Як організувати роботу команди, якщо ви перебуваєте за кордоном?

Якісна та ефективна робота з-за кордону можлива, якщо організувати кілька базових речей: мобільний зв’язок та мобільний інтернет у роумінгу, зручне робоче середовище для спільної віддаленої роботи та онлайн-нарад. Також треба знайти спосіб віддалено підписувати важливі договори та заяви з партнерами, щоб не витрачати час на доставку документів поштою. Усе це можливо із сучасними інструментами для бізнесу.

Мобільний зв’язок та інтернет — невіддільна частина будь-якого бізнесу. Щоб вам не довелося змінювати ваші робочі українські номери на місцевого оператора зв’язку за кордоном, можна скористатися корпоративними тарифами від Київстар та послугою Роумінг як вдома. Ви зможете користуватися своїм українським тарифним планом у 30 країнах світу, а сплачувати за нього не більше, ніж в Україні. При цьому ви та менеджери компанії продовжать працювати з українськими клієнтами та дзвонити їм на мобільний номер так, ніби ви й не виїжджали за межі країни.

Роумінг як вдома доступний у вашому корпоративному тарифі без жодних доплат та діє у Польщі, Словаччині, Румунії, Угорщині, Молдові, Німеччині, Італії, Литві, Чехії, Франції, Болгарії, Іспанії, Естонії, Латвії, Австрії, Нідерландах, Бельгії, Хорватії, Данії, Фінляндії, Греції, Ірландії, Люксембурзі, Словенії, Швеції, Швейцарії, Норвегії, Португалії, Єгипті, Великій Британії.

Якщо ви ще не користуєтесь корпоративним зв’язком Київстар, то можете підключити будь-який тарифний план для вас та вашої команди зі знижкою 50% на плату за тариф протягом пів року. Оскільки для кожного корпоративного тарифу є свої умови й кількість доступних у роумінгу хвилин, Гб та SMS, то можна обрати для окремого члена команди такий, який буде краще підходити для його роботи. Ознайомитись з тарифами можна на сайті.

Нагадуємо, що дзвінки та SMS у Роумінгу як вдома доступні на українські номери та номери тієї країни, де ви перебуваєте. Якщо ви зміните місцеперебування та переїдете в одну з 30 країн, у яких діє Роумінг як вдома, ви й надалі користуватиметесь наданими умовами. У разі переїзду до країни, яка не входить до вказаного переліку, діятимуть стандартні умови роумінгу або підключені пакети роумінгу. Те саме стосується й зміни тарифу. Якщо ви виберете інший тарифний план, то з 1-го числа наступного місяця у вас діятимуть умови, які передбачені для нового тарифу у роумінгу.

Також у більшості країн ви можете користуватися популярними месенджерами (Telegram, Facebook messenger, Viber, WhatsApp), зокрема надсилати повідомлення, здійснювати аудіодзвінки, не сплачуючи на трафік. Проте відеодзвінки, голосові та відеоповідомлення в цих месенджерах тарифікуватимуться за стандартними умовами. А ще за кордоном ви можете без сплати за трафік використовувати додатки Booking, AirBnB, Skyscanner, Tickets.ua, Мій Київстар, карти у Google Maps та Apple Maps.

Працювати з документами у Microsoft Word, Excel або PowerPoint, разом з колегами їх редагувати та додавати коментарі, обмінюватися важливими файлами у чаті можна завдяки пакету ліцензійних програм та додатків Microsoft 365 (укр. Майкрософт). Розповімо детальніше, які він містить рішення для організації роботи з-за кордону:

• Ви можете швидко отримувати та надсилати робочі файли за допомогою корпоративної електронної пошти Microsoft Outlook. Додаток також має календар для створення онлайн-нарад з нагадуваннями.
• Microsoft Teams допомагає організовувати відеоконференції, онлайн-наради, чати для спілкування та обговорення робочих питань.
• Хмарне сховище обсягом 1 ТБ для кожного працівника — OneDrive. Завдяки йому ви можете безпечно зберігати документи та ділитися ними з колегами. До того ж зберігати документи у хмарі можна на корпоративному порталі SharePoint.
• Офісні програми для роботи з документами: Microsoft Word, Excel, PowerPoint тощо.
• Сервіс Publisher допомагає оформлювати корпоративні листівки, брошури та інші матеріали. Для цього є зручні шаблони.
• Самостійно створювати опитування можна з Microsoft forms.
• З сервісом Access розробляють програми баз даних та візуалізації у різних форматах.

Інструменти Microsoft 365 надають безпечний доступ до даних, адже мають вбудовані функції захисту — Intune, Microsoft Defender та інші. Це допомагає убезпечити ресурси від витоку інформації, зараження вірусами та фішингових атак під час віддаленої роботи.

На одну ліцензію Microsoft 365 підключається до 5 пристроїв. Наприклад, якщо ви працювали в офісі на комп’ютері, то за кордоном легко зможете продовжити ту ж роботу на ноутбуці, планшеті або смартфоні, оскільки файли зберігаються у хмарі та синхронізуються на всіх гаджетах.

Сучасні сервіси електронного документообігу (ЕДО) дозволяють швидко створювати та погоджувати електронні документи (накази, акти виконаних робіт, рахунки-фактури тощо). І для цього не потрібно користуватися послугами міжнародної поштової або кур’єрської служби. Наприклад, однією зі зручних систем е-документообігу є Star.Docs від Київстар. Ви можете в будь-який час незалежно від типу пристрою (ноутбук, смартфон тощо) завантажувати електронні робочі документи у систему, надсилати їх відповідним працівникам, партнерам або контрагентам для узгодження і підпису.

Як це працює? Щоб ваш колега швидко погодив документ всередині компанії, ви можете у системі Star.Docs створити угоду, завантажити потрібний документ та сформувати маршрут його погодження або вибрати з шаблонів. Все. Після цього ваш колега зможе погодити та підписати необхідні документи.

Нагадуємо, що електронні документи на законодавчому рівні мають таку ж юридичну силу, як і паперові. Треба лише, щоб електронний документ мав такі ж реквізити, які встановлені для аналогічного паперового примірника. А також згідно із ЗУ «Про електронні довірчі послуги» е-документ має бути підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП). КЕП має таку ж юридичну силу, як власноручний.

Підібрати інші оптимальні рішення для роботи з-за кордону з урахуванням індивідуальних потреб компанії та замовити консультацію фахівця можна на сайті Київстар.