Як продуктивно використати час на співпрацю в офісі?

Під час віддаленої роботи послаблюються соціальні зв’язки із колегами. Рідше вмикаються камери. Іноді усю онлайн-зустріч деякі колеги мовчать і не беруть участь у дискусії. Тож, офіс часто є найкращим місцем для зміцнення цих зв’язків та побудови більш злагодженої співпраці. Проте варто пам’ятати про безпеку на наявність укриття на час повітряних тривог.

Наприклад, заплануйте регулярні зустрічі в офісі щотижня. Для цього виберіть один-два дні, зручні для багатьох. Вирішуйте це заздалегідь, щоб співробітники могли спланувати поїздку на роботу. Утім, варто надавати гнучкість, адже не завжди присутніми зможуть бути всі. Знайдіть спосіб, аби залучити їх онлайн. Це легко зробити за допомогою Microsoft 365 (укр. Майкрософт) від Київстар та додатку Teams для нарад. Рішення дозволяє підключати віддалених працівників до офісу та працювати разом, обговорювати нагальні питання, демонструвати звіти тощо.

Рекомендуйте, а не примушуйте проводити робочий час в офісі. Варто створювати культуру, за якої люди хочуть прийти, щоб підтримати команду та поспілкуватися. Інакше, зрештою, вони виберуть більш гнучкий варіант роботи в іншій компанії. Це доводить й Індекс робочих тенденцій Microsoft. Згідно з відповідями, одна з головних причин, чому люди звільняються, — відсутність гнучкості.

Зазвичай дорога на роботу й назад спричиняє стрес і забирає багато часу та коштів на проїзд громадським транспортом або пального для особистого авто. Під час опитування Microsoft своїх співробітників 60% із них зізналися, що основною перевагою віддаленої роботи для них є відсутність поїздок на роботу.

Щоб розв’язати цю проблему на користь офісних зустрічей впроваджуйте знов-таки гнучкий графік. Тобто дозволяйте приїжджати до офісу пізніше, а їхати раніше, не в години пік. Крім того, пропонуйте знижки на проїзд у громадському транспорті або пальне, надавайте за можливості корпоративні авто тощо. Звісно, такі рішення мають співвідноситись з економічною доцільністю для компанії та не шкодити її критичним фінансовим показникам.

Майже 50% співробітників вважають за краще отримувати відгук від колеги особисто, а не в присутності всієї команди. Особливо, якщо цей відгук негативний. Середовище, в якому відбуватиметься спілкування сам на сам, теж має велике значення:

• По-перше, отримати більшу користь від розмови можна офлайн, ніж онлайн.
• По-друге, треба враховувати побажання співрозмовника. Адже деяким буде комфортно розмовляти в кабінеті, а іншим — на обідній прогулянці.

Утім, особисті зустрічі не тільки для відгуків. Це чудовий час для обговорення розвитку кар’єри та співпраці в команді.

За можливості створюйте комфортний сучасний офіс для працівників. Тут мають бути відкриті простори для співпраці, такі як конференц-зали, а також затишні кабінети, де можна попрацювати наодинці тощо.

Проведіть також в офіс стабільний інтернет для ефективної роботи. Наприклад, для офісу у багатоквартирному будинку підійде інтернет за технологією FTTB (Fiber to the Building). Натомість в офіс, який розташований в окремій будівлі, для підключення інтернету прокладається окрема оптоволоконна лінія. Детальніше, який тип інтернету обрати для бізнесу, ми розповідали у нашому матеріалі.

Нагадайте також співробітникам, що відвідування офісу може відігравати позитивну роль у балансі між роботою та особистим життям, надаючи додатковий час для переходу у робочий режим і з нього.

До речі, про шість правил, як зберегти work-life balance, читайте у статті. А також дивіться лекцію про те, як уникнути типових помилок, що призводять до розпорошення ресурсів, від Олександра Сударкіна, директора програм МВА та Pre-MBA Лідерство Бізнес-школи МІM:

Не обов’язково приїжджати в офіс, щоб сидіти у ньому з 9:00 до 18:00. Якщо у вашої компанії є власна територія, скористайтеся цим і заохочуйте людей працювати на свіжому повітрі. Так, наприклад, для роботи просто неба Microsoft змайструвала три будиночки на дереві у своїй штаб-квартирі. Створіть на відкритому повітрі середовища для відпочинку та роботи з підтримкою Wi-Fi.

Проведіть опитування після зустрічі, щоб отримати відгуки про те, як вона пройшла, і зібрати ідеї щодо того, як її покращити в майбутньому. Це можна зробити з додатком Microsoft forms. В інструкції, яку ми публікували, можна подивитися, як створити опитування.

Незручний графік роботи, погані взаємостосунки, нерозвинена корпоративна культура тощо — це все є ризиками для психологічного здоров’я на роботі. Такі фактори впливають на мотивацію працівника, може з’явитися відсутність інтересу до повсякденних задач, втрата уваги та інше. А це напряму впливає на бізнес-показники вашої компанії. Потрібно з цим працювати, а як саме, дізнавайтесь з нашого матеріалу.

Більше порад і лайфхаків, як організувати роботу вашого бізнесу, читайте на Київстар Бізнес Хаб.