Що таке B2B-портал для бізнесу і навіщо він потрібен

B2B-портал — це цифрова платформа, яка дає корпоративним клієнтам та партнерам доступ до конкретних бізнес-процесів, наприклад, можливість оформити замовлення, переглянути персональні умови, завантажити документи та дізнатися статус заявки.

На відміну від звичайного бізнес-сайту, де клієнт просто отримує інформацію та залишає заявку на дзвінок менеджера, B2B-портал дозволяє розв’язати частину питань самостійно і не очікувати на відповідь.

Можливості B2B-порталу залежать від вибраного рішення. Зокрема, він дає змогу:

• переглядати каталог товарів та послуг, персональні знижки, гуртові та сезонні пропозиції;
• замовляти товари, контролювати статус заявок у режимі реального часу, відстежувати доставку;
• бачити історію замовлень і повторювати попередні замовлення без необхідності вводити дані повторно; 
• завантажувати та переглядати договори, умови, накладні, рахунки та інші документи, надсилати їх партнерам;
• переглядати звіти, аналітику та статистику щодо замовлень і взаємодії з клієнтами;
• керувати особистим кабінетом і користувачами — додавати працівників, налаштовувати ролі та права доступу, обмінюватися повідомленнями з менеджерами та службою підтримки.

Компанія SYSTEM Integration наводить цікавий приклад: її клієнт, глобальний виробник високоточних помпових систем та обладнання для обробки рідин, впровадив B2B-портал. До цього більшість замовлень надходила телефоном або електронною поштою, а менеджери були перевантажені роботою — компанія мала понад 24 тисячі клієнтів. Коли B2B-портал було впроваджено, понад 78% замовлень клієнти почали оформлювати самостійно, ним користувалися 86% активних B2B-клієнтів. Кількість неправильних замовлень зменшилася на 36%. 

B2B-портали підходять виробникам, дистриб’юторам та гуртовим постачальникам, компаніям, які надають послуги бізнесам, великим підприємствам зі складними процесами погодження та документообігу тощо.

Ці цифрові рішення допомагають автоматизувати рутину, спростити процеси для менеджерів, партнерів та клієнтів, пришвидшити обслуговування та обробляти значно більшу кількість заявок за менший проміжок часу.

Наприклад:

Portality — платформа-конструктор B2B-порталів для автоматизації self-service співпраці з усіма контрагентами: клієнтами, партнерами, постачальниками, власними працівниками тощо. Це централізований простір для комунікації, документів, сервісів і взаємодії з партнерами. Легко інтегрується з IT-інфраструктурою компанії, має вбудовані ШІ-інструменти, які дозволяють сформувати практичні бізнес-рішення швидше та виваженіше.

Щоб отримати максимум переваг B2B-порталів, їх інтегрують з іншими системами бізнесу — так інформація не губиться і не дублюється, дані синхронізуються автоматично.

B2B-портали можна інтегрувати з:

• CRM-системами — синхронізувати дані про клієнтів і партнерів, автоматично фіксувати взаємодії, передавати інформацію про замовлення та використовувати її для персоналізації пропозицій.

• ERP-системами — обмінюватися даними про залишки на складах, товари, замовлення, ціни та фінансові операції.

• Корпоративним сайтом — наприклад, клієнт заповнює заявку, і його дані автоматично переносяться в B2B-портал та CRM.
• Платіжними системами — виставляти рахунки, приймати онлайн-оплату замовлень, контролювати заборгованість та автоматично надсилати клієнту цифрові товари на електронну пошту, коли оплата проходить успішно.
• Системами доставки — надати клієнту можливість відстежувати замовлення та завантажувати транспортні документи.

Якщо цифрове рішення має вбудовану інтеграцію з потрібною системою, її можна налаштувати без додаткової розробки. Якщо готової інтеграції немає, обмін даними налаштовують через API за умови, що обидві системи мають відповідні API та підтримують необхідні способи обміну даними.

Перед тим як вибрати та впровадити B2B-портал, визначте, які саме процеси потрібно автоматизувати. Не кожному бізнесу потрібен портал із десятками функцій, тому перший крок — проаналізувати поточні бізнес-процеси, системи та документації і визначити, що варто оптимізувати в першу чергу.

Як це зробити:

• опитати клієнтів та партнерів, аби дізнатися, які операції вони найчастіше проводять вручну та які труднощі мають;
• поспілкуватися з працівниками, які щодня обробляють замовлення, документи та запити клієнтів; 
• скласти перелік необхідних функцій B2B-порталу та розділити їх на обов'язкові й додаткові;
• сформувати вимоги до B2B-порталу, зокрема — терміни, в які його треба впровадити, цілі та ключові показники ефективності (KPI).

Наприклад, компанія продає товари гуртовим клієнтам. Замовлення надходять електронною поштою, менеджери вручну перевіряють ціни та залишки, вносять дані в облікову систему, а потім окремо надсилають клієнту рахунок і інформацію про доставку. Коли клієнт хоче повторити замовлення або дізнатися його статус, він знову звертається до менеджера. Аналіз такого процесу допоможе визначити, що в першу чергу варто автоматизувати: оформлення замовлень, доступ до актуальних цін і залишків, роботу з документами та відстеження доставки. 

Коли цілі визначено, а вимоги сформовано, можна вибрати бізнес-рішення. На цьому етапі перевірте:

• можливості інтегруватися з CRM, ERP та іншими системами;
• підтримку потрібних способів оплати й доставки;
• чи зручно налаштувати ролі і права доступу;
• чи можна персоналізувати каталог, ціни та умови для різних клієнтів;
• масштабованість і можливість додавати нові функції;
• безпеку даних і зручність для користувачів.

Далі налаштуйте B2B-портал, інтегруйте його з іншими системами, протестуйте його та виправте помилки. Після цього можна запускати портал для клієнтів і партнерів. На перших етапах варто відстежувати, як вони користуються сервісом, чи є труднощі, які функції треба допрацювати. Це допоможе поступово вдосконалювати портал відповідно до потреб бізнесу та його клієнтів. 

Не обов’язково впроваджувати всі функції одразу. Почніть із тих, які розв'язують основні проблеми бізнесу та клієнтів, а решту можливостей додавайте поступово. Наприклад, на першому етапі можна автоматизувати замовлення і роботу з документами, а згодом додати онлайн-оплату, аналітику чи інші функції. Такий підхід дає змогу перевірити рішення на практиці та вдосконалювати портал відповідно до реальних потреб користувачів.