Електронний документообіг: перехід до цифрового формату

Електронний документообіг (ЕДО) — це процес обміну електронними документами та проведення інших операцій із ними без використання паперових носіїв, а виключно у цифровому вигляді. При цьому створений документ надсилається через спеціальну програму захищеними каналами і контрагент підписує його за допомогою електронного підпису.

Такі документи відповідно до Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» в Україні прирівнюються до паперових версій за наявності обов’язкових реквізитів, які для кожного виду документації встановлюються окремо. Саме електронний підпис стає основним чинником набуття документом юридичної сили. Закон також вказує на основні випадки використання електронних документів, у тому числі можливість цифровізації архівів.

Масштаби переходу до «цифри» залежать від конкретних цілей підприємства. Електронний документообіг для бізнесу дає такі переваги:

• скорочення витрат на друк (витрати на папір, оргтехніку, витратні матеріали для принтерів), поштове пересилання та зберігання паперових документів;
• зменшення термінів обробки та підписання документів із 10 днів до двох у середньому;
• підвищення продуктивності — підписання договорів проходить без безлічі паперів, додаткових переговорів та особистих зустрічей;
• економія часу — немає необхідності їхати до іншої частини міста, країни для підписання документів, можливість працювати з ними у віддаленому режимі;
• невелика вартість — використання ЕДО не вимагає великих ресурсів;
• безпека — послуги мають криптографічний захист, КЕП (кваліфікований електронний підпис) стає частиною вже готової системи з покращеною безпекою;
• покращення іміджу та конкурентоспроможності бренду завдяки екологічному веденню бізнесу.

Такий формат спрощує роботу працівників, у тому числі знижує адміністративне навантаження на бухгалтерів та керівників. Компаніям краще розпочинати використання системи ЕДО в зовнішньому документообігу та впроваджувати спрощену процедуру підписання договорів із партнерами та клієнтами.

Серед усіх варіантів використання електронного документообігу можна виокремити три основні. Серед них:

1. Зовнішній — безпосередньо стосується взаємодії з клієнтами та партнерами, до документів належать договори поставки та надання послуг, товарні накладні, акти, рахунки-фактури тощо.
2. Кадровий — включає трудові договори, розпорядження, внутрішні накази і все щодо найму, подальшої діяльності співробітників.
3. Внутрішній — складається з документів у межах компанії, які допомагають керувати всіма внутрішніми процесами (статути, регламенти, положення, інструкції).

Компанії можуть створювати власні платформи для обміну документами з партнерами. Однак для цього знадобиться багато вкладень, часу та ресурсів. Набагато простіше використати вже готове рішення на ринку ЕДО.

Перейти на електронний документообіг допоможе сервіс Star.Docs від провідного телеком-оператора України — компанії Київстар.

Електронний цифровий підпис, або ЕЦП — важлива складова сучасного документообігу. Із 2017 року в Україні діють нові стандарти, які відповідно до Закону «Про електронні довірчі послуги» наділяють ЕЦП юридичною силою.

Тепер бізнес повинен користуватися кваліфікованими електронними підписами. Вони представлені як удосконалений варіант ЕЦП, створюються на основі сертифіката відкритого ключа та зберігаються у хмарі. КЕП має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис.

Для генерування підписів та зберігання їх у хмарі можна скористатися сервісом DepositSign, який розроблено однойменною компанією й тепер надається за підтримки Київстар.

Електронний підпис доступний і для юридичних осіб, і для ФОП. Причому керувати ним можна через програму на смартфоні. Перевагою DepositSign є також безпека зберігання підпису в хмарному сховищі за рахунок двофакторної аутентифікації.

КЕП у телефоні — це:

• швидке підписання всіх документів;
• легка ідентифікація на державних порталах;
• складання звітності до податкової онлайн;
• оптимізація бізнес-процесів та економія часу.

Загалом ЕДО та КЕП дозволяють скорочувати витрати на друк та логістику документів, заощаджувати час та ресурс співробітників на роботу з ними. Деякі міфи про ЕДО стверджують, що уникнення паперу — це складно і дорого. Проте, як свого часу підрахували в «Укртранснафті», за рік компанія використала на паперові документи близько 200 000 аркушів А4, а це 400 пачок паперу або 24 дерева. Ці цифри з витрат паперу стали одним із вагомих аргументів для переведення документообігу в електронний формат. У результаті компанія отримала не тільки прискорення та спрощення процесів, а й суттєву економію.

