Уроки ефективного переходу з офісу в дистанційний режим

Кілька місяців тому стало зрозуміло, що пандемія може зашкодити не лише здоров’ю людей, а й бізнесу. Тому компанії в екстреному режимі почали переводити працівників на віддалену роботу, використовуючи для цього все, що було під рукою — ZOOM, Skype, Facebook, доступні месенджери тощо.

Та неузгодженість інструментів між собою призводить до того, що співробітникам важко вчасно реагувати на повідомлення, результати обговорень потрібно збирати з різних діалогів і немає загального календаря подій, задач і зустрічей.

«Уявіть собі, що у вас десяток робочих чатів у Viber, кілька чатів у Whatsapp і ще парочка в Telegram. При цьому є співробітники, які пишуть SMS (так, такі ще існують) або дзвонять. Дуже непросто при такому розмаїтті встежити за всім і оперативно відреагувати», — зазначає директор компанії «ВЕЛЬЮ-ІНЖИНІРИНГ» Ростислав Павловський.

Компанія вже 1,5 року надає інжинірингові послуги. Основні напрямки діяльності «ВЕЛЬЮ-ІНЖИНІРИНГ» — управління проєктами, будівництво промислових сонячних електростанцій і енергоефективність промислових підприємств.

У грудні 2019 року компанія почала користуватися хмарними сервісами від Microsoft Office 365 за пропозицією компанії «Київстар». А вже в січні 2020 року «ВЕЛЬЮ-ІНЖИНІРИНГ» повністю змінила офісний режим роботи на віддалений. За 2,5 місяці (!) до карантину.

Чи вдалося налаштувати процеси без втрати ефективності працівників? Ростислав Павловський поділився досвідом і розповів, навіщо переходити на віддалену роботу та як це краще зробити, а також на які виклики довелося відповідати протягом добровільної та вимушеної дистанційної роботи.

Компанія «Київстар» та LIGA.net пропонують проєкт, в якому власники різного бізнесу розказують, як їм вдалося перевести робочі процеси в онлайн. Детальніше про інструменти та сервіси, які допомагають налагодити віддалену роботу, читайте тут: ОФІС ТАМ, ДЕ ВИ.

Вперше з продукцією Microsoft Office у «ВЕЛЬЮ-ІНЖИНІРИНГ» познайомилися навесні минулого року. Тоді керівництво компанії придбало дорожчий продукт, який включав офлайн і онлайн-версії інструментів. На комп’ютері кожного працівника встановили Microsoft Office та надали доступ до хмарної платформи SharePoint.

«Ми не проводили навчання, як користуватися сервісами. Всі в основному використовували офлайн-версію, яка стояла на їхніх комп’ютерах. Було дуже непросто мотивувати співробітників використовувати онлайн-продукти», — згадує Ростислав Павловський.

Тому в компанії призначили відповідального співробітника, який ознайомився з новими інструментами для роботи й провів внутрішній тренінг для колег. У листопаді 2019 року компанія відмовилася від офлайн-версії та перейшла на онлайн-сервіси. Досвід виявився настільки успішним, що в лютому 2020 року у «ВЕЛЬЮ-ІНЖИНІРИНГ» повністю відмовилися від офісу в центрі Києва на користь віддаленої роботи.

«Головні наші співробітники — це інженери. До карантину було нормою, що 70% співробітників були відсутні в офісі. Тут ми іноді збиралися всі разом, але потім вони все одно їхали на об’єкти. Тому я прийняв рішення відмовитися від офісу», — розповідає Павловський.

Перш ніж повністю перейти на віддалену роботу, «ВЕЛЬЮ-ІНЖИНІРИНГ» стикнулася з певними викликами, згадує директор. Тож яким чином максимально безболісно для компанії та співробітників перелаштуватися на роботу онлайн?

1. Налагодженням віддаленої роботи має займатися окремий адміністратор, що контролюватиме доступ до необхідних сервісів. Цей співробітник виконує функції офіс-менеджера в офісі. Він має отримати право додавати працівників у систему й видаляти їх з неї, надавати доступ різного рівня до робочих документів компанії: одним потрібно лише ознайомитися з певним файлом, іншим — не просто читати, а й редагувати його за потреби.
2. Людей потрібно вчити працювати в дистанційному режимі. Співробітники звикли до роботи в фізичному офісі, де потрібні документи знаходяться у шафі поряд. За віддаленого режиму замість неї — файлові кабінети, які мають свою ієрархію, розділи, підрозділи та папки. А вся робоча документація має зберігатися не на жорсткому диску комп’ютера певного працівника, а у відповідній папці у хмарі.
3. Щоб привчити співробітників до користування хмарними сервісами, у «ВЕЛЬЮ-ІНЖИНІРИНГ» організували декілька зустрічей, на яких узгодили спільні правила гри. Спеціального навчання компанія не проводила — кожен співробітник опановував Microsoft Office 365 самостійно.

Пакет Microsoft Office 365 від Київстар включає:

• електронну пошту бізнес-рівня Exchange;
• хмарні сервіси Office 365;
• платформу для створення корпоративного порталу SharePoint;
• 1 ТБ у сховищі OneDrive;
• Teams і StarTeams — сервіси для організації групових голосових і відеочатів.

«Як тільки ми почали користуватися сервісами від Microsoft і Київстар, мене здивувало наскільки органічно вони всі пов’язані, що становлять єдиний комплекс. Я зрозумів, що більше не потрібно дивитися кудись у бік».

У компанії активно використовують усі додатки та можливості пакета: обмін файлами, зберігання документації в хмарних сховищах і онлайн-конференції, щоб обговорювати робочі питання. Для листування користуються поштовим сервісом Exchange.

Договори, технічна, проєктна документація та інші важливі файли зберігаються на платформі SharePoint. Великий обсяг пам’яті дозволяє не турбуватися про те, що місця на диску не вистачить.

Кожен працівник має індивідуальне сховище One Drive об’ємом 1 терабайт. На ньому зберігаються більш особисті файли й інформація, чернетки розрахунків тощо.

Для спілкування в чатах, робочих групах та для проведення онлайн-конференцій у «ВЕЛЬЮ-ІНЖИНІРИНГ» використовують Teams. Цей додаток замінив у компанії ZOOM та різні месенджери для розв’язання робочих питань.

У «ВЕЛЬЮ-ІНЖИНІРИНГ» вирішили не обмежуватися лише пакетом Microsoft Office 365. Наступний крок — перехід на електронний документообіг. «Для цього ми плануємо почати тестування системи Star.Docs від Київстар», — каже Ростислав Павловський. А довгострокові плани компанії включають переведення на електронний документообіг і клієнтів.

Джерело