наприклад, під час демонстрації бізнес-результатів за місяць у Microsoft Whiteboard можна використати шаблон «Кругова діаграма», щоб відобразити частки ринку компанії у порівнянні з конкурентами. Шаблон «Матриця пріоритетів»  — щоб відобразити найважливіші проєкти.

Microsoft Planner допомагає створювати списки завдань, призначати їх колегам, встановлювати терміни виконання, відстежувати прогрес та ефективно працювати у команді. Microsoft Planner інтегрується з Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive, щоб зручно організовувати робочі процеси та комунікацію в компанії. 

Доступ до Planner можливий із комп’ютера, планшета чи смартфона та полегшує віддалений або гібридний формат роботи. У хмарі в реальному часі можна обмінюватися файлами, спілкуватися у чаті, робити графіки для кращої візуалізації даних, працювати через дошки Kanban тощо. Тобто уся інформація, яка вам потрібна для виконання завдань, керування ними та спільної роботи над ними, розташована в одному місці.

Microsoft Power Apps та Microsoft Power Automate є інструментами для створення додатків і автоматизації бізнес-процесів у межах Microsoft 365 та інших хмарних сервісів. Ці дві платформи доповнюють одна одну. Завдяки їм можна програмувати без необхідності написання коду. 

Наприклад, Power Apps надає можливість створювати застосунки для смартфонів, планшетів та вебплатформ з використанням шаблонів і сервісів для візуального редагування. Це дозволяє значно зменшити час на розробку. Power Apps інтегрується з різними джерелами даних, такими як бази даних, Microsoft 365, сервіси Microsoft Azure та інші.

Натомість Power Automate дозволяє автоматизувати бізнес-процеси, синхронізуючись з багатьма хмарними сервісами — Microsoft 365, додатки Google, сервіси Dropbox та інші. З ним можна максимально адаптувати автоматизацію до потреб вашого бізнесу і запускати її автономно у фоновому режимі. Через ці переваги Power Automate використовують у своїй роботі 93% компаній зі списку Fortune 500. 

Так, американська компанія Johnson Controls з виробництва систем автоматизації будівель і споруд вирішила зробити свої виробничі потужності більш ефективними. Однією з ключових можливостей стало оцифрування процесів у цеху за допомогою Microsoft Power Apps. У результаті лише за кілька тижнів, не потребуючи залучення великої кількості ІТ-фахівців, розробили додаток для працівників Power Smart Factory. Він допомагає оцифровувати робочі процеси та надає статистику співробітникам в реальному часі. Наприклад, виробництво випереджає графік чи затримується, на якій стадії розробки продукція для клієнта тощо.

Раніше для того, щоб отримати дані, доводилося чекати щонайменше 8 годин, перш ніж їх було введено в ERP-систему. Цей виклик спонукав Johnson Controls використовувати Microsoft Power Platform і Power Apps. Усього через кілька тижнів після запуску додатка в компанії побачили величезні сплески продуктивності, адже це пришвидшує передачу важливих виробничих даних між усіма підрозділами бізнесу.

Більше про додатки та програми Microsoft 365 — на сайті Київстар Бізнес.