За оцінкою Siemens Business Services, яку зробив CENTER ECM, 80 % часу менеджер витрачає на роботу з даними. А у співробітників 30 % робочого дня йде на пошук, погодження та надсилання документів. Ця ж аналітика показала, що в середньому 15 % документів втрачається без можливості поновлення, а один документ копіюється близько 20 разів. Використовуючи ЕДО, можна збільшити продуктивність персоналу та скоротити час рутинної роботи.

Кадрові розподіли, або ЕДО в HR

Можливість наймати співробітників віддалено теж спирається на переваги електронного документообігу. Так, нові працівники можуть підписувати всі документи — від найпростішого контракту до ознайомлювальних листів, не приїжджаючи до офісу.

В Україні трудове законодавство також поступово рухається в бік digital-технологій. Тому багато документів можна отримувати та підписувати онлайн за допомогою цифрового підпису.

Paperless як глобальний тренд

До 2024 року Україна планує відмовитися від паперових документів. Державні інстанції прийматимуть документи від громадян в електронному вигляді. Про це в серпні 2021 року заявив Офіс Президента після підписання нового Закону про надання електронних послуг.

Тенденція до запровадження режиму paperless не лише в державних установах, а й у бізнесі стає фінансово вигідною та корисною. При цьому зберігаються природні ресурси, з’являється більше можливостей для працівників, підвищуються гнучкість та продуктивність роботи.

Сьогодні бізнесу вигідніше перейти до цифрових технологій з огляду на поточну економічну та політичну ситуацію. Тут відіграє роль і переведення компанії в хмари, і електронний документообіг для зручної роботи менеджерів та швидкої звітності бухгалтерів. Причому плюси значно перевищують мінуси (до мінусів можна уналежнити неможливість пересилати документи з однієї системи ЕДО до іншої, які працюють за різними шаблонами та з різними стандартами).

Електронні документи в агробізнесі

Один із корисних прикладів в Україні — підприємство «ОптімусАгро Трейд» із сільськогосподарського сектору економіки. Займається виробництвом соняшникової олії та супутніх продуктів, співпрацює з 20 країнами та постачає товар майже у всі області України. На початку 2021 року компанія запровадила Star.Docs — сервіс для ЕДО від компанії Київстар.

Партнерські компанії отримали безкоштовну платформу для підписання та ведення документації, а відстеження статусу документа в системі допомагає контролювати його просування та прискорювати процес узгодження та підписання. Важливими перевагами є безкоштовна хмара для зберігання даних на три роки, підписання документів у форматі PDF, що набагато простіше, ніж у HTML.

Уряд в ЕДО

Україна планує протягом наступних трьох років повністю відмовитися від використання паперових варіантів документів до державних установ. Прикладом у цьому можуть бути країни, які мають успішний досвід переходу в «цифру». За даними видавництва Gulf Business, Дубай став першим містом у світі, яке повністю перейшло на електронні документи.

Тут усі 45 держустанов повністю працюють у безпаперовому форматі. Це 1800 послуг та 10 500 ключових транзакцій за ними. Окрема увага приділяється посиленій безпеці даних. Результати, якими ділиться уряд:

• автоматизація пошуку інформації та надання послуг клієнтам;
• скорочення споживання паперу на 336 млн аркушів;
• економія, яка загалом становить 335 млн дол.

Такі підсумки підбили в уряді ОАЕ за чотири роки реалізації проєкту — з 2018 до 2021. Також було заощаджено 14 млн людино-годин. Проходив увесь перехід у «цифру» у п’ять етапів, які в результаті дали суттєву вигоду.

Перехід до електронного документообігу поділяється на етапи від пошуку потрібного технологічного рішення до інформування контрагентів. Незалежно від видів ЕДО, він стає інструментом економії.

Український досвід підтверджує, що використання ЕДО в бізнесі значно спрощує процеси ведення ділової документації. Для цього можна використовувати сервіс Star.Docs від Київстар, який дозволяє мати доступ до документів онлайн у будь-який зручний час, із будь-якої точки, де є інтернет, і з будь-якого пристрою — навіть зі смартфона. З такою системою працювати з документами зручно, просто і вигідно — вона заощаджує ваш час, гроші та допомагає раціональніше використовувати ресурс співробітників.