10 фактів про можливості електронного документообігу

Сумніватися з приводу юридичної сили онлайн-документа у порівнянні з паперовим аналогом не варто. Відповідно до Закону України оригіналом е-документа вважають його електронний примірник з обов’язковими реквізитами та з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису. Більш того, якщо електронний документ надсилається кільком адресатам або зберігається на кількох електронних носіях, то кожний з примірників вважається оригіналом. Ніхто не заперечить юридичну силу е-документа виключно через те, що він має електронну форму.

На відміну від паперових документів, електронні документи не треба відправляти кур’єрською службою або звичайною поштою, а потім чекати кілька днів або навіть тижнів на повернення підписаного екземпляра. Щоб надіслати необхідний електронний договір партнеру чи клієнту, достатньо пару кліків. У такий спосіб заощаджується час на інші бізнес-процеси. Завдяки ЕДО ви можете швидко та безпечно обмінюватись важливими документами онлайн, не хвилюючись, що вони загубляться в дорозі, як, наприклад, паперові.

Платники податків мають право подавати звітність онлайн, відповідно до Податкового кодексу України. Це означає, що зовсім не обов’язково відправляти до податкової саме паперові документи.Електронний примірник можуть не прийняти лише у разі недійсності кваліфікованого електронного підпису (КЕП) чи печатки платника податків.

Паперові документи можуть фізично зіпсуватися, а іноді навмисно знищуються. Натомість електронний документ зберігається у хмарі. Система ЕДО фіксує всі дії у файлі: хто створював, хто редагував, хто підписував тощо. Сфальсифікувати е-документ майже неможливо, бо він затверджується кваліфікованим електронним підписом. Щоб перевірити КЕП, достатньо завантажити підписаний файл на сайт Центрального засвідчувального органу Мін’юсту.

Згенерувати КЕП можна з сервісом DepositSign, який розроблено однойменною компанією й надається за підтримки Київстар. Керувати електронним підписом легко через програму на смартфоні, а для безпеки зберігати підпис в хмарному сховищі.

Проаналізуйте корисні функції, загальні можливості та особливості організації системи ЕДО. Наприклад, зверніть увагу, чи підтримує вона КЕП України, чи має інтеграцію з іншими системами, яку технічну допомогу надає клієнтам тощо. Далі переконайтеся, чи відповідає обрана система вимогам законодавства в області ЕДО та інформаційної безпеки. Після такого аналізу функціонала стане зрозуміло, чи збігається він з потребами компанії.

Щоб визначитись, чим користуватися, треба проаналізувати, наскільки часто необхідно погоджувати документи. Наприклад, якщо ви раз на пів року укладаєте договір з підрядниками, то вам буде зручно завантажити файл до сервісу для онлайн-підписання документів. Для постійної роботи з е-документами вигідно використовувати ЕДО, наприклад, Star.Docs від Київстар.

1. Отримати КЕП.
2. Ознайомити співробітників з новою системою за допомогою інструкцій (з використання КЕП, з ведення ЕДО) та призначити відповідального працівника – адміністратора вашої системи документообігу.
3. Повідомити партнерів компанії про перехід на систему електронного документообігу.

Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс системи Star.Docs від Київстар дозволяє швидко розібратися у налаштуваннях навіть без спеціальних навичок. Щоб почати роботу у системі, треба лише зареєструватися за допомогою реквізитів або КЕП. До того ж наразі у період воєнного стану працювати зі Star.Docs можна без додаткових оплат.

Завдяки Star.Docs можна працювати з документами на хмарній платформі 24/7, використовуючи ПК, планшет або смартфон, на який встановлений відповідний додаток для ОС Android та iOS. Система також допомагає економити робочий час, адже заздалегідь підготовлені шаблони дозволяють швидко створювати нові е-документи. Більше не потрібно кожного разу вводити дані вручну. Водночас ЕДО дозволяє виконувати завдання в єдиному електронному інформаційному просторі спільно з колегами, партнерами та контрагентами. А уникнути втрати файлів можна завдяки адміністратору системи, який може контролювати процеси редагування документа, його підпису та пересилання.

Це дійсно так, адже більше не потрібно витрачатися на друк паперової документації, логістику та утримання архіву. Компанія може економити на закупівлі паперу, фарби для принтера або копіювального апарату, а також на регулярному технічному обслуговуванні цього обладнання. Електронний документообіг дозволить вивільнити частину коштів для розвитку, а не для закупівлі конвертів чи сплати послуг поштової служби або кур’єра.

Реєструйтесь у системі Star.Docs та використовуйте усі можливості ЕДО для свого бізнесу.